Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gibt es nur für Handwerkerrechnungen. Hieraus zu schließen, dass man alles andere wegwerfen kann, ist falsch. Im Folgenden erhalten Sie detaillierte Informationen warum Sie, welche Unterlagen, wie lange aufbewahren sollten. Im Anschluss werden Möglichkeiten der sicheren Aufbewahrung vorgestellt und deren Vor- und Nachteile erläutert.
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Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Garantieunterlagen, Kontoauszüge und Quittungen
Rechnungen sollten mindestens bis zum Ende der Gewährleistung bzw. der Garantie aufbewahrt werden. Die gesetzliche Gewährleistungsdauer beträgt bei neu gekaufter Ware 2 Jahre, bei gebrauchten Artikeln 1 Jahr.
(§ 476 Absatz 2 BGB).
Gewährt der Händler eine Garantie mit einer längeren Laufzeit oder haben Sie eine Versicherung abgeschlossen, sind die Belege bis zum Ende der Garantie bzw. der Versicherung aufzubewahren. Hierbei sind dann auch die Garantiebestimmungen bzw. Versicherungsunterlagen zusammen mit der Rechnung aufzubewahren.
Kontoauszüge und Quittungen dienen unter anderem als Nachweis der Zahlung. Da die gesetzliche Verjährung für die meisten Rechtsgeschäfte 3 Jahre beträgt, sind Kontoauszüge mindestens 3 Jahre aufzubewahren
(§ 195 BGB).
Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen
Die Steuerbehörden möchten zwar schon seit einigen Jahren keine Belege mehr, dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie diese nicht aufbewahren müssen.
Die Finanzbehörden haben die Möglichkeit Steuerbescheide unter bestimmten Voraussetzungen bis zum Ablauf der sogenannten Festsetzungsfrist nachzuprüfen und zu korrigieren. Die Frist hierzu beträgt im Normalfall 4 Jahre nach Erhalt des Steuerbescheides.
Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung verlängert sich die Frist auf 10 Jahre
(§ 169 AO).
Es ist daher zu empfehlen die steuerlich relevanten Unterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren.
❗ Bitte beachten
Die Aufbewahrungsfrist beginnt in der Regel erst zum Ende des Jahres, in dem der Beleg erstellt wurde.
Die Quittung vom 01.02.2025 zur Barzahlung des beim Gebrauchtwagenhändlers erworbenen Autos müssen Sie ab dem 01.01.2026 für 3 Jahre bis zum 31.12.2028 als Nachweis der Zahlung aufbewahren.
Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunterlagen
Versicherungsschein (Police), Versicherungsantrag, Versicherungsbedingungen und relevante Mitteilungen des Versicherers sind bis zum Ende des Vertrags und auf Grund der allgemeinen Verjährungsfrist weitere 3 Jahre aufzubewahren.
Im Rahmen der Hausratversicherung sind Belege zu größeren Anschaffungen als Nachweis für den Ersatz über die gesamte Gebrauchsdauer aufzubewahren.
Unterlagen zu Schäden und zur Schadensabwicklung sollten mindestens 3 Jahre nach Abschluss der Schadensabwicklung oder bis 3 Jahre nach Vertragsende aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfristen als Mieter
Ansprüche aus Mietverhältnissen wie Mietzahlungen, Betriebskostennachzahlungen, ... verjähren nach 3 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, an dem der Anspruch entstanden ist.
Alle mietrelevanten Unterlagen wie Mietvertrag, Anpassungen des Mietvertrags, Kautionsvereinbarungen und Briefwechsel sind bei Kündigung in 2025 bis zum 31.12.2028 aufzubewahren.
Betriebskostenabrechnungen sind mindestens 3 Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem diese zugestellt wurde aufzubewahren. Es kann jedoch sinnvoll sein diese länger aufzubewahren, um die Entwicklung der Kosten zu überprüfen.
Ansprüche des Vermieters aus unterlassenen Reparaturen oder Renovierungsarbeiten verjähren nach 6 Monaten. Wohnungsübergabeprotokoll und Belege zu Reparaturen und Renovierungsarbeiten können Sie daher bereits 6 Monate nach dem Vertragsende entsorgen. Sie sollten die Unterlagen aber mindestens solange aufbewahren bis Sie die Kaution zurückerhalten haben.
Aufbewahrungsfristen als Hausbesitzer
Die Verjährung von Gewährleistungsansprüchen bei Bauleistungen beträgt 5 Jahre ab dem Zeitpunkt der Abnahme. Ansprüche wegen arglistig verschwiegener Mängel verjähren aber erst 3 Jahre nachdem der Geschädigte den Mangel festgestellt hat und der Schädiger ermittelt wurde.
Hierbei genügt es wenn z.B. der Bauunternehmer einen vom Vertrag abweichenden Werkstoff verwendet hat, der nicht erprobt ist. Die Höchstgrenze für die Verjährung beträgt hierbei 30 Jahre.
Beauftragungen, Rechnungen, Abnahmedokument und sonstige die Leistung beschreibende Unterlagen sollten mindestens 5 Jahre, am besten aber 30 Jahre aufgehoben werden.
Belege über Investitionen wie nachträgliche Dämmungen, Einbau neuer Fenster usw. sollten unabhängig von den Gewährleistungsansprüchen zur Ermittlung des Werts der Immobilie aufbewahrt werden.
Handwerkerrechnungen stellen eine Besonderheit dar. Hier gibt es auch für Privatpersonen eine Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren. Sollte es zu Ermittlungen im Rahmen von Schwarzarbeit kommen, droht ein Bußgeld von bis zu € 500,-
(Pivatpersonen als Auftraggeber).
Lebenslang aufzubewahren
Einige wichtige Dokumente müssen Sie ein Leben lang aufbewahren.
Hierzu zählen amtliche Dokumente wie:
- Geburtsurkunde,
- Heiratsurkunde,
- Sterbeurkunden von Angehörigen,
- Personalausweis,
- Reisepass,
- Führerschein.
Schul- und Ausbildungszeugnisse, Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse sind für die Rentenversicherung und zum Teil für Bewerbungen aufzubewahren.
Mindestens bis zur Rente sind neben den Verträgen auch Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise aufzubewahren.
Ärztliche Unterlagen wie Befunde und ärztliche Gutachten sollten ebenfalls lebenslang aufbewahrt werden.
💡Tipp: Legen Sie einen Notfallordner an
Ein Notfallordner hilft Ihren Angehörigen, wenn Sie durch einen Unfall, eine Krankheit oder den Tod Ihre Angelegenheiten nicht mehr selbst regeln können.
In den Notfallordner gehören:
- Kontaktdaten von Angehörigen, engen Freunden und sonstigen wichtigen Personen
- Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und Bankvollmachten
- Aufstellung der persönlichen Finanzen mit Bankkonten und Depots
- Übersicht der Versicherungen wie Lebensversicherung, Sterbegeldversicherung, Krankenzusatzversicherung oder Unfallversicherung
- Gesundheitsakte mit Hausarzt, Krankheiten, aktuellen Medikamenten, Unverträglichkeiten und sonstige Besonderheiten
Vorteile einer digitalen Dokumentenaufbewahrung
Wie sieht eine optimale Aufbewahrung aus?
Vor wenigen Jahren war die Antwort noch eindeutig. Dokumente gingen in Papierform ein und wurden in Ordnern oder Hängeregistern aufbewahrt. Dies war aber noch nie optimal. Beim Aufbewahren des Papiers gib es keinen Schutz gegen Verlust durch z.B. Brand. Das Suchen von Dokumenten in Ordern kann schwierig und aufwändig sein.
Mittlerweile ist aber die Digitalisierung auch im privaten nicht mehr aufzuhalten. Papierdokumente werden immer mehr durch elektronische Dokumente ersetzt. Dies ist kostengünstiger, schneller, effektiver und in den meisten Fällen auch sicherer. Die Corona Krise hat die Umstellung nochmals erheblich beschleunigt. Selbst Behörden setzen immer mehr auf digitalen Dokumentenaustausch.
Details zu den Vorteilen des elektronischen Dokumentenaustausches finden sie in unserem Blogbeitrag
Post ohne Papier - sicherer, effektiver und kostenlos.
Elektronische Dokumente zu drucken und in Ordnern abzuheften ist verständlicherweise keine Lösung mit Zukunft.
Die elektronische Aufbewahrung der Dokumente innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems wie Docutain ist auch bei privaten Dokumenten die optimale Lösung. Bei sehr vielen Unternehmen wird digitale Dokumentenverwaltung schon seit Jahren eingesetzt und ist dort nicht mehr wegzudenken.
Folgende Aspekte sprechen für die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten:
- Elektronisch aufbewahrte Dokumente können weder verschimmeln, noch durch Brand oder Wasserschaden vernichtet werden.
- Elektronisch aufbewahrte und verwaltete Dokumente benötigen keinen Platz und können erheblich einfacher strukturiert und gesucht werden.
- Durch die elektronische Aufbewahrung gibt es eigentlich keine Gründe mehr die Dokumente kurzfristig zu vernichten, d.h. man kann Dokumente erheblich länger aufbewahren und verhindert so Probleme durch nicht mehr vorhandene Dokumente.
Wie eine optimale elektronische Aufbewahrung aussieht und was hierbei zu beachten ist, können Sie unseren Blogbeiträgen entnehmen:
FAQ zu Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Wie lange muss man Unterlagen als Privatperson aufheben?
Die Aufbewahrungsfristen für private Dokumente variieren.
Lebenslang aufzubewahren sind Unterlagen zur Identität wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden, Personalausweis, Reisepass oder Führerschein. Ebenso sollten ärztliche Unterlagen wie Befunde und Gutachten lebenslang aufbewahrt werden.
Bis zur Rente sollten Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen und Zeugnisse aufbewahrt werden.
Kassenbelege und Handwerkerrechnungen sind 2 Jahre aufzubewahren, da dies der gesetzlichen Gewährleistung entspricht. Sind Garantieverlängerungen festgelegt, sollten Rechnungen so lange aufbewahrt werden, wie auch der Leistungszeitraum ist.
Steuerunterlagen sollten für 6 – 10 Jahre aufbewahrt werden, Mietverträge und Übergabeprotokolle sollten bis 3 Jahre nach Auszug aufbewahrt werden.
Wie lange muss man Steuerunterlagen als Privatperson aufheben?
Steuerunterlagen sind im Normalfall 4 Jahre lang aufzuheben. Wer mehr als 500.000 Euro im Jahr verdient, muss Steuerunterlagen 6 Jahre lang aufbewahren.
Wie lange muss ich Kontoauszüge als Privatperson aufheben?
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Kontoauszügen für Privatpersonen. Empfohlen werden allerdings drei Jahre zum Nachweis von erbrachten oder erhaltenen Zahlungen.
Wie kann ich meine Dokumente sicher aufbewahren?
Ihre Dokumente können Sie in einem digitalen Dokumentenmanagementsystem wie Docutain absichern. Mit Docutain haben sie vom Handy mit der Docutain-App und von der Docutain Windows Anwendung zu Hause am PC jederzeit Zugriff auf all Ihre Dokumente, die Sie einsehen, bearbeiten, exportieren und teilen können.