31. August 2021 by Pascal

Den passenden Dokumentenscanner finden

Dokumentenscanner am heimischen PC-Arbeitsplatz sind praktisch, doch welchen sollten Sie nehmen? Wir helfen Ihnen bei der Auswahl und Entscheidung!

Wir erklären Ihnen welche Arten von Scannern es gibt, was die Unterschiede und Vorteile sind und wie Sie das geeignete Gerät für sich und Ihre Anforderungen finden.

Welche Scanner-Arten stehen zur Wahl?

Bei der Auswahl eines für Ihre Anforderungen geeigneten Geräts sind grundsätzlich 3 Arten von Scannern zu unterscheiden:

• Multifunktionsgeräte / MFPs
• Einzugscanner
• Flachbettscanner

Für das Scannen von Dokumenten im privaten Bereich sowie in kleineren Büros sind Multifunktionsgeräte am Besten geeignet, da sie als Drucker oder Faxgerät genutzt werden können. Statt also 3 Geräten für den jeweiligen Einsatzweck kommen Sie mit nur einem aus, sparen dabei Platz, Strom, Zeit und Geld.

Wir haben Ihnen hier zu den verschiedenen Gerätetypen das Wesentliche zusammengefasst:

• Multifunktionsgeräte / MFPs

Multifunktionsgeräte, auch MFPs genannt, sind wohl die verbreitetste Scannerart für die Erfassung von Dokumenten, vor allem im Privaten oder in kleineren Büros. Dies rührt daher dass diese Geräte neben dem Scannen auch Funktionen wie Drucken, Kopieren oder auch Faxen beherrschen.

- Dadurch dass Sie statt eines Scanners, eines Druckers und eines Fax-Geräts, also statt 3 Geräten nur noch 1 MFP-Gerät benötigen bleibt ihr Schreibtisch bzw. Büro schön frei.

- Dadurch dass Sie nur 1 Gerät auswählen, erwerben, installieren, updaten und warten müssen sparen Sie auch erheblich Zeit

- Ein Gerät verbraucht natürlich auch weniger Strom als 3 Geräte

- Mit der Zeit und dem Strom sparen Sie natürlich auch Geld, weiterhin fällt der Preis für 1 Gerät beim Erwerb i.d.R auch geringer aus als die Summe des Preises beim Erwerb von 3 Geräten

• Einzugscanner

Unter den reinen Scanner-Geräten sind Einzugsscanner am Besten geeignet wenn es darum geht schnell mehrere lose Seiten (z.B. Rechnungen und sonstige Schreiben per Post) zu digitalisieren. Diese Geräte verfügen über einen automatischen Vorlageneinzug. Sie können daher einen ganzen Stapel Papier in die Dokument-Zufuhr einlegen und bei Start des Scanvorgangs zieht der Scanner die Blätter dann automatisch der Reihe nach ein, digitalisiert sie und gibt sie wieder aus.

Bei den Einzugscannern unterscheidet man Simplex-Scanner welche nur die Vorder-Seite eins Blatt Papiers scannen können von Duplex-Scannern die die Vorderseite und die Rückseite eines Blatt Papiers gleichzeitig erfassen.

• Flachbettscanner

Flachbettscanner sind für das Scannen von Dokumenten kaum geeignet, ihr Einsatz macht nur Sinn wenn Sie selten und wenig Dokumente zu scannen haben. Dies liegt daran, dass diese Geräte über keinen Vorlageneinzug verfügen. Bei einem Flachbettscanner wird ein Blatt Papier mit der zu scannenden Seite nach unten gerichtet auf ein Scan-Bett aufgelegt. Bei Start des Scanvorgangs wird das Flachbett dann entsprechend abgetastet und die aufliegende Seite gescannt. Sie müssen also mit jeder Seite eines Dokuments die Sie scannen wollen neu auflegen, was erheblich viel Zeit in Anspruch nimmt. Flachbettscanner eignen sich hingegen gut für das scannen von gebundenen Seiten, die Sie nicht voneinander trennen können, z.B. Seiten aus Büchern. Weiterhin eignen sich Flachbettscanner für das Scannen von Fotos, ggf. auch Dias (erfordert ein Gerät mit einer speziellen Durchlicheinheit).

Welche Kriterien sind für Ihre Auswahl entscheidend?

Folgendes sollten Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen:

Mit einem Multifunktionsgerät sind in der Regel immer ab Besten bedient.Sie schaffen nur 1 Kompaktes Gerät an das alle Ihre Anforderungen (Scannen, Drucken, Faxen) erfüllt und dabei noch Platz, Zeit und Geld spart.

Nur in seltenen Fällen mit speziellen oder besonders hohen Anforderungen macht es ggf. Sinn einen reinen Scanner zur Digitalisierung Ihrer Dokumente anzuschaffen, also wenn Sie ein besonders hohes Scanaufkommen haben. Auch wenn Sie keinen Platz im Büro und auf Ihrem Schreibtisch haben oder wenn Sie auch unterwegs mit dem Laptop Dokumente scannen möchten, macht ein Einzugsscanner als mobiles Mini-Gerät Sinn.

Wenn Platz keine Rolle spielt, haben getrennte Geräte den Vorteil dass Sie diese passend zu Ihren Bedürfnissen auswählen können. Müssen Sie z.B. viel scannen, aber selten drucken, kaufen Sie einen teureren und leistungsfähigeren Scanner und dafür einen eher preisgünstigen Drucken. Haben Sie mehr Bedarf und Anforderungen zum Drucken, wählen Sie umgekehrt einen hochwertigeren Drucker und sparen beim Scanner.

Beim Multifunktionsgerät sind die Verbrauchskosten für das Drucken das entscheidendste Kriterium welches Sie bei der Auswahl beachten sollten. Die Anforderungen an das Scannen im Privaten und in kleinen Büros erfüllen i.d.R. fast alle Geräte.

Hilfen bei der Auswahl des geeigneten Geräts

Die meisten Webshops helfen Ihnen bei der Eingrenzung mit entsprechenden Filterfunktionen. So können Sie sich nur Geräte anzeigen lassen die ihrem Budget entsprechen und über erforderliche Funktionen verfügen.

Eine weitere Orientierungshilfe sind Bewertungen und Rezensionen zu den angebotenen Geräten von anderen Kunden welche ebenfalls in den meisten Webshops einzusehen sind.

Darüber hinaus können Sie Test- und Vergleichs-Seiten nutzen, also Portale die Testberichte zu getesteten Geräten veröffentlichen wie auch Vergleichstests zu Geräten einer bestimmten Kategorie.

Unsere Auswahl an Geräte-Modellen für Sie

Aus der Vielzahl an Geräten die der Markt bietet empfehlen wir u.a. die folgenden:

Multifunktionsgeräte

1. HP ENVY Photo 7830

Dieses Modell ist mit einem Preis von etwa 150 € besonders günstig und verfügt über alles Wesentliche. Automatischer Dokumenteneineinzug, Flachbett und Tintenstrahldrucker.

2. Brother MFCL2730DWG1

Dieses Modell für etwa 350 Euro ist mit einem Schwarz-Weiß-Laserdrucker ausgestattet und verfügt über eine größere Dokumentenaufnahme.

3. Brother MFC-L2750DW

Für 400 € bietet dieses Modell auch eine Duplex-Einheit mit der die Vorder- und Rückseiten eines Blatt Papiers gleichzeitig gescannt werden.

4. Brother MFC-L2750DW

Dieses Gerät ist mit einem Farb-Laserdrucker ausgestattet und bietet auch eine Duplex-Einheit mit der die Vorder- und Rückseiten eines Blatt Papiers gleichzeitig gescannt werden.

Reine Scanner-Geräte

Die folgenden Geräte sind alle mit einer Duplex-Einheit ausgestattet.

1. Epson WorkForce DS-410

Dieser Dokumentenscanner für etwa 290 € verfügt über einen automatischen Dokumenteinzug und eine Aufnahmekapazität von 50 Seiten.

2. Epson WorkForce ES-580W

Für 470 € bietet dieser Dokumentenscanner eine höhere Geschwindigkeit und größere Aufnahmekapazität von 100 Seiten. Die maximal mögliche Scan-Auflösung ist mit 300x300 dpi geringer als beim WorkForce DS-410 (dieser erlaubt max 600x600 dpi Scan-Auflösung), für das Scannen von Dokumenten und automatische Texterkennung aber völlig ausreichend.

3. HP Scanjet Pro 3500 f1

Diese Gerät verfügt mit 25 Seiten über die geringste Aufnahmekapazität, bietet dafür aber neben dem automatischen Dokumenteinzug auch noch ein Flachbett.

Spezielle Geräte für besondere Anforderungen

Als mobiles Klein-Gerät dient der

1. Brother DS-640 Mobile Scanner

Dieser tragbare Einzugscanner von Fujitsu für etwa 115 € ist die Lösung wenn Sie gar keinen Platz haben oder unterwegs mit dem Laptop scannen möchten. Er findem Platz im kleinsten Büro und in der der kleinten Tasche.

2. NetumScan Buchscanner SD-800NC

Diese Gerät für etwa 90 € ist ebenfalls auf den mobilen Einsatz optimiert, jedoch speziell zum Scannen von Büchern bzw. gebundenen Seiten vorgesehen.

Wissenswertes zu Dateiformaten

Dokumentenscanner unterstützen das Speichern in mehreren Formaten (TIFF FAX Gruppe 4, JPG, GIF, PNG, BMP, PDF, ggf. auch noch weitere). Sie sollten für das Scannen von Dokumenten in Schwarz-Weiß immer TIFF FAX Gruppe 4 als Dateiformat zum Speichern wählen. Dieses bietet hier die Beste Kompression. In allen anderen Fällen sollten Sie JPEG als Dateiformat zum Speichern verwenden. PDF ist für das komprimierte Speichern von Dateien nicht geeignet, die PDFs werden größer als die TIFF- bzw. JPEP-Datei. Grundsätzlich ist wichtig dass Dateien so klein wie möglich sind, Speicherplatz ist heutzutage zwar i.d.R. kein Problem und ausreichend vorhanden, große Dateien bedeuten aber längere Ladezeiten bei der Anzeige und längeren Zeitbedarf bei der Übertragung im Netzwerk bzw. Internet. Das Arbeiten im Home-Office wird also durch unnötig große Dateien unnötig gehindert. Hier noch ein paar kurze Details zu verschiedenen Formaten:

• JPEG- / JPG-Format (Joint Photographic Experts Group Format)
Das JPEG-Format ist am weitesten verbreitet zur Speicherung von Bilddateien. Das Format komprimiert die Daten sodass möglichst wenig Speicherplatz verwendet wird. Es handelt sich aber auch um ein verlustbehaftetes Format, d.h. je höher die Kompressionsstufe (diese ist einstellbar) desto mehr Bildinformationen gehen verloren. Die Informationen werden auch bei jedem Speichervorgang komprimiert, je öfter Sie ein Bild in diesem Format also neu abspeichern, desto schlechter wird die Qualität.
• TIFF FAX Gruppe 4-Format (Tagged Image File Format)
Das TIFF FAX Gruppe 4-Format ist ebenfalls ein bekanntes Dateiformat zur komprimierten Speicherung monochromer (schwarz-weißer) Bilddateien. Beim (erneuten) Speichern einer Datei im TIFF-Format werden ausschließlich die Bildinformationen geändert, die eine Änderung erfahren haben.
• GIF-Format (Graphic Interchange Format)
Dieses Format hat die Besonderheit dass es auch Animationen und transparente Hintergründe erlaubt. Es ist ebenfalls ein sehr kompaktes Format, verfügt jedoch nur über eine eingeschränkte Farbpalette (256 Farben)
• PNG-Format (Portable Network Graphics Format)
Das PNG-Format erlaubt transparente Hintergründe und eine gute Kompression (kleine Dateien).
• BMP-Format (Bitmap Format)
Das BMP-Format kann mal als Windows-Standard-Format bezeichnen weil es von der Windows-eigenen Paint-Software (Malprogramm statt). Es ist sehr präzise und weit verbreitet aber unkomprimiert, es entstehen also sehr große Dateien.

Wissenswertes zu Farbe und Auflösung

Mit welcher Auflösung Sie scannen und ob in Farbe oder Schwarz-Weiß hat erheblichen Einfluss auf die resultierenden Dateigrößen, also den Speicherplatz den Sie benötigen oder die Zeit für das Laden oder Übertragen einer Datei. Grundsätzlich gilt daher dass Sie nur in Farbe scannen sollten was Sie unbedingt in Farbe benötigen. Das Bundesministerium der Finanzen schreibt hierzu beispielsweise in den GoBD: „Eine vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt.“ Das Scannen in Schwarz-Weiß ist also völlig ausreichend solange durch das Weglassen der Farbe keine relevante Information verloren geht.

Die Auflösung bestimmt die Anzahl Bildpunkte die pro cm (bzw. Inch, dpi = dots per inch) erfasst und gespeichert werden und damit den Detailgrad des digitalen Abbilds. Da auch höhere Auflösungen größere Dateien erzeugen sollten Sie sich hier ebenfalls auf das Notwendige beschränken. Für eine möglichst optimale Texterkennung auch bei sehr klein gedrucktem Text empfehlen wir eine Auflösung von 300 dpi beim Scannen zu verwenden.