21. März 2019 by Melina

Auf der Suche nach dem perfekten Tag

Schlagwörter richtig einsetzen


Ordnung ist das halbe Leben. Sie zu halten aber gar nicht so einfach. Für Dokumente, egal ob analog oder digital, sind in solchen Fällen Ordner ein beliebtes Mittel.

Optisch unterstützt wird das Ganze meist noch von knappen Beschriftungen, die den inhaltlichen Schwerpunkt prägnant zusammenfassen – Schlagwörter.

Ob im Verzeichnis, als Überschrift oder farbig hervorgehoben, geben meist sie den entscheidenden Hinweis, ob das jetzt wirklich das ist, was man schon seit gefühlt zwei Stunden sucht. Mit anderen Worten: Sie können einem den Tag retten.

Aus diesem Grund haben wir uns entschieden, Docutain vor allem mit Hilfe von Schlagwörtern (engl. Tags) eine individuell anpassbare Struktur zum Ordnen und Organisieren Ihrer Dokumente zu geben.

Warum das ohne Ordner besser klappt und was genau den perfekten Tag ausmacht, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.


Warum Schlagwörter die besseren Ordner sind

Der entscheidende Vorteil von Schlagwörtern liegt in ihrer Variationsmöglichkeit. Im Gegensatz dazu erlauben Ordner nur eine starre Gliederung die bei Dokumenten, welche nicht eindeutig einsortiert werden können, dazu zwingt, Kompromisse einzugehen, oder das Dokument mehrfach abzulegen, was später zu Chaos führen kann.

In Docutain können Sie beliebig viele Schlagwörter individuell festlegen und bei der Ablage eines Dokumentes entsprechend zuordnen. Während der Suche nach einem oder mehreren Dokumenten ist es anschließend möglich, diese für Ihre Selektion als Such- bzw. Auswahlkriterium beliebig kombiniert einzusetzen.

Die Suchergebnisse zu einem Schlagwort sind dabei wie Dateien oder Dokumente, die in einem Ordner einsortiert wurden, sprich: Das Schlagwort ist der Ordner. Gleichzeitig sind Schlagwörter in Docutain kombinierbar, was die Suche flexibler und zielgerichteter werden lässt und somit einer starren Gliederung mit Ordnern überlegen ist.

Die folgende graphische Darstellung zeigt dies beispielhaft anhand eines Waffelrezeptes. Bei der klassischen Ordnerstruktur wurde das Rezept 3 Mal in verschiedenen Ordnern gespeichert. In Docutain wurde das Rezept nur einmal gespeichert und mit 3 Schlagwörtern versehen.



Durch die zugeordneten Schlagwörter kann das Waffelrezept sowohl unter Süßes Hauptgericht, Dessert als auch Backen gefunden werden ohne, dass es dafür mehrfach abgelegt werden muss. Somit wird späteres Chaos vermieden und Speicherplatz gespart.


Der perfekte Tag

Jeder versteht unter dem perfekten Tag etwas anderes. Im Rahmen des Dokumentenmanagements bedeutet dies für uns, mit Docutain genau das richtige Dokument zur richtigen Zeit schnell zu finden, anstatt den Tag mit stundenlangem Suchen zu verbringen, egal ob er perfekt ist oder nicht.

Wie genau das aussehen kann, wollen wir anhand von drei möglichen Alltagsproblemen beispielhaft darstellen.


Rezept für den Weihnachtsbraten

Und wieder sind wir beim Thema Essen. Das dachte auch Tina, bis ihre Mutter am Weihnachtsmorgen verkündete, dass das legendäre Familienrezept für den Weihnachtsbraten nicht mehr auffindbar sei. Diesen gibt es jedes Jahr beim traditionellen Abendessen mit der gesamten Familie und ohne ihn fehlt an Weihnachten einfach etwas. Doch bevor sich allgemeine Enttäuschung ausbreiten kann, fällt Tinas Freund ein, letztes Weihnachten das Rezept mit Docutain gescannt zu haben, um es seiner Mutter weiterzuempfehlen. Über seine Schlagwörter (Rezept - Fleischgericht - legendär) ist das Rezept in kürzester Zeit gefunden. Dadurch ist nicht nur das Weihnachtsessen gerettet, sondern auch Tinas Freund bei seinen Schwiegereltern in Spe ganz hoch im Kurs.


Daueraufträge bei Wechsel des Bankkontos

Thomas hat beschlossen, ein neues Konto bei einer anderen Bank zu eröffnen, weil er sich über sein altes Geldinstitut nur noch geärgert hat. Mit der App, die ihm neulich der Freund seiner Tochter Tina gezeigt hat - seiner Ansicht nach ein guter Junge - sucht er über das Schlagwort Konto Nr. 123 die Unterlagen zum gekündigten Bankkonto raus. In den Suchergebnissen sind auch Dokumente zu seiner Auslandskrankenversicherung, wodurch ihm einfällt, dass die Abbuchung des Jahresbeitrags über sein altes Konto lief und demnächst wieder fällig wird. So kann er rechtzeitig die neuen Kontodaten seiner Versicherung melden und nächste Woche entspannt mit seiner Frau in den Thailand Urlaub fliegen.


Rückgabe bei schwedischer Möbelmarke

Dass dieser Sommer außergewöhnlich heiß ist, erkennt Max in seinem alten VW Kombi ohne Klimaanlage auf dem Weg zu Ikea, um dort seine Möbel aus Studentenzeiten zurückzugeben. Dass er die Rechnungen für die Rückgabe auf dem letzten Umzugskarton im Auto seines Vaters, der schon auf dem Weg zu Maxs neuer Wohnung ist, hat liegen lassen, leider nicht. Doch anstatt nochmal umkehren zu müssen, sucht Max in Docutain über das Schlagwort Möbel nach den digitalisierten Versionen der Rechnungen. So kann er die Möbel zurückgeben und sich anschließend auf den Weg zu seiner Freundin Tina und Ihrer gemeinsamen neuen Wohnung machen.


Tipps für den perfekten Tag

Damit Sie Ihren perfekten Tag finden und sich ein ganz persönliches Ordnungssystem aufbauen können, haben wir abschließend diese Tipps zum Festlegen von Schlagwörtern für Sie zusammengestellt:


  1. Verwenden Sie Singular oder Plural. Z.B. Rezept oder Rezepte
  2. Vermeiden Sie Synonyme. Z.B. Auto, PKW, Kfz
  3. Nehmen Sie einschlägige Begriffe, keine „Spezialkonstellationen“ mit denen man später nichts mehr anfangen kann. Z.B. könnten Mitschriften aus einer Vorlesung mit dem Titel "Standardisierte Methoden und deskriptive Statistik" unter dem Schlagwort Statistik zusammengefasst werden. Nur die wenigsten könnten wahrscheinlich später noch mit der Abkürzung SMudS etwas anfangen.
  4. Versuchen Sie im Voraus abzuschätzen, wie umfangreich ein Themenbereich werden kann und ob Sie die dafür gewählten Schlagwörter mehrmals nutzen können.
  5. Überprüfen und pflegen Sie Ihre Schlagwortliste regelmäßig.

Und nun liegt es an Ihnen! Laden Sie sich jetzt kostenlos Docutain für Ihr Smartphone und finden Sie Ihren perfekten Tag.

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