Adressen in Docutain: Einmal ablegen, nie wieder von Hand ausfüllen
Wie Docutain wiederkehrende Dokumente automatisch erkennt, einordnet und sogar Beträge gegen den Vormonat prüft.
Wer Dokumente verwaltet, kennt das: Monat für Monat dieselbe Internetrechnung, jedes Jahr dieselbe Versicherungsmitteilung. In Docutain richten Sie diese wiederkehrenden Dokumente nur ein einziges Mal ein — danach übernimmt die Automatik.
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Erleben Sie die automatische Erkennung selbst — 14 Tage kostenlos. Docutain läuft als
Windows-Anwendung und mit der Scanner App für
Android und
iOS.
Inhaltsverzeichnis
- Das zweite Dokument ändert alles
- Beim ersten Dokument: einmalig einrichten
- Ab dem zweiten Dokument: Automatik übernimmt
- Adressen und Schlagwörter: ein starkes Team
- Damit alles reibungslos funktioniert
- Häufige Fragen
Das zweite Dokument ändert alles
So fühlt sich das anIhre monatliche Internetrechnung landet in Docutain. Adresse automatisch erkannt, Dokumententyp gesetzt, Ihre Schlagwörter vom Vormonat bereits übernommen. Die Bezeichnung „Rechnung Internet 11/2025" lautet diesmal schon „Rechnung Internet 12/2025" — und ein dezenter Hinweis zeigt: der Betrag ist um 4,20 € gestiegen. Sie müssen nur noch auf Speichern klicken.
Das gilt nicht nur für Rechnungen. Kontoauszüge, Versicherungsbriefe, Gehaltsnachweise, Nebenkostenabrechnungen — überall dort, wo regelmäßig Dokumente desselben Absenders eintreffen, übernimmt Docutain ab dem zweiten Mal den Großteil der Arbeit.
Beim ersten Dokument: einmalig einrichten
Wenn Sie ein neues Dokument scannen oder importieren, liest Docutain den Text per OCR-Texterkennung und schlägt automatisch Adresse, Dokumententyp, Betrag und Datum vor. Die Bezeichnung geben Sie selbst ein — wählen Sie dabei ruhig ein Format mit Datumsbezug. Genau dieses greift Docutain beim nächsten Dokument auf.
Dokument scannen oder importieren – Docutain erkennt Adresse, Betrag und Datum automatisch.
Neue Adresse prüfen & bestätigen – „Neue Adresse erkannt. Klicken zum Prüfen." Kurz kontrollieren, bestätigen. Das war's, einmalig.
Bezeichnung mit Datumsbezug eingeben – z. B. „Rechnung Internet 11/2025" oder „KFZ-Versicherung 2025".
Schlagwörter, Typ und Steuerrelevanz vergeben – dieser Aufwand entsteht nur einmal pro Absender.
Profi-TippVergeben Sie die Bezeichnung von Anfang an mit Datumsbezug. Je konsequenter Sie das tun, desto mehr übernimmt Docutain. Erkannte Formate: Monat/Jahr (11/2025) oder Jahr (2025).
Ab dem zweiten Dokument: Automatik übernimmt
Taucht ein Dokument desselben Absenders erneut auf, erkennt Docutain die bekannte Adresse und gleicht sie mit dem zuletzt gespeicherten Dokument ab. Was dann automatisch passiert:
| Automatisch | Was Docutain übernimmt |
|---|
| Schlagwörter & Steuer | Genau so, wie Sie sie beim letzten Dokument vergeben haben. |
| Bezeichnung | Aus „Rechnung Internet 11/2025" wird „12/2025", aus „KFZ-Versicherung 2024" wird „2025". Monat/Jahr und Jahr werden erkannt. |
| Betrag | Abweichungen zum vorherigen Dokument werden dezent angezeigt — Preiserhöhungen fallen sofort auf. |
| Duplikate | Versehentlich zweimal importiert? Sie erhalten vor dem Speichern einen Hinweis. |
Adressen und Schlagwörter: ein starkes Team
Je konsequenter Sie Adressen nutzen, desto weniger müssen Sie Ihre Schlagwörter manuell pflegen. Die automatische Übernahme sorgt dafür, dass Ihre Tags bei jedem Folgedokument bereits gesetzt sind — ohne dass Sie daran denken müssen.
Damit alles reibungslos funktioniert
Viele Dokumente enthalten zwei Adressen: die des Absenders und Ihre eigene als Empfänger. Damit Docutain zuverlässig die richtige auswählt, hinterlegen Sie einmalig Ihre eigene Adresse:
Reiter Adressen im Hauptmenü öffnen.
Das Haus-Symbol anklicken.
Adressdaten eintragen und speichern.
Je mehr Felder Sie ausfüllen, desto treffsicherer wird die Erkennung. Mehrere IBANs können Sie kommasepariert eintragen.
Warum die eigene Adresse wichtig istOhne eigene Adresse sieht Docutain auf einem Dokument zwei Adressen und muss raten. Mit hinterlegter eigener Adresse weiß Docutain sofort: das hier bin ich — das andere ist der Absender.
Häufige Fragen
Werden meine Dokumente zur Erkennung in die Cloud hochgeladen?
Nein. Die Texterkennung (OCR), mit der Docutain Adresse, Betrag und weitere Angaben automatisch erkennt, läuft vollständig auf Ihrem Gerät — auf dem Windows-PC ebenso wie in der Scanner App auf Android und iOS. Ihre Dokumente werden dafür nicht an einen Server oder Cloud-Dienst übertragen, auch nicht vorübergehend. So bleiben selbst sensible Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen oder ärztliche Befunde ausschließlich bei Ihnen. Docutain wird in Deutschland entwickelt und ist DSGVO-konform.
Erkennt Docutain Dokumente automatisch?
Ja. Ab dem zweiten Dokument desselben Absenders erkennt Docutain die bekannte Adresse und übernimmt automatisch Schlagwörter, Dokumententyp und Steuerrelevanz aus dem zuletzt gespeicherten Dokument.
Warum sollte ich meine eigene Adresse hinterlegen?
Viele Dokumente enthalten zwei Adressen — die des Absenders und Ihre eigene. Mit hinterlegter eigener Adresse erkennt Docutain zuverlässig, welche Adresse der Absender ist, und wählt automatisch die richtige aus.
Wie führt Docutain die Bezeichnung automatisch fort?
Wenn Sie eine Bezeichnung mit Datumsbezug wählen, etwa „Rechnung Internet 11/2025", erkennt Docutain das Format und führt es beim nächsten Dokument automatisch fort — zu „Rechnung Internet 12/2025".
Erkennt Docutain doppelt importierte Dokumente?
Ja. Wurde ein Dokument versehentlich zweimal importiert, erhalten Sie vor dem Speichern einen Hinweis auf das mögliche Duplikat.