31. Juli 2020 by Pascal

Hausverwaltung Gold optimiert Dokumentenmanagement mit Docutain


Seit Jahren ist die Hausverwaltung Gold Spezialist für Wohneigentums-Verwaltungen in Kobern-Gondorf, Mosel und Umgebung. Die Inhaber Jürgen und Sabine Gold und ihr Team verstehen sich dabei als kompetenten, verlässlichen und modernen Dienstleistungspartner für die Eigentümer der verwalteten Einheiten.
Ihr Portfolio umfasst die Überprüfung, Veranlassung und Überwachung von Pflege-, Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten an den Objekten ebenso wie die Abwicklung und Überwachung der Zahlungsverkehre und die Erstellung von Wirtschaftsplänen und Abrechnungen.

Selbstverständlich verfügt das solide geführte Haus auch über eine entsprechende Aktenhaltung, schließlich legt Sabine Gold persönlich größten Wert auf Ordnung, privat wie auch beruflich. Für ihre Kunden jederzeit schnell und qualifiziert auskunftsfähig zu sein ist ein Anspruch, den die Hausverwaltung Gold stets erfüllen möchte. Eine geordnete Ablage ist dabei nicht nur hilfreich, sondern Grundvoraussetzung.
Bislang fand diese Aktenhaltung noch klassisch in Papierform statt, hierin sah die fortschrittlich und zukunftsorientiert denkende Unternehmerin noch erhebliches Optimierungspotential.

Um beispielsweise auf Eigentümerversammlungen bestmöglich Auskunft geben zu können, müssen Ordner in schwere Kisten gepackt und mit zur Versammlung genommen werden, damit man dort im Bedarfsfall auf Dokumente zugreifen kann.
Möchten Eigentümer Exemplare für ihre Unterlagen, so kann dies zunächst nur notiert und im Nachgang zur Versammlung bearbeitet werden. Es werden dann im Büro Kopien der Dokumente angefertigt und nach Möglichkeit dem Kunden persönlich ausgehändigt, mit der Post versandt oder auch eingescannt und per Mail versendet.

Mit Docutain nutzt die Hausverwaltung Gold nun eine elektronische Akte und macht sich damit unabhängig von Papier und dessen Nachteilen!

Ortsungebunden werden Dokumente nun gleich elektronisch abgelegt. Hierzu stehen im mobilen Einsatz die leistungsfähigen Aufnahme- und Importfunktionen der Docutain Handy-App zur Verfügung.

Ebenso wird im Büro der Docutain Desktop genutzt, mit angeschlossenem Einzugsscanner, großem Bildschirm und erweiterter Funktionalität. Beispielsweise kann unterwegs ein Dokument unkompliziert mit dem Handy in den Desktop-Eingang aufgenommen werden. So geht nichts verloren und kann später im Büro weiterbearbeitet und mit Informationen für die Ablage versehen werden.

Durch die Vergabe vordefinierter Schlagworte bei der Ablage von Dokumenten lassen sich mit wenigen Klicks alle relevanten Dokumente schnell zusammenfinden und aus einer übersichtlichen Liste heraus einfach durch Anklicken öffnen – ein lästiges Zusammensuchen aus Ordnern und Registern entfällt:

<Objektbezeichnung>

Für jedes verwaltete Objekt existiert ein Schlagwort mit der entsprechenden Objektbezeichnung, welches den Dokumenten zugeordnet wird.

<NK-Abrechnung>

Mit diesem Schlagwort werden alle für die Nebenkostenabrechnung relevanten Belege versehen.

<2019>, <2020>, ... Mit einem dieser Schlagworte wird den Dokumenten das jeweilige Wirtschafts-/Abrechnungsjahr zugeordnet.


So ist es der Hausverwaltung nun möglich, jederzeit und überall mit dem Handy auf Dokumente zugreifen zu können.
Benötigt ein Kunde ein Dokumentenexemplar, kann es gleich an Ort und Stelle „geteilt“ werden und sogleich hat er das Dokument auf Knopfdruck in seinem E-Mail-Eingang.

Wie wichtig dieses zukunftsorientiere Denken und Handeln ist hat erst kürzlich der Lockdown durch die Corona-Pandemie gezeigt. Wer hier bereits seine Aktenhaltung und Arbeitsweise digitalisiert hat, schafft beste Voraussetzungen für das Arbeiten im Home-Office. Durch die Cloud-Anbindung sind alle Dokumente zu Hause oder beim Kunden genauso komfortabel im Zugriff wie im Büro.

Und wann starten Sie den Schritt in die Digitalisierung?


Kontaktdaten Hausverwaltung Gold
Jürgen Gold u. Sabine Gold GbR
Marktplatz 16
56330 Kobern-Gondorf
Tel. 02607 9742462
Fax 02607 9742463
E-Mail hvw-gold@gmx.de