20. April 2021 by Klaus

Dokumentenmanagement für Privat und Kleinunternehmer

Übersichtliche Dokumentenverwaltung, jeder Zeit schnellen Zugriff und sichere Aufbewahrung.

Dokumentenmanagement ist ein Thema, mit dem Sie sich beschäftigen sollten. Im Rahmen der Digitalisierung erhalten wir immer mehr Informationen elektronisch und damit die Möglichkeit die eigenen Daten einfach und effektiv zu nutzen. Papierdokumente lassen sich über Scannen in ein digitales Dokument umwandeln.

Stellen Sie sich auch einige der folgenden Fragen, sollten Sie unbedingt diesen Blogbeitrag lesen:

• Soll ich die Beitragsrechnung für die Haftpflichtversicherung zur Versicherung ablegen oder doch besser in einem Ordner mit den restlichen Belegen aus dem aktuellen Jahr?
• Finde ich alle Belege für die Steuererklärung im Ordner der Belege des aktuellen Jahres?
• Der TV ist defekt: Habe ich noch Garantie?, Wo finde ich die Rechnung?, Habe ich eine Garantieverlängerung abgeschlossen?
• Das Auto müsste wieder repariert werden, macht das überhaupt Sinn? Wie viel Geld habe ich bisher schon für die Reparaturen ausgegeben?
• Die Spülmaschine spült das Geschirr nicht mehr sauber, wo finde ich die Bedienungsanleitung?
• Die Nebenkostenabrechnung enthält erneut eine größere Nachzahlung. Ich muss prüfen, ob der Verbrauch oder nur die Preise gestiegen sind. Wie kann ich den Verbrauch und die Kosten der letzten Jahre vergleichen?
• Wie kann ich dafür sorgen, dass meine Dokumente auch vor Brand und vor meinem Hund sicher sind?

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem (Abkürzung DMS) beinhaltet im Kern die einfache und schnelle Erfassung, die sichere Ablage und das effektive und schnelle Finden von Dokumenten. Hierbei sollte es jeweils mehrere Möglichkeiten geben, damit Sie den für sich optimalen Weg finden.

Die Erfassung kann über ein Handy erfolgen, um zu jeder Zeit an jedem Ort Dokumente abzulegen. Ist das Belegvolumen größer oder möchten Sie mehr Komfort haben, nutzten Sie einen Scanner mit automatischem Einzug an einem Windows Computer. Elektronische Dokumente wie Rechnungen als PDF-Anlage einer Mail übernimmt man direkt in das DMS.

Die Ablage der Dokumente erfolgt je nach Ihren Anforderungen bzgl. Sicherheit und Komfort ausschließlich auf Ihrem Gerät, in der Cloud Ihrer Wahl oder auf Ihrem NAS.

Für den Zugriff auf die Dokumente stehen verschiedenste Optionen zur Verfügung:

• Freie Bezeichnung
• Datum des Dokuments
• Dokumententypen wie Vertrag, Rechnung, Zeugnis, usw. beliebig erweiterbar zur grundsätzlichen Strukturierung
• Schlagwörter zur Dokumentation beliebiger Zusammengehörigkeit
• Betrag für Suche über Beiträge oder den schnellen Überblick der Kosten bzw. Kostenentwicklung anhand der Dokumente. Z.B. Stromkosten, Nebenkosten, usw.
• Adresse, bzw. Absender oder Empfänger des Dokuments, um alle Dokumente z.B. alle Dokumente des Vermieters/Mieters, der Versicherung, der Verwaltung, usw. in direktem Zugriff zu haben

Ob Sie alle Informationen nutzen oder die Dokumente nur über den Text innerhalb des Dokuments suchen, ist allein Ihre Entscheidung.

Der Zugriff ist von jedem Ort zu jeder Zeit möglich: die letzte Stromrechnung zum Vergleich mit der aktuellen Abrechnung, alle Belege für die Steuererklärung am Computer zur Erstellung der Steuererklärung, bis zur Kopie des Ausweises über das Handy bei Verlust im Urlaub.

Was müssen, sollten und wollen Sie aufbewahren?

Es gibt für Privatpersonen nur sehr wenige Dokumente, die auf Grund von rechtlichen Vorschriften aufbewahrt werden müssen. Es gibt jedoch sehr viele Dokumente, die Sie sicher aufbewahren sollten.

Hierzu gehören:

• Rechnungen, Garantieunterlagen, Kontoauszüge und Quittungen
• Steuerunterlagen, Steuerbescheide, relevante Belege
• Versicherungsschein (Police), Versicherungsantrag, Versicherungsbedingungen und relevante Mitteilungen des Versicherers
• Mietvertrag, Anpassungen des Mietvertrags, Kautionsvereinbarungen, Betriebskostenabrechnungen
• Amtliche Dokumente wie Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, Sterbeurkunden von Angehörigen, Personalausweis, Reisepass, Führerschein
• Schul- und Ausbildungszeugnisse, Arbeitsverträge und Arbeitszeugnisse
• Ärztliche Unterlagen wie Befunde und ärztliche Gutachten

Details hierzu finden Sie in unserem Blogbeitrag Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen.

In Verbindung mit speziellen Lebenssituationen gibt es besondere Anforderungen. Hierzu zählen z.B. der Kauf einer Immobile, der Bau eines Hauses, die private Vermietung, usw.

Mit einem DMS haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit alles zu dokumentieren und zu verwalten. Bedienungsanleitungen, Zeitschriftenartikel, Kochrezepte, Bepflanzung Ihres Gartens, usw.

Kriterien für die Ablage In Ihrem DMS:

• Alles was Sie sicher aufbewahren und vor Verlust schützen möchten.
• Was Sie von jedem Ort zu jeder Zeit im Zugriff haben möchten.
• Was Sie schnell und sicher finden möchten.
• Auf was Sie auch nach sehr langer Zeit zugreifen möchten.
• Unterlagen, deren historische Entwicklung Sie dokumentieren und nachvollziehen möchten.
• Alles was Sie aufbewahren müssen.

Wie können Sie Dokumente in Ihrem DMS ablegen?

Bei der Ablage ist zu unterscheiden um welche Art von Dokument es sich handelt. Papierdokumente müssen zuerst über einen Scanner oder eine Kamera digitalisiert werden.

Papierdokumente per Scanner App ablegen

Erhalten Sie nur wenige Dokumente und besitzen Sie keinen Computer, bietet sich das Scannen mit dem Handy an. Hierbei wird dann nicht einfach ein Foto aufgenommen, sondern es wird ein Dokument erzeugt.

Die Scanner App sucht nach einer Dokumentenseite und gibt Hinweise, falls der Abstand zu groß oder die Ausrichtung geändert werden sollte. Wird das Dokument erkannt wird es eingerahmt und die Aufnahme automatisch ausgelöst. Das ermittelte Dokument wird aus der Aufnahme ausgeschnitten. Sollte der Ausschnitt nicht optimal erkannt worden sein, kann er manuell korrigiert werden. Der Ausschnitt wird dann mit Filtern aufbereitet, damit die Informationen des Dokuments optimal hervorgehoben werden. Hierbei wird der Hintergrund entfernt, Schatten beseitig, usw. Besteht das Dokument aus mehreren Seiten, werden so lange Dokumente mit dem Handy gescannt, bis das Dokument vollständig ist.

Qualität des Dokuments wird durch die Lichtverhältnisse, die Auflösung und die Qualität der Kamera des Handys beeinflusst. Das Dokument sollte auf einem möglichst gleichförmigen, kontrastreichen Untergrund liegen. Die Qualität können Sie sowohl optisch als auch über das Ergebnis der durchgeführten Texterkennung beurteilen. Bei Bedarf können Sie die Auflösung der Aufnahme anpassen oder versuchen, die Lichtverhältnisse zu verbessern. Die Anpassung der Auflösung ist in der Regel nur einmalig anzupassen. Bei Handys mit sehr hoch auflösenden Kameras können Sie ggf. die Auflösung reduzieren. Hierdurch kann die Größe der Datei ohne Qualitätsverlust reduziert werden. Bei weniger hochauflösenden Kameras kann eine Erhöhung der Auflösung die Qualität der Dokumente ggf. verbessern.

Besitzen Sie keinen Computer oder möchten Sie keinen Scanner erwerben, kann man durch Hilfsmittel wie den Scanlio auch mit dem Handy sehr effektiv eine größere Anzahl von Dokumenten scannen.

Papierdokumente per Scanner am Windows Desktop ablegen

Wenn Sie einen Windows 10 Desktop besitzen, bietet sich ein Scanner zum Dokumente scannen an. Ob Sie hierbei einen Multifunktionsdrucker, der neben dem Drucken auch scannen, kopieren und faxen kann oder einen reinen Scanner verwenden, hängt von Ihren Anforderungen ab.

Getrennte Geräte haben den Vorteil, dass Sie bei jedem Gerät unabhängig das für Ihren Bedarf optimale auswählen können. Zwei Gräte benötigen jedoch zusätzlichen Platz.

Bei der Auswahl sollten Sie auf einen guten Papiereinzug und Langlebigkeit achten.

Beim Scannen gibt es diverse Einstellmöglichkeiten:

• Quelle: Flachbett, Einzug, Duplex (Vorder- und Rückseite)
  In der Regel scannt man Duplex, die DMS Software löscht im Rahmen der Nachbereitung die leeren Rückseiten automatisch.
• Auflösung in DPI
  In den meisten Fällen ist eine Auflösung von 300 DPI optimal. Geringere Auflösungen führen zu schlechterer Texterkennung bei kleineren Schriften. Höheren Auflösungen bringen in der Regel keine nennenswerten Qualitätsverbesserungen, erhöhen aber die Größe der Dateien und damit den Speicherbedarf.
• Farbmodus: Schwarz und Weiß, Graustufen, Farbe
  Bei der Auswahl des Farbmodus ist die Größe der Dokumentendatei entscheidend. Schwarz und Weiß Dokumente sind erheblich kleiner als Farbdokumente.
  Rein aus rechtlicher Sicht sind Schwarz und Weiß Dokumente in der Regel ausreichend. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt hierzu in den GoBD: „Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt.“
• Helligkeit und Kontrast
  Bei den meisten Scannern kann noch Helligkeit und Kontrast eingestellt werden. Dies sollte aber bei einem guten Scanner nicht notwendig sein.

Infos zu Dokumentenscannern finden Sie in unserem Blogbeitrag Den passenden Dokumentenscanner finden.

Wie organisieren und strukturieren Sie Ihre Dokumente?

Je nachdem was Sie möchten, können Sie Ihr DMS als Ersatz von Ordnern nutzen. Dies hat die Vorteile, dass die Unterlagen sicher gegen Verlust geschützt sind und dass Sie jederzeit und überall schnell darauf zugreifen können.

Falls Sie nur eine sichere und effektive Ablage als Ersatz für Ihre Ordner suchen, genügen minimale Angaben zu jedem Dokument. Bei Ordnern haben Sie in der Regel einen Namen auf dem Ordner, ggf. ein Register innerhalb des Ordners und die historische Reihenfolge durch die Abheftung. Sie können dann im DMS den Dokumententyp und das Datum nutzen, um die gleiche Struktur zu erhalten.

Wenn Sie Ihr Document Management System optimal nutzen wollen, ist es wichtig sich mit den Möglichkeiten des Systems vertraut zu machen.

Ein DMS wird mächtig und extrem hilfreich, wenn es Dokumentenzusammenhänge in allen möglichen Konstellationen darstellen und Dokumenteninhalte erschließen kann.

Das mächtigste Werkzeug hierbei ist eine durchdachte Schlagwortstruktur. Schlagworte lösen die bekannten Probleme von klassischen Ordnerstrukturen. Ordnerstrukturen sind hierarchische Strukturen, d.h. ich kann durch Ordner immer nur eine Menge von Dokumenten in kleinere Mengen aufteilen.

Klassische Order werden in den meisten Fällen nach Sachbezug gewählt. Hierzu gibt es diverse Empfehlungen:

• Persönliche Dokumente, am besten als Notfallordner
• Arbeit und Beruf
• Gesundheit
• Steuer und Finanzunterlagen
• Versicherungsunterlagen
• Wohnung oder Immobile
• Vermögensaufbau und Rente
• KFZ
• Kinder

Innerhalb der Ordner werden dann noch Register empfohlen. Innerhalb eines Versicherungsordners kann es dann zum Beispiel so aussehen:

• Hausratversicherung
• Privathaftpflichtversicherung
• KFZ-Versicherung
• Unfallversicherung
• Gebäudeversicherung
• Krankenversicherung

Betrachtet man diese einfache Struktur wird die Problematik schnell klar:

• Warum ist die KFZ-Versicherung nicht im KFZ-Ordner?
• Lege ich die Beitragsrechnung der KFZ-Versicherung zu den anderen Kosten des KFZ’s im KFZ-Ordner ab oder doch im Versicherungsordner?
• Was ist mit dem KFZ meiner Tochter, packe ich die Versicherungsunterlegen in den KFZ-Ordner, den Ordner meiner Tochter oder in den Versicherungsordner?
• Wohin kommen die Unterlagen zum Schaden beim Einparken meiner Tochter?

Benutzer von Ordnern gehen teilweise so weit, dass Sie Kopien von Dokumenten erstellen und diese in den verschiedenen Ordnern ablegen, um die Schwäche der Ordnerablage zu umgehen.

Mit einer modernen Dokumentenmanagement Software und der Verwendung von Schlagworten sind diese Probleme der Ordnerablage leicht zu lösen.

Details zu Schlagwörtern finden Sie in unserem Blogbeitrag Schlagwörter: Das bessere Ordnungskonzept.

Wie bereits im Beispiel oben gezeigt verfügen moderne Systeme neben dem Dateinamen und den Erstellungsdatum noch über weitere Eigenschaften eines Dokuments. Dies sind in der Regel Dokumententyp und Datum. Bei Docutain können Sie noch eine Adresse, Betrag und Kennzeichnen wie Steuerrelevant und gezahlt verwenden.

Wie finden Sie Dokumente und nutzen Dokumentenbeziehungen?

Wenn Sie bei der Ablage alle verfügbaren Dokumenteneigenschaften nutzen, können Sie gezielt, effektiv und schnell einzelne Dokumente finden.

Bei Docutain können folgende Indexinformationen vergeben werden:

• Bezeichnung,
• Adresse,
• Schlagworte,
• Dokumententyp,
• Betrag,
• Dokumentendatum,
• Kennzeichen "steuerrelevant",
• Kennzeichen "bezahlt.

Wird das Geschirr im Geschirrspüler nicht mehr richtig sauber, können Sie die Bedienungsanleitung auf verschiedene Wege finden. Wenn Sie nicht allzu viele Bedienungsanleitungen abgelegt haben, lassen Sie sich über den Dokumententyp „Bedienungsanleitungen“ eine Liste aller Bedienungsanleitungen anzeigen. Die Bedienungsanleitung des Geschirrspülers werden Sie dann schnell in der Liste finden. Haben Sie viele Bedienungsanleitungen abgelegt, grenzen Sie die Dokumente über Geschirrspüler in der Bezeichnung ein. Hierbei werden Ihnen dann auch gleich noch die Rechnungen und ggf. die Garantieverlängerung angezeigt. Falls Sie das Problem mit Hilfe der Bedienungsanleitung nicht selbst lösen können, können Sie direkt nachsehen, ob Sie noch Garantie haben.

Neben der gezielten Suche einzelner Dokumente, können Sie mit einem DMS Beziehungen zwischen den Dokumenten nutzen, um Informationen zu generieren. Dies zeigen folgende Beispiele:

• Wie hoch waren meinen Ausgaben für Versicherungen im letzten Jahr. Lohnt es sich nach Alternativen zu suchen?
• Die Kosten für Strom sind erneut gestiegen. Ist der Verbrauch gestiegen oder nur die Preise? Zur Senkung der Stromkosten macht es ggf. Sinn ältere Geräte mit hohem Stromverbrauch zu ersetzen. Hierzu kann ich über die abgelegten Rechnungen ermitteln, wie alt die größten Stromverbraucher (Gefriergerät, Kühlschrank, Wäschetrockner, Geschirrspüler) sind und was die Gräte gekostet haben. Falls die Datenblätter mit abgelegt wurden oder Angaben in den Rechnungen stehen, kann ich, sogar den Stromverbrauch zumindest abschätzen.
• Das Auto meiner Tochter ist wieder defekt. Es musste in letzter Zeit häufiger repariert werden. Über die Schlagworte „Auto“ und „Sophie“ kann ich leicht die Kosten aller Reparaturen, den letzten TÜV und auch die Kosten für Versicherung und Benzin ermitteln. Mit diesen Informationen habe ich eine sehr gute Basis, um zu entscheiden ob ich Anstelle der Reparatur nicht besser ein neues Auto für meine Tochter kaufe.

Wie sorgen Sie für eine möglichst hohe Sicherheit Ihrer Dokumente?

Bezüglich Sicherheit der Dokumente gibt es mehrere Aspekte zu berücksichtigen:

• Schutz gegen Verlust
• Schutz vor unberechtigten Zugriffen

Schutz gegen Verlust

Die Überführung von Papierdokumenten in ein DMS und die digitale Archivierung erhöht die Sicherheit der Dokumente erheblich. Papierdokumente können durch Brand, Wasserschäden oder Schimmel vernichtet werden. Es kommt auch immer wieder vor, dass ein Haustier ein wichtiges Dokument vernichtet. Elektronische Dokumente, die nicht in einem DMS verwaltet werden, gehen häufig nicht wirklich verloren, sondern sind nur nicht auffindbar. Das Ergebnis ist jedoch das gleiche: Das Dokument und die Information sind nicht verfügbar.

Die Dokumente in einem DMS System müssen auch vor Verlust geschützt werden. Dies ist jedoch im Gegensatz zum Schutz von Papierdokumenten erheblich einfacher. Möchten Sie Papierdokumente wirklich sicher vor Verlust schützen, müssen Sie Kopien erstellen und diese Kopien an unterschiedlichen Orten lagern. D.h. nicht im Keller, sondern in einem Gebäude mit genügend Abstand, damit ein sich ausbreitendes Feuer oder eine Überschwemmung nicht beide Dokumente zerstört.

Dieses Prinzip wird auch bei elektronischen Dokumenten angewendet. Die Erstellung der Kopien ist jedoch bei elektronischen Dokumenten nahezu ohne Aufwand möglich. Nutzen Sie ein System mit Daten in einer Cloud und gleichzeitig auch auf dem Handy und dem Computer, haben Sie drei digitale Kopien Ihrer Dokumente. Damit die Dokumente verloren gehen, müsste Ihr Handy verloren gehen oder defekt sein. Ihr Computer müsste defekt sein und der Cloudanbieter müsste den Betrieb einstellen oder einen nicht wiederherstellbaren Datenverlust in seinen Systemen haben. Diese 3 Probleme müssten dann auch noch gleichzeitig auftreten, was sehr unwahrscheinlich ist.

Berücksichtigen Sie dann noch, dass Sie Ihre Daten auf Ihrem Computer unabhängig von Ihrer DMS Software sichern, werden die DMS Daten hierbei mit gesichert.

Tipps zur Auswahl einer Cloud finden Sie in unserem Blogbeitrag Den richtigen Cloud-Anbieter finden.

Anstelle einer Cloud kann auch ein eigenes NAS wie z.B. ein Synology NAS eigebunden werden.

Ein papierloses Büro zuhause ist mit einer Dokumentenmangement Software wie Docutain für jeden umsetzbar.

Wenn Sie erfahren möchten wie Sie ein Dokumentenmanagementsystem in der Praxis unterstützen kann, lesen Sie unseren Beitrag Praktischer Einsatz von Docutain im Alltag.