Am 01.01.2025 tritt die Pflicht zur E-Rechnung in Kraft. Aber kein Grund zur Sorge: Bis zum 01.01.2026 gibt es für Sie als Handwerker keinerlei Verpflichtungen, E-Rechnungen zu versenden. Da der Versand von E-Rechnungen aber langfristig gesehen sinnvoll ist, ist es ratsam, bereits jetzt mit den Vorbereitungen für die Umstellung zu starten, um auch langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Im Folgenden erhalten Sie die wichtigsten Infos und Empfehlungen zum Dokumentenmanagement und der Verwaltung von E-Rechnungen für Ihren Betrieb.
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Was ist die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine digitale Rechnung nach europäischer Norm im maschinenlesbaren Format.
Zum maschinenlesbaren Format zählt u.a. das ZUGFeRD Format. Neben der Erstellung einer komplexen XML-Version wird auch eine visuelle PDF-Rechnung erstellt, sodass Maschinen und Menschen die Rechnung lesen und verarbeiten können. Das macht es zum favorisierten Format, das sich nicht nur im B2B, sondern auch im B2C Umfeld eignet.
Reine E-Rechnungen, wie bspw. mit XRechnung Format, machen demgegenüber für Sie als Handwerksbetrieb zur Rechnungserstellung weniger Sinn, da kein visuelles PDF erstellt wird.
Bitte beachten Sie: Ein PDF oder das Format ZUGFeRD 1.0 entsprechen nicht den Voraussetzungen der E-Rechnung.
Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes hat das Bundesfinanzministerium beschlossen, dass zum 01.01.2025 eine E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen gilt.
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen ausstellen?
Die E-Rechnungspflicht gilt für Unternehmen, Selbstständige und Freelancer unter den folgenden Voraussetzungen:
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Sie führen ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland oder Sie sind selbstständig.
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Sie schreiben Rechnungen für Ihre steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze an andere Unternehmen im Inland (B2B).
Damit können Sie die Frage, ob Sie als Handwerker auch von der E-Rechnungspflicht betroffen sind, mit „JA“ beantworten.
Wie aber eingangs erwähnt, gibt es bis zum 01.01.2026 keine Verplfichtungen E-Rechnungen zu versenden.
Jedes Unternehmen muss ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen lediglich empfangen können.
Für den Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen, die Sie als Kleinunternehmer betreffen:
- Bis 31. Dezember 2026: Erlaubt sind Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen als PDF oder JPG.
- Ab 1. Januar 2027: Bei einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro im B2B-Bereich ist die E-Rechnung Pflicht.
- Ab 1. Januar 2028: E Rechnung ist für alle Pflicht und Papierrechnungen im B2B-Bereich entfallen komplett (Ausnahme: Fahrscheine und Kleinbetragsrechnungen bis 250€)
![E-Rechnungspflicht Fristen und Übergangsphasen]()
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung für mich als Handwerker?
Auch wenn die Vorbereitung auf die elektronische Rechnung zunächst einen Aufwand für Handwerksbetriebe darstellt, bietet die E-Rechnung für alle Beteiligten Vorteile: Für Sie als Kleinunternehmer, für Ihre Lieferanten und für den Rechnungsempfänger.
Folgende Aspekte sind für Sie als Handwerksbetrieb im Hinblick auf die Rechnungsstellung besonders interessant:
- Kosteneinsparung: Durch den digitalen Versand sparen Sie sich Kosten für Papier und Porto und reduzieren die Bearbeitungszeit bei der Rechnungserstellung nachhaltig.
- Weniger administrativer Aufwand: Rechnungen werden digital schneller empfangen und sicher zugestellt. Manuelle Prüfungen, ob alle vorgeschriebenen Rechnungsangaben enthalten sind, entfallen komplett.
- Schnellere Zahlungseingänge: Durch die schnelle Zustellung kann die gesamte Zahlungsabwicklung schneller erfolgen.
- Erhöhte Sicherheit: Automatisierung reduziert Fehlerquote gegenüber manueller Erfassung
- Besserer Überblick: Dank digitaler Archivierung jederzeit schnell auf die Rechnungen zugreifen. Kein Suchen im Papierordner mehr.
- Wettbewerbsvorteile: Sie ermöglichen auch künftig digitale Rechnungsabwicklung und können damit den Anforderungen von Kunden und Lieferanten gleichermaßen nachkommen.
Bedenken Sie zudem auch: Wenn Ihre Lieferanten die Umstellung auf E Rechnung frühzeitig angehen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die erhaltene E Rechnung auch lesen können. Das dahinterstehende XML-Format ist für Menschen nur schwer bis gar nicht lesbar.
E-Rechnungen aufbewahren und archivieren mit dem Docutain DMS
Als Kleinunternehmer sind Sie gemäß Bundesfinanzministerium dazu verpflichtet, Rechnungen, Belege und Steuerunterlagen zehn Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist gilt ebenfalls für E-Rechnungen.
Rechnungen, die elektronisch eingehen, müssen auch elektronisch gespeichert werden. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre E-Rechnungen ordnungsgemäß verwalten und archivieren, empfehlen wir ein digitales Dokumentenmanagementsystem wie Docutain. Docutain gewährleistet eine einfache und sichere Ablage all Ihrer Dokumente, auch E-Rechnungen. Damit stellt Docutain nachhaltig sicher, dass Sie erhaltene Rechnungen von Ihren Lieferanten lesen können und Rechnungen Ihrer Kunden schnell im Überblick haben.
Auch bereits vorhandene Papierrechnungen können Sie als Handwerker mit der Docutain-App oder einem angeschlossenen Scanner in die Docutain Windows-Applikation einscannen und dort als lesbare PDF aufbewahren.
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Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht für Handwerker
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Bei der PDF-Rechnung handelt es sich um die digitale Darstellung einer klassischen Papierrechnung im lesbaren Format. Damit fällt eine PDF-Rechnung ab dem 01.01.2025 unter den Begriff „sonstige Rechnung“.
Eine e-Rechnung hingegen ist im maschinenlesbaren Format wie ZUGFeRD oder XRechnung aufgebaut und gilt damit als hybrides Rechnungsformat. Es liefert ein PDF, welches aus strukturiertem Code besteht.
Ist XRechnung gleich E-Rechnung?
XRechnung ist ein Standard für die Art und die technische Zusammensetzung der Rechnungsinformationen in einem XML-Datensatz. Dieser XML-Datensatz entspricht einer elektronischen Rechnung. Der Standard ermöglicht den Empfang und die Weiterverarbeitung durch unterschiedliche Softwaresysteme.
Wie sieht eine E-Rechnung aus?
Die E-Rechnung enthält, wie auch eine traditionelle PDF- oder Papierrechnung, neben den Pflichtangaben nach dem Steuergesetz (§14 UstG) zusätzlich noch Metadaten, die eine direkte Weiterverarbeitung in Buchhaltungssystemen ermöglichen.