Das Docutain-Konzept

Wir machen Dokumenten­verwaltung anders. Absichtlich.

Vier Grundsätze bestimmen, wie Docutain gebaut ist. Jeder ist eine Entscheidung gegen eine Gewohnheit, die Sie Zeit kostet.

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Grundsatz 1

Jede Frage ist einen Klick von der Antwort entfernt.

Warum: Ein Dokument gehört fast immer zu mehreren Themen. Die Heizungsrechnung ist „Haus“ und „Steuer“ und „Handwerker“ — ein fester Ordner zwingt Sie zu einer falschen Entscheidung.

Deshalb: In Docutain grenzen Sie ein statt zu blättern — Dokumenttyp, Schlagwort, Adresse, Zeitraum, beliebig kombiniert. Jede Ebene zeigt nur noch, was es in Ihrer Auswahl wirklich gibt.

Ihr Gewinn: Nichts ist je falsch einsortiert — und niemand pflegt mehr eine Ordnerstruktur.

Beispiel: Vermieter sucht Renovierungskosten

Rechnungen › Bahnhofsstraße › Dachgeschoss Renovierung

214

alle Rechnungen

36

davon Bahnhofsstraße

7

davon Dachgeschoss

Rechnung Zimmerei Holl4.180,00 €
Rechnung Elektro Mainz1.925,40 €
Rechnung Dachdecker Veit6.310,00 €

Auf der nächsten Ebene stehen nur noch Schlagwörter, Adressen und Zeiträume, die in diesen 7 Dokumenten vorkommen.

Beim Speichern — ohne Ihr Zutun

BezeichnungRechnung Stadtwerke
DokumenttypRechnung
Datum14.06.2026
Betrag238,64 €
AbsenderStadtwerke Koblenz

✓ Alles automatisch erkannt — auf Ihrem Gerät, per OCR

Grundsatz 2

Ablegen ohne Arbeit.

Warum: Jedes Ordnungssystem scheitert an der Disziplin, die es verlangt. Ein System, das Arbeit macht, wird nicht benutzt.

Deshalb: Docutain liest das Dokument selbst — Bezeichnung, Typ, Datum, Betrag, Absender werden automatisch erkannt und vorgeschlagen. Nicht abgetippt.

Ihr Gewinn: Reinwerfen genügt. Einsortiert ist es schon — korrigieren dürfen Sie, müssen Sie aber fast nie.

Grundsatz 3

Ihre Dokumente bleiben bei Ihnen.

Warum: Verträge, Gehalt, Gesundheit — Dokumente sind das Privateste, was Sie digital besitzen. Das gehört nicht auf fremde Server.

Deshalb: Alles läuft lokal auf Ihrem Gerät — auch die Texterkennung, auch die Verschlüsselung. Wir können Ihre Dokumente nicht lesen. Cloud gibt es nur, wenn Sie sie wollen: als optionale Synchronisation mit einem Anbieter Ihrer Wahl.

Ihr Gewinn: DSGVO ohne Sternchen, funktioniert offline, kein Konto-Zwang.

0

externe Server

100 %

lokale Verarbeitung

Optional

Cloud Ihrer Wahl

Handy scannt
immer dabei

→

PC organisiert
Tastatur, großer Bildschirm

Grundsatz 4

Jedes Gerät tut, was es am besten kann.

Warum: Das Handy ist immer dabei — der perfekte Scanner. Der PC hat Tastatur und großen Bildschirm — der perfekte Ort zum Organisieren. Eine App, die beides auf einem Gerät erzwingt, macht beides mittelmäßig.

Deshalb: Unterwegs scannen Sie in den Windows-Eingang; zu Hause indexieren Sie in Ruhe am Desktop. Beides ist Docutain, beides bleibt synchron.

Ihr Gewinn: Kein „das mache ich später am PC“ mehr — es ist schon dort.

Und im Detail? Alle Funktionen, gruppiert nach den Grundsätzen.

Scannen & Importieren

Randerkennung · Batch-Scan · Filter · PDF/JPG-, Mail- & Ordner-Import · QR-Code

Organisieren

Indexierung · Schlagwörter · Dokumenttypen · Adressen · Erinnerungen · Rechnungen bezahlen

Wiederfinden

Suchmaske · Schnellsuche · OCR-Volltextsuche über alle Dokumente

Sicherheit

Verschlüsselung · Passwort, Fingerabdruck, Face ID · keine externen Server · optionale Cloud

Made in Germany · DSGVO-konform · 100 % lokal

Prüfen Sie die vier Grundsätze am eigenen Papierstapel

Kostenlos für iOS & Android, Windows Desktop 14 Tage gratis.

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QR-Code zum Download der Docutain App
Mit dem Smartphone scannen