25. Januar 2021 by Sarah

Nebenkosten­abrechnung erstellen mit Docutain

Welchen Nutzen die Vermieter durch Docutain haben


Eine der elementaren Aufgaben der Vermieter nach § 556 BGB ist die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung (auch Nebenkostenabrechnung genannt), wenn der Mieter eine monatliche Abschlagszahlung für die Betriebskosten leistet. Dafür sammeln sich viele Unterlagen in Form von Rechnungen und Gebührenbescheiden an, die der Vermieter den Mietern zuordnet und die enthaltenen Kosten nach bestimmten Schlüsseln umlegt.
Wie Docutain Sie als Vermieter beim Nebenkostenabrechnung erstellen unterstützt und auf was genau es bei der Abrechnung zu achten gilt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Wie Docutain Sie bei der Nebenkosten­abrechnung unterstützt

Um alle Unterlagen zu einem Mieter übersichtlich und schnell beisammen zu haben, bietet sich die Dokumentenverwaltung mit Docutain an. Sobald Rechnungen und Belege an Sie als Vermieter gesendet werden, können Sie die Unterlagen mit der Docutain App einscannen und mit passenden Schlagworten (z.B. Nebenkostenabrechnung) versehen, sodass Sie die Dokumente den Mietern schnell zuordnen können. Das System der Schlagworte ermöglicht es auch, ein Dokument beispielsweise mehreren Mietern zuzuordnen. Starre Ordnerstrukturen sind damit ausgehebelt und die flexible Zuordnung der Dokumente mit verschiedenen Schlagworten ermöglicht ein individuelles Ordnungssystem. Wie dies funktionieren kann, haben wir bereits im Beitrag zu den Vorteilen der Nutzung von Docutain für Vermieter beschrieben.

In Vorbereitung für die Nebenkostenabrechnung kann so zum Beispiel in Docutain nach dem Schlagwort „Nebenkostenabrechnung“ gesucht werden und es werden alle dazu hinterlegten Dokumente in einem Überblick angezeigt, sodass die eigentliche Abrechnung nun starten kann.

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Mit Docutain können Sie Dokumente mithilfe der Suche nach bestimmten Schlagwörtern schnell finden.


Wichtige Informationen zur Nebenkosten­abrechnung für Vermieter

Timing ist alles: Fristen beachten!

Der Abrechnungszeitraum beträgt in den meisten Fällen 12 Monate und ist unabhängig von einem bestimmten Datum zu sehen. Wichtig ist die gesetzliche Abrechnungsfrist von einem Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums. Sollte die Nebenkostenabrechnung dem Mieter dann nicht vorliegen, verlieren Sie als Vermieter den Anspruch auf die in Rechnung gestellten Kosten. Hierbei gibt es eine Ausnahme, sollten Sie nicht für die Verspätung verantwortlich sein, weil Sie beispielsweise noch auf eine externe Abrechnung warten müssen.

Der Verlust des Anspruchs bei Fristverletzung gilt auch, wenn der Mieter schon ausgezogen ist. Bei einem Guthaben sieht es anders aus, denn dort findet die Auszahlung auch bei einer verspätet eingereichten Abrechnung statt. Der Abrechnungszeitraum sollte generell unbedingt auf der Abrechnung beschrieben sein.

Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter nach §286 Abs. 3 BGB nun 30 Tage Zeit, die Forderungen zu begleichen, wobei die Frist auch gleichermaßen für Sie als Vermieter gilt, sollte der Mieter eine Rückzahlung erhalten. Diese Regelung gilt, sofern keine weiteren Nebenabreden im Mietvertrag festgehalten wurden.


Was gehört in die Nebenkostenabrechnung und was nicht?

Als Vermieter dürfen Sie nur solche anfallenden Kosten auf den Mieter umlegen, die auch im Mietvertrag vereinbart sind. Die Rechtsgrundlage wird hierbei in § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) beschrieben, wonach gilt, dass umlagefähige Nebenkosten als laufende Kosten zu definieren sind, die wiederkehrend entstehen. Handelt es sich dagegen um einmalig anfallende Aufwendungen dürfen diese nicht einfach auf den Mieter umgelegt werden.
Sogenannte sonstige Betriebskosten können nur umgelegt werden, wenn Mieter und Vermieter die einzelnen Positionen im Mietvertrag detailliert vereinbart haben.

Unter umlagefähige Betriebskosten fallen beispielsweise: Gebäudeversicherung, Müllkosten, Grundsteuer, Heizkosten/Heiznebenkosten, Wasser und Abwassergebühren, Schornsteinfeger, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hausmeisterkosten, Betriebskosten eines Fahrstuhls, Kabelanschluss und sonstige Kosten, die im Mietvertrag beschrieben sind.

Demgegenüber zählen zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten beispielsweise Verwaltungskosten, Finanzierungskosten, Rechtsschutzversicherung oder Kosten für Reparatur- bzw. Instandhaltungsmaßnahmen. Diese dürfen explizit nicht auf den Mieter umgelegt werden.


Ordnung und Struktur zur Nachvollziehbarkeit

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Nebenkostenabrechnung sachgemäß dokumentiert und nachvollziehbar sein muss. Das bedeutet, dass auch Personen ohne betriebswirtschaftliche Kenntnisse in der Lage sein müssen, die Nebenkosten überprüfen zu können. Dazu sollten auch formelle Mindestkriterien erfüllt sein.

Zur Umlage der Betriebskosten kann der Vermieter vier Umlageschlüssel nutzen, die im Mietvertrag definiert sein müssen:

  • Wohnfläche,
  • Wohnenheiten,
  • Verbrauchsdaten oder
  • Personenzahl/ Einzelabrechnung

Liegt im Mietvertrag keine Definition der Umlageschlüssel vor, richtet sich die Berechnung der umlagefähigen Kosten automatisch an der Wohnfläche des Vermieters in Quadratmetern.


Es muss eindeutig dargestellt werden, wie die Gesamtkosten zustande kommen. Dazu ist die Auflistung der einzelnen Positionen mit den dahinterliegenden Umlageschlüsseln wichtig. Ebenso muss der Abzug von vorausbezahlten Nebenkosten durch den Mieter gelistet sein, um eine nachvollziehbare Summe bilden zu können. In dem Zuge ist das Beifügen der jeweiligen Rechnungen zur Überprüfung der Einzelpositionen elementar.

Nebenkostenabrechnung via Docutain versenden


Mit den beschriebenen Tipps haben Sie eine gute Grundlage für das Abrechnen der Nebenkosten.
Um dabei auch den Papierverbrauch nachhaltig zu reduzieren, kann die fertiggestellte Nebenkostenabrechnung mit den beigefügten Belegen schlussendlich aus Docutain heraus als PDF-Datei an den Mieter versendet werden.