10. August 2020 by Klaus

Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen

Was werfe ich wann weg – was bewahre ich wie lange und wie auf?


Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen gibt es nur für Handwerkerrechnungen. Hieraus zu schließen, dass man alles andere wegwerfen kann, ist falsch. Im Folgenden erhalten Sie detaillierte Informationen warum Sie, welche Unterlagen, wie lange aufbewahren sollten. Im Anschluss werden Möglichkeiten der sicheren Aufbewahrung vorgestellt und deren Vor- und Nachteile erläutert.



Aufbewahrungsfristen für Rechnungen, Garantieunterlagen, Kontoauszüge und Quittungen

Aufbewahrungspflicht Rechnungen, Garantieunterlagen und Kontoauszüge Rechnungen sollten mindestens bis zum Ende der Gewährleistung bzw. der Garantie aufbewahrt werden. Die gesetzliche Gewährleistungsdauer beträgt bei neu gekaufter Ware 2 Jahre, bei gebrauchten Artikeln 1 Jahr. (§ 476 Absatz 2 BGB).

Gewährt der Händler eine Garantie mit einer längeren Laufzeit oder haben Sie eine Versicherung abgeschlossen, sind die Belege bis zum Ende der Garantie bzw. der Versicherung aufzubewahren. Hierbei sind dann auch die Garantiebestimmungen bzw. Versicherungsunterlagen zusammen mit der Rechnung aufzubewahren.

Kontoauszüge und Quittungen dienen unter anderem als Nachweis der Zahlung. Da die gesetzliche Verjährung für die meisten Rechtsgeschäfte 3 Jahre beträgt, sind Kontoauszüge mindestens 3 Jahre aufzubewahren (§ 195 BGB).


Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen

Die Steuerbehörden möchten zwar schon seit einigen Jahren keine Belege mehr, dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie diese nicht aufbewahren müssen.

Die Finanzbehörden haben die Möglichkeit Steuerbescheide unter bestimmten Voraussetzungen bis zum Ablauf der sogenannten Festsetzungsfrist nachzuprüfen und zu korrigieren. Die Frist hierzu beträgt im Normalfall 4 Jahre.

Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung verlängert sich die Frist auf 10 Jahre (§ 169 AO). Es ist daher zu empfehlen die Steuerunterlagen mindestens 10 Jahre aufzubewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt bei Finanzbehörden und teilweise auch in anderen Bereichen immer zum 31.12. des Jahres.


Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunterlagen

Versicherungsschein (Police), Versicherungsantrag, Versicherungsbedingungen und relevante Mitteilungen des Versicherers sind bis zum Ende des Vertrags und auf Grund der allgemeinen Verjährungsfrist weitere 3 Jahre aufzubewahren.

Im Rahmen der Hausratversicherung sind Belege zu größeren Anschaffungen als Nachweis für den Ersatz über die gesamte Gebrauchsdauer aufzubewahren.

Unterlagen zu Schäden und zur Schadensabwicklung sollten mindestens 3 Jahre nach Abschluss der Schadensabwicklung oder bis 3 Jahre nach Vertragsende aufbewahrt werden.


Aufbewahrungsfristen als Mieter

Ansprüche aus Mietverhältnissen wie Mietzahlungen, Betriebskostennachzahlungen, ... verjähren nach 3 Jahren. Die Verjährungsfrist beginnt am Ende des Jahres, an dem der Anspruch entstanden ist.

Alle mietrelevanten Unterlagen wie Mietvertrag, Anpassungen des Mietvertrags, Kautionsvereinbarungen und Briefwechsel sind bei Kündigung in 2021 bis zum 31.12.2024 aufzubewahren.

Betriebskostenabrechnungen sind mindestens 3 Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem diese zugestellt wurde aufzubewahren. Es kann jedoch sinnvoll sein diese länger aufzubewahren, um die Entwicklung der Kosten zu überprüfen.

Ansprüche des Vermieters aus unterlassenen Reparaturen oder Renovierungsarbeiten verjähren nach 6 Monaten. Wohnungsübergabeprotokoll und Belege zu Reparaturen und Renovierungsarbeiten können Sie daher bereits 6 Monate nach dem Vertragsende entsorgen. Sie sollten die Unterlagen aber mindestens solange aufbewahren bis Sie die Kaution zurückerhalten haben.


Aufbewahrungsfristen als Hausbesitzer

Aufbewahrungspflicht für HausbesitzerDie Verjährung von Gewährleistungsansprüchen bei Bauleistungen beträgt 5 Jahre ab dem Zeitpunkt der Abnahme. Ansprüche wegen arglistig verschwiegener Mängel verjähren aber erst 3 Jahre nachdem der Geschädigte den Mangel festgestellt hat und der Schädiger ermittelt wurde.

Hierbei genügt es wenn z.B. der Bauunternehmer einen vom Vertrag abweichenden Werkstoff verwendet hat, der nicht erprobt ist. Die Höchstgrenze für die Verjährung beträgt hierbei 30 Jahre.

Beauftragungen, Rechnungen, Abnahmedokument und sonstige die Leistung beschreibende Unterlagen sollten mindestens 5 Jahre, am besten aber 30 Jahre aufgehoben werden.

Belege über Investitionen wie nachträgliche Dämmungen, Einbau neuer Fenster usw. sollten unabhängig von den Gewährleistungsansprüchen zur Ermittlung des Werts der Immobilie aufbewahrt werden.

Handwerkerrechnungen stellen eine Besonderheit dar. Hier gibt es auch für Privatpersonen eine Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren. Sollte es zu Ermittlungen im Rahmen von Schwarzarbeit kommen, droht ein Bußgeld von bis zu € 500,- (Pivatpersonen als Auftraggeber).


Wie sieht eine optimale Aufbewahrung aus

Aufbewahrungspflicht sichere Aufbewahrung von DokumentenVor wenigen Jahren war die Antwort noch eindeutig. Dokumente gingen in Papierform ein und wurden in Ordnern oder Hängeregistern aufbewahrt. Dies war aber noch nie optimal, es gab keinen Schutz gegen Verlust durch z.B. Brand und das Finden einzelner Dokumente war auch nicht immer effektiv.

Mittlerweile ist aber die Digitalisierung auch im privaten nicht mehr aufzuhalten. Papierdokumenten werden immer mehr durch elektronische Dokumente ersetzt. Dies ist kostengünstiger, schneller, effektiver und in den meisten Fällen auch sicherer. Durch die Corona Krise ist die Umstellung nochmals erheblich beschleunigt worden. Selbst Behörden setzen immer mehr auf digitalen Dokumentenaustausch.

Details zu den Vorteilen des elektronischen Dokumentenaustausches finden sie in unserem Blogbeitrag (Post ohne Papier - sicherer, effektiver und kostenlos).

Elektronische Dokumente zu drucken und in Ordnern abzuheften ist verständlicherweise keine Lösung mit Zukunft.

Dies bedeutet, dass die bei sehr vielen Unternehmen schon seit Jahren eingesetzte elektronische Aufbewahrung der Dokumente auch im privaten Umfeld zur optimalen Lösung wird.

Elektronisch aufbewahrte Dokumente können weder verschimmeln, noch durch Brand oder Wasserschaden vernichtet werden.

Elektronisch aufbewahrte und verwaltete Dokumente benötigen keinen Platz und können erheblich einfacher strukturiert und gesucht werden.

Durch die elektronische Aufbewahrung gibt es eigentlich keine Gründe mehr die Dokumente kurzfristig zu vernichten, d.h. man kann alles erheblich länger aufbewahren und verhindert hierdurch Probleme durch nicht mehr vorhandene Dokumente.

Wie eine optimale elektronische Aufbewahrung aussieht und was hierbei zu beachten ist, können Sie in unserem Blogbetrag „Dokumente elektronisch aufbewahren und verwalten“ Mitte Januar lesen.

Schauen Sie einfach wieder bei uns vorbei oder melden Sie sich für unseren Newsletter an.