Schlagwörter als Ordnungssystem — warum Tags besser sind als Ordner

Ordnung ist das halbe Leben. Diese Ordnung zu halten ist aber gar nicht so einfach. Für Dokumente, egal ob analog oder digital, sind Ordner ein beliebtes Mittel.

Warum man jedoch bei einem wirklich guten Dokumentenmanagement auf Schlagwörter setzen sollte — und wie sie eine starre Ordnerstruktur sogar überflüssig machen — erklären wir in diesem Beitrag.

Ordnungskonzept Ordner

Ob im Verzeichnis, der Überschrift oder im Text selbst — meist gibt ein bestimmtes Wort den entscheidenden Hinweis, ob das wirklich das Dokument ist, das man schon seit einer halben Stunde sucht. Sowohl analog als auch digital werden dabei Ordner, Register und Seiten durchforstet. Eine durchdachte Ordnerstruktur ist dabei hilfreich, hat aber ihre Grenzen — besonders mit steigendem Dokumentenvolumen.

Was sind Schlagwörter?

Schlagwörter reduzieren die inhaltliche Aussage von Informationen auf wenige oder sogar nur ein charakteristisches Wort. Zweck dieser Vereinfachung ist der erleichterte Zugang zu inhaltlichen Themen.

Ein bekanntes politisches Beispiel ist die Schlagwort-Kombination der Französischen Revolution: „Freiheit – Gleichheit – Brüderlichkeit".

Im digitalen Dokumentenmanagement werden Schlagwörter als Suchbegriffe für Dokumente verwendet, die der Nutzer individuell definiert. Sie werden meist während der Indexierung — dem Hinzufügen von Informationen beim Speichern des Dokuments — festgelegt. Weitere Begriffe dafür sind „Verschlagwortung" oder „Tagging". Die Auswahl und Kombination von Tags ist dabei an keine hierarchischen Strukturen gebunden.

Warum sind Schlagwörter die besseren Ordner?

Der entscheidende Vorteil von Schlagwörtern liegt in ihrer Flexibilität. Ordner erlauben nur eine starre Gliederung: Dokumente, die nicht eindeutig einsortierbar sind, müssen entweder mit Kompromissen abgelegt oder mehrfach gespeichert werden — beides führt langfristig zu Chaos.

In Docutain können Sie beliebig viele Tags erstellen und bei der Ablage eines Dokuments zuordnen. Bei der Suche lassen sich diese Tags beliebig kombinieren — so finden Sie genau das, was Sie suchen, auch wenn ein Dokument zu mehreren Kategorien gehört.

Das flexible Ordnungssystem

Neben der Verschlagwortung bilden Dokumententypen eine ergänzende Organisationseinheit in Docutain. Sie kategorisieren Dokumente nach ihrer Art — zum Beispiel als Rechnung, Vertrag oder Korrespondenz.

Zusammen mit weiteren Kriterien wie Datum, Adresse oder der Kennzeichnung als steuerrelevant bilden sie die Basis für flexible Organisationskonzepte. Es sind jedoch Schlagwörter, die entscheidende Verbindungen zwischen Kategorien und Dokumenten schaffen — und die folgenden Beispiele zeigen, was damit gemeint ist.

Beispiele für Ordnungssysteme

Die folgenden Fälle verdeutlichen die Grenzen einer Ordnerstruktur und zeigen, wie mit Schlagwörtern Chaos durch Dopplungen vermieden und Speicherplatz gespart werden kann.

Altersvorsorge

Die Absicherung des Lebensabends kann sehr unterschiedlich und vielfältig sein. Nicht selten kommen dabei diverse Unterlagen zusammen, die es sinnvoll einzuordnen gilt. Bei einer starren Ordnerstruktur sind Kompromisse nötig, wodurch es schwerfällt, den Überblick zu behalten.

Mit Docutain ordnen Sie alle relevanten Dokumente dem Schlagwort „Altersvorsorge" zu — egal ob Vertrag, Beglaubigung oder Kontoauszug. Ein Klick auf das Schlagwort zeigt alle zugehörigen Unterlagen auf einen Blick.

Rezeptsammlung

Bei einer klassischen Ordnerstruktur müsste ein Waffelrezept in mehreren Ordnern abgelegt werden — etwa unter „Backen", „Dessert" und „Süßes". In Docutain wird das Rezept einmal gespeichert und allen drei Schlagwörtern zugeordnet. Kein Duplikat, keine Verwirrung.

Nebenkostenabrechnung

Belege für die Nebenkostenabrechnung lassen sich nach dem jeweiligen Mietobjekt verschlagworten. Wie das konkret funktioniert, lesen Sie in unserem Blogbeitrag Nebenkostenabrechnung erstellen mit Docutain.

7 Tipps für eine sinnvolle Verschlagwortung

Wenn Sie Ihr persönliches Ordnungssystem mit Tags aufbauen, sollten Sie beim Zusammenstellen Ihrer Schlagwortliste folgende Punkte beachten:

1. Benutzen Sie in erster Linie Substantive, keine Verben.
2. Verwenden Sie konsequent Singular oder Plural — z.B. immer „Rezept", nie „Rezepte".
3. Vermeiden Sie Synonyme (z.B. Auto, PKW, Kfz — entscheiden Sie sich für eines).
4. Nehmen Sie einschlägige Begriffe statt Abkürzungen, die Sie später nicht mehr zuordnen können.
5. Überlegen Sie, welche Begriffe Sie bei einer Suche verwenden würden.
6. Schätzen Sie vorab ab, wie umfangreich ein Themenbereich werden kann, und wählen Sie Schlagwörter, die Sie mehrfach verwenden können.
7. Überprüfen und pflegen Sie Ihr digitales Ablagesystem regelmäßig.

Dateien mit Tags verwalten – Schlagwörter im Alltag

Jeder versteht unter dem perfekten Schlagwort etwas anderes. Im Rahmen des Dokumentenmanagements bedeutet das: mit dem richtigen Tag das richtige Dokument zur richtigen Zeit finden. Drei Alltagsbeispiele zeigen, wie das konkret aussieht:

Rezept für den Weihnachtsbraten

Das dachte auch Tina, bis ihre Mutter am Weihnachtsmorgen verkündete, dass das Familienrezept für den Weihnachtsbraten nicht mehr auffindbar sei.

Doch bevor sich allgemeine Enttäuschung ausbreiten kann, fällt Tinas Freund ein, das Rezept mit Docutain gescannt zu haben. Über seine Schlagwörter (Rezept — Fleischgericht — legendär) ist das Rezept in kürzester Zeit gefunden. Das Weihnachtsessen ist gerettet — und Tinas Freund bei seinen Schwiegereltern in spe ganz hoch im Kurs.

Daueraufträge bei Wechsel des Bankkontos

Thomas hat beschlossen, zu einer anderen Bank zu wechseln. Mit Docutain sucht er über das Schlagwort Konto Nr. 123 alle Unterlagen zum alten Konto heraus.

In den Ergebnissen findet er auch Dokumente zu seiner Auslandskrankenversicherung — und erinnert sich rechtzeitig, dass die Abbuchung des Jahresbeitrags über das alte Konto lief. So kann er die neuen Kontodaten noch vor der nächsten Fälligkeit melden und entspannt in den Urlaub fliegen.

Rückgabe bei schwedischer Möbelmarke

Max ist auf dem Weg zu Ikea, um Möbel aus Studentenzeiten zurückzugeben — und bemerkt unterwegs, dass er die Rechnungen zu Hause vergessen hat.

Kein Problem: In Docutain sucht er über das Schlagwort Möbel nach den digitalisierten Versionen der Rechnungen. Die Rückgabe klappt, und Max macht sich anschließend auf den Weg zu seiner Freundin Tina und ihrer gemeinsamen neuen Wohnung.