Private Dokumente elektronisch ablegen und verwalten

Erfahren Sie, wie eine optimale elektronische Aufbewahrung aussieht und was hierbei alles zu beachten ist.

Dem Artikel zu den Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichten für Privatpersonen haben Sie bereits entnehmen können, welche Fristen Sie zur Aufbewahrung Ihrer diversen Papierdokumente beachten sollten. Darauf aufbauend möchten wir Ihnen in diesem Beitrag zeigen, wie Sie Ihre privaten Unterlagen digitalisieren und aufbewahren können, um so einen strukturierten Überblick über alles Wichtige zu behalten.
Dies ist im Unternehmenskontext weitläufig bekannt, im privaten Umfeld allerdings noch nicht gelebte Praxis.

Warum Sie private Unterlagen und Ordner digitalisieren sollten

Die Vorteile einer digitalen Aufbewahrung von Unterlagen gegenüber der Aufbewahrung des Papiers sind bereits diskutiert worden. Neben der Absicherung in Fällen wie einem Brand oder Wasserschaden begeistert die digitale, platzsparende Ablage durch einen kontinuierlichen, schnellen Zugriff der Dokumente zu jeder Zeit und überall. Mit durchsuchbaren PDF-Dateien lassen sich Dokumente schneller finden als durch Blättern in vielen Ordnern. Dokumente können bei ausreichend Speicherplatz ewig aufgehoben werden, ohne dass sie wertvollen Platz in Ordnern wegnehmen, der Blick auf Aufbewahrungstabellen wird dadurch erst mal zweitrangig.
Dass die Zukunft in Richtung elektronische Archivierung und digitalem Dokumentenaustausch geht beweisen mittlerweile sogar Behörden.

Um sich also die zunehmend digitalen Kommunikationswege zu Nutze zu machen, empfiehlt sich die Digitalisierung, Aufbewahrung und Verwaltung der privaten Unterlagen mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems, kurz DMS.

Sie stellen sich nun die Frage „Wo hefte ich private Unterlagen ab?“, „Wie kann ich meine Ablage organisieren und meine Dokumente richtig ordnen?“ oder „Wie kann ich meine Dokumente digitalisieren?“.
Tipps zum Vorgehen rund um die private Ablage Ihrer wichtigen Dokumente haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt:

Tipp 1: Suchen Sie einen optimalen Ablageort

Im privaten Alltag erhalten wir mehrere Briefe pro Woche. Hinzu kommt dann noch die Kommunikation über digitale Kanäle wie E-Mails oder spezifische Kanäle, aus denen Unterlagen abgerufen werden können.

Um zunächst der Briefpost Herr zu werden und Ordnung in die private Ablage zu bringen, empfiehlt sich beispielsweise die Ablage der Papierunterlagen an einem Sammelort in Form einer Briefbox oder eines Mappei-Systems.

Wichtig ist, dass sämtliche Unterlagen an einem Ort gesammelt werden, sodass Sie keine Zeit mit dem Zusammensuchen der Dokumente verlieren, bevor Sie die Unterlagen sortieren und Dokumente digitalisieren.

Tipp 2: Unterlagen nach Sachthemen prüfen und Schlagwörter definieren

Ordnen Sie Ihre gesammelten Unterlagen nach den verschiedenen Schwerpunkten bzw. Sachthemen, um einen Überblick zu bekommen, wie viele Schlagworte Sie für die Verwaltung der einzelnen Unterlagen benötigen. Schlagworte stellen in einem DMS wie Docutain das Pendant zu beschrifteten Registern in Ordnern dar, mit dem Unterschied, dass diese je nach Bedarf schnell und einfach angepasst, gelöscht oder neu erstellt werden können. Das stellt wiederum einen großen Vorteil gegenüber starren Ordnerstrukturen dar.

So lassen sich beispielsweise folgende Themen sicherlich unterscheiden:

• Unterlagen und Bescheinigungen zur Person
• Versicherungsunterlagen
• Altersvorsorge
• Rechnungen für laufende Kosten
• Finanz- und Bankunterlagen
• Steuerunterlagen
• Zeugnisse und Bescheinigungen
• Unterlagen zum Beruf und Werdegang
• Unterlagen zu Besitz (Wohnung/ Haus, Auto…)
• Hobby/ Vereinstätigkeit
• Notfallunterlagen

Mithilfe dieser Ordnerstruktur privat lassen sich schon erste Schlagworte ableiten, die Sie bei der digitalen Ablage und Verwaltung nutzen können, um neben einer aussagekräftigen Beschriftung Ihren Dokumenten weitere Attribute mitzugeben. Dies hilft Ihnen später dabei, Ihre privaten Dokumente zu verwalten und die Unterlagen schneller zu finden, auch wenn Sie vielleicht nicht mehr die genaue Bezeichnung kennen.
Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag zu den Schlagwörter richtig einsetzen: Warum Schlagwörter die besseren Ordner sind.

Tipp 3: Erinnerungsfunktion durch Wiedervorlage erstellen

In einem DMS haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungen mit den Dokumenten zu verknüpfen.
Digitalisieren Sie beispielsweise eine Rechnung, die Sie noch nicht bezahlt haben, oder einen Handyvertrag, den Sie rechtzeitig kündigen müssen, können Sie ganz leicht eine Erinnerung einstellen und erhalten eine Nachricht, wenn das Datum fällig ist. Dies entspricht einem klassischen Wiedervorlagesystem und setzt voraus, dass Sie sich bei der digitalen Verwaltung auch die Zeit nehmen, diese Erinnerung einzustellen. Dies ist aber im Vergleich zur Erstellung eines Wiedervorlagesystems mit nur wenigen Klicks erstellt und ermöglicht es Ihnen dann, sich entspannt zurückzulehnen und das Dokumentenmanagementsystem für Sie arbeiten zu lassen. Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen oder Verträgen ist damit sehr empfehlenswert.

Tipp 4: Private Unterlagen digitalisieren

Wenn Sie sich Gedanken zu Ihrer digitalen Ablagestruktur gemacht haben, kann es an die Praxis gehen: Dokumente digitalisieren. Hierzu empfiehlt sich die Nutzung der Docutain-App, mit der Sie qualitativ hochwertige Stapel-Scans erledigen können, die direkt in das DMS übertragen werden. Die Indexierung der Unterlagen kann dann bequem am PC erfolgen.

Alternativ können Sie auch einen Tischscanner nutzen, den Sie an Ihren Laptop oder Computer anschließen können. Sollten Sie noch keinen Scanner besitzen, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag „Den passenden Dokumentenscanner finden“. Mit angeschlossenem Tischscanner, wie auch mit der Docutain-App können Sie im Übrigen bequem in die Windows-Desktop-Version von Docutain scannen und so Ihr elektronisches Archiv füllen.

PDF-Unterlagen, die Sie bereits digital vorliegen haben, können per Drag & Drop bequem in das DMS gezogen und dort verwaltet werden. Beim Ordner-Import können Unterordner dann bspw. als Schlagwort angelegt werden. Auch E-Mail-Anhänge können einfach in Docutain gezogen und dort abgelegt werden.

Achten Sie beim Unterlagen einscannen darauf, dass Sie ein für sich geeignetes Format auswählen.

Tipp 5: Sicherheit steht an oberster Stelle

Neben der Verwaltung der Unterlagen in einem DMS empfiehlt es sich, die digitalisierten Unterlagen auch online in einer Cloud Ihrer Wahl zu speichern.

Eine Übersicht der verschiedenen Cloudanbieter und deren Vorzüge können Sie unserem Blogartikel „Den richtigen Cloud-Anbieter finden“ entnehmen.

Auch hier ist Docutain ein geeignetes Beispiel, denn die gängigsten Cloud-Anbieter können in nur wenigen Schritten verknüpft werden. Die Verknüpfung der Cloud ermöglicht in dem Fall auch die übergreifende Nutzung der Software am PC und am Smartphone.

Tipp 6: Regelmäßige Kontrolle & Aktualisierung Ihrer Ablagestruktur

Wenn Sie eine digitale Ordnerstruktur aufgebaut haben, ist der Großteil der Arbeit bereits erledigt. Nun gilt es, kontinuierlich am Ball zu bleiben und Dokumente nach Eintreffen oder nach einer Weile Sammeln im Briefkorb auch in die digitale Dokumentenablage zu überführen.

Achten Sie beim Unterlagen digitalisieren darauf, dass Sie Ihre zuvor erstellte Schlagwort-Struktur einhalten. Schlagworte sind schnell vergeben, was zwar für die Flexibilität des DMS spricht, allerdings können so auch schnell Dopplungen oder Schlagworte wie „Sonstiges“ entstehen. Dies sollten Sie unbedingt vermeiden, da Sie dadurch das System unnötig aufblähen und Schlagwörter erstellen, nach denen Sie womöglich nie suchen.

Hinterfragen Sie also selbst immer wieder Ihre bestehende Struktur und testen Sie, ob Sie schon mit wenigen Schlagworten das von Ihnen gesuchte Dokument wiederfinden.

Mit diesen "Private Ablage Tipps" schaffen Sie es garantiert, Ihre privaten und wichtigen Dokumente zu digitalisieren und in eine digitale Ordnerstruktur zu bringen. Ziel der elektronischen Archivierung ist es, eine Grundlage zur digitalen Ordnung zu schaffen und einen sicheren Ort für all Ihre wichtigen Dokumente zu haben.
Probieren Sie es selbst und abonnieren Sie für weitere hilfreiche Tipps & Tricks unseren Newsletter.