Dokumentenscanner kaufen: Welcher Scanner passt zu Ihnen?

Scanner-Arten, Auswahlkriterien und Empfehlungen für Büro und Zuhause

Welchen Dokumentenscanner sollten Sie kaufen? Wir erklären, welche Arten von Scannern es gibt, was die Unterschiede sind und wie Sie das Gerät finden, das wirklich zu Ihrem Anwendungsfall passt.

Welche Scanner-Arten stehen zur Auswahl?

Bei der Auswahl eines geeigneten Geräts unterscheidet man grundsätzlich 3 Typen:

• Multifunktionsgeräte / MFPs
• Einzugscanner
• Flachbettscanner

Für den privaten Bereich sowie kleinere Büros sind Multifunktionsgeräte am häufigsten die richtige Wahl — sie vereinen Scanner, Drucker und oft auch Kopierer in einem Gerät. Wir haben das Wesentliche zu den verschiedenen Typen zusammengefasst:

Multifunktionsgeräte / MFPs

Multifunktionsgeräte sind die verbreitetste Scanner-Art für Privatnutzer und kleine Büros. Sie beherrschen neben dem Scannen auch Drucken, Kopieren und teilweise Faxen.

• Ein Gerät statt drei — weniger Platzbedarf, weniger Stromverbrauch
• Nur ein Gerät zu kaufen, einzurichten und zu warten
• Gesamtkosten beim Kauf in der Regel günstiger als drei Einzelgeräte

Einzugscanner

Einzugscanner sind die beste Wahl, wenn Sie regelmäßig größere Mengen loser Seiten digitalisieren müssen. Sie verfügen über einen automatischen Vorlageneinzug: Einen ganzen Stapel einlegen, starten — der Scanner zieht die Blätter automatisch der Reihe nach ein.

Bei Einzugscannern unterscheidet man Simplex-Scanner (nur Vorderseite) von Duplex-Scannern, die Vorder- und Rückseite eines Blatts gleichzeitig erfassen.

Flachbettscanner

Flachbettscanner eignen sich für das regelmäßige Scannen von Dokumenten kaum — ohne automatischen Einzug muss jede Seite einzeln aufgelegt werden, was erheblich Zeit kostet. Ihr Einsatzgebiet: gebundene Seiten (Bücher, Zeitschriften), Fotos und Dias (sofern das Gerät über eine Durchlichteinheit verfügt).

Welche Kriterien sind für Ihre Auswahl entscheidend?

Für die meisten Nutzer ist ein Multifunktionsgerät die beste Wahl — ein kompaktes Gerät, das alle Anforderungen erfüllt und dabei Platz, Strom und Geld spart.

Ein reiner Einzugscanner lohnt sich, wenn Sie ein besonders hohes Scanaufkommen haben, keinen Platz für ein Multifunktionsgerät haben oder auch unterwegs mit dem Laptop scannen möchten (mobile Geräte).

Wenn Platz keine Rolle spielt, können getrennte Geräte sinnvoll sein: Sie wählen Scanner und Drucker jeweils passend zu Ihren Anforderungen — wer viel scannt, aber selten druckt, investiert mehr in den Scanner und spart beim Drucker, und umgekehrt.

Beim Multifunktionsgerät sind die Verbrauchskosten für das Drucken das entscheidende Kriterium. Die Scan-Anforderungen im privaten und kleinen Bürobereich erfüllen fast alle Geräte.

Hilfen bei der Auswahl des geeigneten Scanners

Die meisten Webshops bieten Filterfunktionen, mit denen Sie sich nur Geräte innerhalb Ihres Budgets und mit den gewünschten Funktionen anzeigen lassen können.

Bewertungen und Rezensionen anderer Kunden geben einen realistischen Eindruck von Alltagstauglichkeit und Zuverlässigkeit.

Darüber hinaus gibt es Test- und Vergleichsportale, die Testberichte und Vergleichstests zu verschiedenen Gerätetypen veröffentlichen — eine gute Grundlage vor dem Kauf.

Geräte-Empfehlungen

Aus der Vielzahl an Geräten auf dem Markt empfehlen wir die folgenden Kategorien und Modelle. Hinweis: Preise Stand Juni 2026 — Verhältnisse zueinander bleiben weitgehend stabil, aktuelle Preise bitte beim Händler prüfen.

Multifunktionsgeräte

• Brother MFC-J4340DW — einsteigerfreundliches Tintenstrahl-Multifunktionsgerät für etwa 120–150 €. Automatischer Dokumenteneinzug, Duplex-Druck, WLAN. Ideal für gelegentliches Scannen und Drucken im Heimbereich.
• Brother MFC-L2860DWE — Schwarzweiß-Laserdrucker mit Einzugscanner für etwa 250–300 €. Schneller, wirtschaftlicher Schwarzweißdruck, geeignet für kleine Büros mit regelmäßigem Scanaufkommen.
• Brother MFC-L3760CDW — Farblaser-Multifunktionsgerät für etwa 400–450 €. Duplex-Einzugscanner, hohe Druckgeschwindigkeit, gut geeignet für Büros mit höheren Anforderungen an Farb- und Scanqualität.

Reine Einzugscanner / Tischscanner

Die folgenden Geräte sind alle mit einer Duplex-Einheit ausgestattet.

• Epson WorkForce DS-530 II — kompakter Einzugscanner für etwa 280–320 €, 50 Blatt Aufnahmekapazität, bis zu 35 Seiten/Minute. Gute Wahl für regelmäßiges Scannen im kleinen Büro.
• Fujitsu ScanSnap iX1600 — Premium-Einzugscanner für etwa 450–500 €, 50 Blatt Kapazität, 40 Seiten/Minute, WLAN und USB. Sehr gute OCR-Integration und einfache Bedienung — eines der beliebtesten Bürogeräte seiner Klasse.
• Canon imageFORMULA DR-C225 III — kompakter Tischscanner für etwa 300–350 €, 30 Blatt Kapazität, Duplex, netzwerkunabhängig per USB. Platzsparend und zuverlässig.

Mobile Geräte für unterwegs oder beengte Platzverhältnisse

• Brother DS-640 — tragbarer Einzugscanner für etwa 100–120 €. Wird per USB direkt am Laptop betrieben — kein Netzteil notwendig. Ideal für unterwegs oder sehr kleine Büros.
• Fujitsu ScanSnap iX100 — mobiler Scanner für etwa 220–250 €, WLAN-fähig, auch für den direkten Scan aufs Smartphone geeignet. Etwas teurer, aber deutlich flexibler im mobilen Einsatz.

Wissenswertes zu Dateiformaten

Dokumentenscanner unterstützen mehrere Formate (TIFF FAX Gruppe 4, JPG, PNG, BMP, PDF). Für das Scannen von Dokumenten in Schwarz-Weiß empfiehlt sich TIFF FAX Gruppe 4 — dieses Format bietet die beste Kompression für monochromes Material. In allen anderen Fällen ist JPEG eine gute Wahl. PDF eignet sich weniger gut zur komprimierten Speicherung von Rohdateien — die Dateien werden größer als TIFF oder JPEG.

Grundsätzlich gilt: Dateien sollten so klein wie möglich sein. Speicherplatz ist heute zwar kein Problem, aber große Dateien bedeuten längere Ladezeiten und langsamere Übertragung im Netzwerk.

Kurze Details zu den gängigen Formaten:

• JPEG / JPG (Joint Photographic Experts Group): weit verbreitetes Bildformat mit verlustbehafteter Kompression. Je höher die Kompression, desto mehr Bildinformation geht verloren. Jedes erneute Speichern reduziert die Qualität weiter.
• TIFF FAX Gruppe 4 (Tagged Image File Format): für Schwarzweiß-Dokumente ideal. Beim Speichern werden nur geänderte Bildinformationen neu geschrieben — verlustfreies Format.
• GIF (Graphic Interchange Format): unterstützt Animationen und transparente Hintergründe, aber nur 256 Farben — für Dokumente ungeeignet.
• PNG (Portable Network Graphics): transparente Hintergründe, gute Kompression, verlustfrei.
• BMP (Bitmap): unkomprimiert, sehr große Dateien — für die Dokumentenablage nicht empfehlenswert.

Wissenswertes zu Farbe und Auflösung

Ob Farbe oder Schwarzweiß und welche Auflösung Sie wählen, hat erheblichen Einfluss auf die Dateigröße. Grundsätzlich gilt: Nur in Farbe scannen, was Sie in Farbe benötigen. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt dazu in den GoBD: „Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt." Für die meisten Dokumente ist Schwarzweiß also völlig ausreichend.

Die Auflösung bestimmt den Detailgrad des digitalen Abbilds. Auch hier gilt: Nur so hoch wie nötig. 300 dpi sind für zuverlässige Texterkennung (OCR) auch bei kleinen Schriftgrößen ausreichend und empfehlenswert.

FAQ zu Dokumentenscannern