Schlagwörter richtig nutzen: Jedes Dokument in Sekunden finden
Sechs fertige Starter-Sets und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den sofortigen Einstieg.
Sie haben Docutain installiert, die ersten Dokumente gescannt — und fragen sich, wie Sie alles so ablegen, dass Sie es später in Sekunden wiederfinden? Der Schlüssel sind Schlagwörter. Dieser Artikel zeigt Ihnen mit sechs sofort einsetzbaren Starter-Sets, wie Sie Ihr System aufbauen.
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Windows-Anwendung und mit der Scanner App für
Android und
iOS.
Inhaltsverzeichnis
- Sie haben Docutain – und jetzt?
- Warum Schlagwörter dort anfangen, wo Ordner aufhören
- So speichern Sie ein Dokument
- Sechs fertige Starter-Sets
- Einmal vergeben, automatisch übernommen
- Was gute Schlagwörter ausmacht
- Dokumententyp oder Schlagwort?
- Häufige Fragen
Sie haben Docutain – und jetzt?
Docutain organisiert Ihre Dokumente über drei sich ergänzende Elemente. Erst ihr Zusammenspiel macht das Wiederfinden so schnell:
Adressen
Von wem?
Der Absender, oft automatisch erkannt.
Dokumententypen
Was ist es?
Rechnung, Vertrag, Zeugnis …
Schlagwörter
Wozu gehört es?
Ihre freie, kombinierbare Themenzuordnung.
Warum Schlagwörter dort anfangen, wo Ordner aufhören
Eine Zahnarztrechnung für Tochter Sophie — wohin kommt sie in einer Ordnerstruktur? In „Sophie" oder in „Gesundheit"? Mit Ordnern müssen Sie sich entscheiden oder das Dokument doppelt ablegen.
Zahnreinigung Sophie
DZR GmbH · Rechnung · 65,25 €
SophieGesundheit
Dieses Dokument ist über drei Wege auffindbar:
Suche nachSophie→ alle Dokumente von Sophie
Suche nachGesundheit→ alle Gesundheitsdokumente
Suche nachSophieGesundheit→ nur Sophies Gesundheit
Ein Ordner hätte erzwungen, sich zu entscheiden. Zwei Schlagwörter lösen das ohne Doppelablage — und kombiniert liefern sie genau das, was kein Ordner kann.
So speichern Sie ein Dokument
Beim Speichern führt Docutain Sie durch wenige Felder — die meisten sind bereits vorausgefüllt:
Adresse – automatisch erkannt, kurz bestätigen.
Dokumententyp – aus der Liste wählen oder einen eigenen anlegen.
Schlagwörter vergeben, z. B. Sophie Gesundheit
Steuerrelevanz aktivieren, falls nötig — dann speichern.
Häufiger AnfängerfehlerSteuerlich relevante Dokumente markieren Sie über den Steuerrelevant-Schalter — dafür ist kein Schlagwort nötig. Und das Datum gehört in das Dokumentendatum-Feld, nicht in ein Jahres-Schlagwort.
Sechs fertige Starter-Sets
Sie müssen Ihr System nicht von Grund auf erfinden. Übernehmen Sie das Set, das zu Ihrem Alltag passt, und passen Sie es nach und nach an.
Set 1
Familie & Gesundheit
Schlagwörter für Familienmitglieder sind am besten die Vornamen — das eröffnet die volle Kombinationskraft.
SophieFelixKlausGesundheitSchuleSport
| Schlagwort | Typische Dokumente |
|---|
| Vorname | Alle Dokumente dieser Person: Arztbriefe, Zeugnisse, Krankenkasse, Vereinsmitgliedschaft. |
| Gesundheit | Arztbriefe, Krankenkassen-Belege, Rezepte, Apotheke — für alle Familienmitglieder. |
| Schule | Zeugnisse, Anmeldeformulare, Schulbescheinigungen. |
| Sport | Vereinsmitgliedschaft, Startlizenzen, Ausrüstungsbelege. |
Profi-TippAuch Haustiere bekommen einen Namen als Schlagwort. Amy Gesundheit zeigt alle Tierarztbesuche und Rezepte — egal von welcher Praxis oder Apotheke.
Set 2
Versicherungen
VersicherungHaftpflichtHausratLebenSchaden
| Schlagwort | Typische Dokumente |
|---|
| Versicherung | Alle Versicherungsunterlagen übergreifend — Jahresbriefe, Policen. |
| Haftpflicht | Private Haftpflichtpolice, Schriftwechsel, Schadensabwicklung. |
| Hausrat | Hausratpolice, Schadensmeldungen. |
Profi-TippEine Schadensmeldung zur Hausratversicherung erhält Hausrat Schaden — sie gehört zu beiden, ganz ohne Doppelablage.
Set 3
Wohnen & Haushalt
WohnungNebenkostenHandwerkerKredit
| Schlagwort | Typische Dokumente |
|---|
| Wohnung | Mietvertrag, Übergabeprotokoll, Nebenkostenabrechnung. |
| Nebenkosten | Nebenkostenabrechnungen, Verbrauchsnachweise. |
| Handwerker | Reparaturrechnungen, Angebote, Abnahmeprotokolle. |
Set 4
Reisen
ReiseUSAItalien
Arbeiten Sie mit zwei getrennten Schlagwörtern Reise USA — oder einem kombinierten Reise USA. Reise allein zeigt alle je gespeicherten Reiseunterlagen, praktisch vor jedem Urlaub.
Set 5
Auto
AutoVW Golf
| Schlagwort | Typische Dokumente |
|---|
| Auto | Alle KFZ-Unterlagen: TÜV, Versicherung, Werkstatt, Zulassung. |
| Modell / Kennzeichen | Bei mehreren Fahrzeugen: fahrzeugspezifische Dokumente und die Gesamthistorie. |
Set 6
Wohneigentum & Vermietung
LindenwegErdgeschoss1. OG2. OG
Strukturieren Sie nach Liegenschaft und Einheit — nicht nach Mieter (der steht in der Adresse).
| Schlagwort | Typische Dokumente |
|---|
| Straßenname | Alle Dokumente zur Liegenschaft: Versicherung, Grundsteuer, Hausverwaltung. |
| Einheit | Alle Dokumente zur Wohnung: Mietvertrag, Nebenkostenabrechnung, Übergabeprotokoll. |
Profi-TippLindenweg zeigt alle Unterlagen zum Gebäude. Lindenweg Erdgeschoss filtert auf die Wohnung von Mieter Peter Fromm. Mietergebundene Dokumente finden Sie über die Adresse des Mieters.
Einmal vergeben, automatisch übernommen
Automatische ÜbernahmeDocutain erkennt bekannte Absenderadressen und übernimmt Ihre Schlagwörter automatisch auf das nächste Dokument desselben Absenders. Indexieren Sie die erste Rechnung der Zahnarztpraxis vollständig — alle weiteren kommen bereits mit Sophie Gesundheit an.
Was gute Schlagwörter ausmacht
- Substantive und Namen verwenden — keine ganzen Sätze.
- Konsistent bleiben: entweder „KFZ" oder „Auto", nicht beides.
- Lieber wenige, dafür treffende Schlagwörter — zu viele führen zu Dubletten.
- Schlagwörter gelegentlich prüfen und ähnliche zusammenführen.
Profi-Tipp: Synonyme vermeidenBleiben Sie pro Sache bei einem Begriff. „Urlaub", „Reise" und „Ferien" meinen dasselbe — entscheiden Sie sich für ein Schlagwort wie Reise und nutzen Sie es konsequent. Sonst verteilt sich Zusammengehöriges auf mehrere Tags und die Suche wird lückenhaft.
Dokumententyp oder Schlagwort?
Beide Felder ergänzen sich — und werden oft verwechselt. Die einfache Faustregel:
Dokumententyp
Rechnung, Vertrag, Zeugnis
Schlagwort
Gesundheit, Sophie, Lindenweg
Sinnbild: Der Koffer ist der Dokumententyp — Adressanhänger und Banderole sind Schlagwörter. Dasselbe Gepäckstück, über mehrere Wege auffindbar.
So wie Sie bei Gepäck nicht zwischen Aktenkoffer, Rollkoffer und Trolley unterscheiden müssen, genügt auch beim Dokumententyp eine einfache, einheitliche Bezeichnung wie „Rechnung" oder „Vertrag". Dasselbe Dokument wird ohnehin über seine Schlagwörter auffindbar — eine feinere Unterteilung des Typs ist meist nicht nötig und verkompliziert nur.
Häufige Fragen
Werden meine Dokumente zur Erkennung in die Cloud hochgeladen?
Nein. Die Texterkennung (OCR), mit der Docutain Adresse, Betrag und weitere Angaben automatisch erkennt, läuft vollständig auf Ihrem Gerät — auf dem Windows-PC ebenso wie in der Scanner App auf Android und iOS. Ihre Dokumente werden dafür nicht an einen Server oder Cloud-Dienst übertragen, auch nicht vorübergehend. So bleiben selbst sensible Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen oder ärztliche Befunde ausschließlich bei Ihnen. Docutain wird in Deutschland entwickelt und ist DSGVO-konform.
Was ist der Unterschied zwischen Schlagwörtern und Ordnern?
Ein Dokument kann nur in einem Ordner liegen, aber beliebig viele Schlagwörter tragen. Eine Zahnarztrechnung für die Tochter lässt sich gleichzeitig über das Schlagwort des Namens und über „Gesundheit" finden — ganz ohne Doppelablage.
Wie viele Schlagwörter sollte ich pro Dokument vergeben?
In der Regel reichen ein bis drei treffende Schlagwörter. Lieber wenige, dafür konsistente Begriffe — zu viele Schlagwörter führen zu Dubletten und erschweren die Suche.
Muss ich Schlagwörter bei jedem Dokument neu vergeben?
Nein. Docutain erkennt bekannte Absenderadressen und übernimmt Ihre Schlagwörter automatisch auf das nächste Dokument desselben Absenders.