Ordnung ist das halbe Leben. Diese Ordnung zu halten ist aber gar nicht so einfach. Für Dokumente, egal ob analog oder digital, sind in solchen Fällen Ordner ein beliebtes Mittel.
Warum man jedoch bei einem wirklich guten Dokumentenmanagement auf Schlagwörter setzen sollte und wie sie sogar eine (digitale) Ordnerstruktur überflüssig machen, erklären wir in diesem Beitrag.
Ordnungskonzept Ordner
Ob im Verzeichnis, der Überschrift oder im Text selbst, gibt meist ein bestimmtes Wort den entscheidenden Hinweis, ob das jetzt wirklich das Dokument ist, was man schon seit gefühlt drei Stunden sucht.
Sowohl analog als auch digital werden dabei regelmäßig diverse Ordner, Register und Seiten durchforstet. Eine durchdachte Ordnerstruktur ist dabei von entscheidendem Vorteil, hat aber - wie man schnell merkt - seine Grenzen. Besonders mit steigendem Umfang.
Was sind Schlagwörter?
Schlagwörter reduzieren die inhaltliche Aussage von Informationen auf wenige oder sogar nur ein charakteristisches Wort. Zweck dieser Vereinfachung ist der erleichterte Zugang zu inhaltlichen Themen.
Ein bekanntes politisches Beispiel dafür ist die Schlagwort-Kombination der Französischen Revolution „Freiheit – Gleichheit – Brüderlichkeit“.
Im digitalen Dokumentenmanagement werden Schlagwörter als Suchbegriffe für Dokumente verwendet, die vom Nutzer individuell definiert werden können. Sie werden meist während der Indexierung – dem Hinzufügen von Informationen während dem Speichern des Dokuments – festgelegt. Weitere Begriffe für diesen Vorgang sind "Verschlagwortung" oder "Tagging". Die Auswahl und Kombination von sogenannten Tags sind dabei an keine hierarchischen Strukturen gebunden.
Warum sind Schlagwörter die besseren Ordner?
Der entscheidende Vorteil von Schlagwörtern liegt in ihrer
Variationsmöglichkeit. Im Gegensatz dazu erlauben Ordner nur eine starre Gliederung. Diese führt bei Dokumenten, welche nicht eindeutig einsortiert werden können, dazu Kompromisse einzugehen, oder das Dokument mehrfach abzulegen, was unweigerlich zu Chaos führt.
Letzteres führt bei Dokumenten, die nicht eindeutig einsortiert werden können, dazu, Kompromisse eingehen zu müssen. Das Chaos ist vorprogrammiert.
In Docutain können Sie beliebig viele Tags erstellen und bei der Ablage eines Dokumentes zuordnen. Während der Suche nach einem oder mehreren Dokumenten ist es möglich, diese für Ihre Selektion als
Such- bzw. Auswahlkriterium beliebig kombiniert einzusetzen.
Fazit
Die Suchergebnisse zu einem Schlagwort sind wie die Dokumente, die in einem Ordner einsortiert wurden, sprich: Das Schlagwort ist der Ordner. Gleichzeitig sind sogenannte Tags in Docutain kombinierbar, was die Schlagwortsuche flexibler und zielgerichteter gestaltet und einer starren Gliederung mittels Ordner überlegen ist.
Das flexible Ordnungssystem
Neben der Verschlagwortung von Dokumenten bilden
Dokumententypen eine ergänzende Organisationseinheit in Docutain. Sie dienen der Kategorisierung von Dokumenten nach ihrer Art, zum Beispiel als Rechnung, Vertrag oder Korrespondenz.
Zusammen mit weiteren
Kriterien wie Datum, Adresse oder der Kennzeichnung als steuerrelevant bilden sie die Basis für flexible Organisationskonzepte und Suchanfragen. Somit wird klar, dass außerhalb einer starren Ordnerstruktur die digitale Ablage viel flexibler und individueller strukturiert und auch durchsucht werden kann.
Es sind jedoch
Schlagwörter, die
entscheidende Verbindungen zwischen einzelnen Kategorien und Dokumenten schaffen. Was genau damit gemeint ist, soll in den folgenden Beispielen gezeigt werden.
Beispiele für Ordnungssysteme
Die folgenden Fälle verdeutlichen die Grenzen einer Ordnerstruktur und zeigen wie mit Schlagwörtern nicht nur Chaos durch Dopplungen vermieden, sondern auch (Speicher-)Platz gespart werden kann.
Altersvorsorge
Die Absicherung des Lebensabends kann sehr unterschiedlich und vielfältig sein. Nicht selten kommen dabei diverse Unterlagen zusammen, die es sinnvoll einzuordnen gilt. Bei Ordnern sind hier Kompromisse nötig, wodurch es schwerfällt den Überblick zu behalten.
Werden für die Altersvorsorge wichtige Dokumente in Docutain abgelegt, können Sie die Dateien mit Tags versehen. Neben dem Dokumententyp, z.B. Vertrag oder Beglaubigung, können Sie auch das Schlagwort „Altersvorsorge“ zuordnen und somit alle relevanten Unterlagen sekundenschnell aufrufen.
![Gesamtübersicht zur Altersvorsorge per Schlagwort]()
Rezeptsammlung
Bei der klassischen Ordnerstruktur wurde das Waffelrezept in drei verschiedenen Ordnern abgelegt.
In Docutain wurde das Rezept nur einmal gespeichert und den Schlagwörtern “Süßes Hauptgericht“, “Dessert“ und “Backen“ zugeordnet.
![Rezeptstruktur dank Schlagwörtern]()
Nebenkostenabrechnung
Auch Belege in Vorbereitung für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung lassen sich zum Beispiel nach dem jeweiligen Mietobjekt verschlagworten. Wie genau das geht, sowie weitere nützliche Infos rund um die Nebenkostenabrechnung, lesen Sie in unserem Blogbeitrag
Nebenkostenabrechnung erstellen mit Docutain.
7 Tipps für eine sinnvolle Verschlagwortung
Wenn Sie Ihr persönliches Ordnungssystem mittels Tags erstellen, ist es ratsam beim Zusammenstellen Ihrer Schlagwörter Liste folgende Punkte zu beachten:
- Benutzen Sie in erster Linie Substantive, keine Verben
- Verwenden Sie Singular oder Plural. Z.B. Rezept oder Rezepte
- Vermeiden Sie Synonyme (z.B. Auto, PKW, Kfz)
- Nehmen Sie einschlägige Begriffe und keine Ablürzungen mit denen Sie später nichts mehr anfangen können.
- Überlegen Sie was für Begriffe Sie bei einer Suche verwenden würden.
- Versuchen Sie im Voraus abzuschätzen, wie umfangreich ein Themenbereich werden kann und ob Sie die dafür gewählten Schlagwörter mehrmals nutzen können.
- Überprüfen und pflegen Sie Ihr digitales Ablagesystem regelmäßig.
Dateien mit Tags verwalten – Schlagwörter im Alltag
Jeder versteht unter dem perfekten Schlagwort etwas anderes. Im Rahmen des Dokumentenmanagements bedeutet dies für uns, mit Docutain das richtige Dokument zur richtigen Zeit zu finden.
Wie genau das aussehen kann, wollen wir abschließend anhand von drei möglichen Alltagsproblemen darstellen:
Rezept für den Weihnachtsbraten
Und wieder sind wir beim Thema Essen. Das dachte auch Tina, bis ihre Mutter am Weihnachtsmorgen verkündete, dass das Familienrezept für den Weihnachtsbraten nicht mehr auffindbar sei.
Doch bevor sich allgemeine Enttäuschung ausbreiten kann, fällt Tinas Freund ein, das Rezept mit Docutain gescannt zu haben, um es seiner Mutter zu senden.
Über seine Schlagwörter (Rezept - Fleischgericht - legendär) ist das Rezept in kürzester Zeit gefunden. Dadurch ist nicht nur das Weihnachtsessen gerettet, sondern auch Tinas Freund bei seinen Schwiegereltern in Spe ganz hoch im Kurs.
Daueraufträge bei Wechsel des Bankkontos
Thomas hat beschlossen, ein neues Konto bei einer anderen Bank zu eröffnen, weil er sich über sein altes Geldinstitut nur noch geärgert hat. Mit der App Docutain sucht er über das Schlagwort
Konto Nr. 123 die Unterlagen zum gekündigten Bankkonto raus.
In den Suchergebnissen findet er auch Dokumente zu seiner Auslandskrankenversicherung. Dadurch fällt ihm ein, dass die Abbuchung des Jahresbeitrags über sein altes Konto lief und demnächst wieder fällig wird.
So kann er rechtzeitig die neuen Kontodaten seiner Versicherung melden und nächste Woche entspannt mit seiner Frau in den Urlaub fliegen.
Rückgabe bei schwedischer Möbelmarke
Dass dieser Sommer sehr heiß ist, erkennt Max in seinem alten VW Kombi auf dem Weg zu Ikea, um dort seine Möbel aus Studentenzeiten zurückzugeben. Dass er die Rechnungen für die Rückgabe zu Hause hat liegen lassen, leider nicht.
Doch anstatt nochmal umkehren zu müssen, sucht Max in Docutain über das Schlagwort
Möbel nach den digitalisierten Versionen der Rechnungen. So kann er die Möbel zurückgeben und sich anschließend auf den Weg zu seiner Freundin Tina und Ihrer gemeinsamen neuen Wohnung machen.
Und nun liegt es an Ihnen! Laden Sie sich Docutain für Ihr Smartphone und den Desktop herunter und gestalten Sie Ihr persönliches Ordnungssystem mit Schlagwörtern.