25. Januar 2021 by Sarah

Nebenkostenabrechnung erstellen mit Docutain

Was Vermieter und Mieter alles beachten müssen - wertvolle Tipps und wichtige Informationen zusammengefasst

Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist für viele Mieter, aber auch Vermieter, ein unliebsames Thema. Das Auseinandersetzen mit unübersichtlichen Kostenaufstellungen, fehlenden Belegen und potenziellen Nachzahlungen leisten schreckt gerade Mieter vor der Überprüfung der Nebenkostenabrechnung ab.

Erfahren Sie daher in diesem Beitrag, was Vermieter bei der Erstellung beachten müssen und wie Sie häufige Fehler vermeiden. Dazu stellen wir Ihnen ein kostenloses Muster zum Download zur Verfügung.

Definition Nebenkostenabrechnung und Betriebskostenabrechnung

Eine der elementaren Aufgaben der Vermieter nach § 556 BGB ist die Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung. Synonym wird auch der Begriff Nebenkostenabrechnung genutzt, obwohl es Unterschiede zwischen Nebenkosten und Betriebskosten gibt. Voraussetzung für die Erstellung ist, dass der Mieter eine monatliche Abschlagszahlung für die Betriebskosten leistet. Dies ist im Mietvertrag vereinbart, wodurch bereits ein Anspruch entstanden ist.

Alternativ könnte im Mietvertrag auch eine Nebenkostenpauschale vereinbart worden sein (siehe §556 Abs. 2 S.1 BGB). Hierbei handelt es sich um einen fest vereinbarten Betrag, der vom Mieter entrichtet werden muss. In diesem Fall muss keine Abrechnung erfolgen. Es dürfen ausschließlich umlagefähige Betriebskosten durch eine Pauschale abgedeckt werden.

Was sind Nebenkosten?
Nebenkosten sind alle Kosten, die der Vermieter durch den Besitz und die Bewirtschaftung des Eigentums zu verzeichnen hat (z.B. Steuern, Versicherung, Reparaturen, u.v.m.). Bestimmte Kosten darf der Vermieter auf den Mieter umlegen, ihm also in Rechnung stellen.

Was sind Betriebskosten?
Als Betriebskosten werden nur die Nebenkosten bezeichnet, die regelmäßig anfallen (z.B. Wartungsarbeiten).

Einzuhaltende Fristen bei der Nebenkostenabrechnung

Der Abrechnungszeitraum beträgt in den meisten Fällen 12 Monate und ist unabhängig von einem bestimmten Datum zu sehen. Wichtig ist die gesetzliche Abrechnungsfrist von einem Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3). Sollte die Abrechnung dem Mieter dann nicht vorliegen, verlieren Sie als Vermieter den Anspruch auf die in Rechnung gestellten Kosten. Hierbei gibt es eine Ausnahme, sollten Sie nicht für die Verspätung verantwortlich sein, weil Sie beispielsweise noch auf eine externe Abrechnung warten müssen.

Der Verlust des Anspruchs bei Fristverletzung gilt auch, wenn der Mieter schon ausgezogen ist. Bei einem Guthaben sieht es anders aus, denn dort findet die Auszahlung auch bei einer verspätet eingereichten Abrechnung statt. Der Abrechnungszeitraum sollte generell unbedingt auf der Abrechnung beschrieben sein, um die Forderungen geltend bzw. den Anspruch geltend zu machen.

Nach Erhalt der Abrechnung hat der Mieter nach §286 Abs. 3 BGB nun 30 Tage Zeit, die Forderungen zu begleichen, wobei die Frist auch gleichermaßen für Sie als Vermieter gilt, sollte der Mieter eine Rückzahlung erhalten. Diese Regelung gilt, sofern keine weiteren Nebenabreden im Wohnungsmietvertrag oder Hausmietvertrag festgehalten wurden.

Der Mieter kann nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung gemäß § 556 Abs. 3 S.5 BGB Einspruch einlegen, sofern formelle oder materielle Mängel vorliegen. Der Mieter hat in dem Falle eine Begründungspflicht. Die Einwendungen müssen spätestens innerhalb einer Einwendungsfrist von 12 Monaten vorgetragen werden. Bei Fristversäumnis muss der Mieter die Abrechnung so akzeptieren, außer er hat die Verspätung selbst nicht zu vertreten.

Diese 12 Monats Frist entbindet den Mieter aber nicht davon, im Falle einer ausgewiesenen Nachzahlung in der Abrechnung, diese spätestens 30 Tage nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung unter Vorbehalt zu zahlen.

Wenn Sie als Vermieter eine Einwendung des Mieters in Hinblick auf die Abrechnung erhalten, ist es wichtig, dass Sie die Einwendung mit Beweisen entkräften können. Sie müssen bei begründeten Einwendungen auf den Mieter reagieren. Jede Partei ist durch die Beweislast verpflichtet, Fakten zu liefern, die zu deren Gunsten sprechen.

Was gehört in die Nebenkostenabrechnung und was nicht?

Als Vermieter dürfen Sie nur solche anfallenden Kosten auf den Mieter umlegen, die auch im Mietvertrag vereinbart sind. Die Rechtsgrundlage wird hierbei in § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) beschrieben. Diese ist zum 01.01.2014 in Kraft getreten. Danach gilt, dass umlagefähige Nebenkosten als laufende Kosten zu definieren sind, die wiederkehrend entstehen. Handelt es sich um einmalig anfallende Aufwendungen dürfen diese nicht einfach auf den Mieter umgelegt werden.

Daneben gibt es noch die Heizkostenverordnung (HeizkostenV), die die Kostenverteilung beim Betrieb einer zentralen Heizungs- und Warmwasser-Versorgungsanlage und bei einer eigenständigen gewerblichen Warmwasserbelieferung regelt.
Bei den warmen Betriebskosten gilt demnach die Abrechnung nach Leistungsprinzip. Bei den kalten Betriebskosten greift das Abflussprinzip.

Sogenannte sonstige Betriebskosten können nur umgelegt werden, wenn Mieter und Vermieter die einzelnen Positionen im Mietvertrag detailliert vereinbart haben. Hierunter können beispielsweise Kosten für die Reinigung von Dachrinnen oder die Wartung von Rauchmeldern fallen.

Unter umlagefähige Betriebskosten fallen beispielsweise: Gebäudeversicherung, Müllkosten, Grundsteuer, Heizkosten/Heiznebenkosten, Wasser und Abwassergebühren, Schornsteinfeger, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Hausmeisterkosten, Betriebskosten eines Fahrstuhls, Kabelanschluss und sonstige Kosten, die im Mietvertrag beschrieben sind.

Demgegenüber zählen zu den nicht umlagefähigen Betriebskosten beispielsweise Verwaltungskosten (auch vom Vermieter selbst geleistete Arbeitszeit), Finanzierungskosten, Leerstand, Anschlussgebühren für Kabel oder Satellitenschüssel, Grunderwerbsteuer, Einkommensteuer auf Mieteinnahmen, Erbschaftssteuer, Rechtsschutz- oder Hausratversicherung und Kosten für Reparatur- bzw. Instandhaltungsmaßnahmen. Der Vermieter ist laut §535 Abs. 1 BGB bei starker Abnutzung oder Defekt verpflichtet, die Wohnung oder das Mietshaus instand zu setzen. Dabei anfallende Kosten dürfen explizit nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Formale Kriterien einer Nebenkostenabrechnung

Sie stellen sich die Frage "Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?". Der Gesetzgeber schreibt vor, dass sie sachgemäß dokumentiert und nachvollziehbar sein muss. Das bedeutet, dass Personen ohne betriebswirtschaftliche Kenntnisse in der Lage sein müssen, die Nebenkosten überprüfen zu können. Dazu sollten formelle Mindestkriterien erfüllt sein.
Betriebskostenabrechnungen bedürfen der Schriftform und können per Post, E-Mail oder Fax zugestellt werden.

Inhaltliche Anforderungen, die der Gesetzgeber fordert:

• Name und Anschrift des Vermieters (oder der Hausverwaltung) und Name und Anschrift des Mieters,
• die klare Benennung des Abrechnungszeitraumes,
• die Benennung der genauen Immobilie, auf die sich die Abrechnung der Nebenkosten Miete bezieht (so konkret wie möglich),
• die Aufzählung der zugrundeliegenden Kostenarten, die sich aus dem Mietvertrag ergeben,
• die Auflistung etwaiger "sonstiger Betriebskosten",
• die Angabe der entstandenen Gesamtkosten des Vermieters für jede Kostenart,
• die Definition der vertraglich festgehaltenen Umlageschlüssel (siehe Beschreibung unten),
• die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Nebenkostenanteil nach den Betriebskostenarten,
• die bereits geleisteten Vorauszahlungen des Mieters,
• die Nennung des fälligen Restbetrags unter Abzug der Vorauszahlung.

Zur Umlage der Betriebskosten kann der Vermieter vier Umlageschlüssel nutzen, die im Mietvertrag definiert sein müssen:

• Wohnfläche (z.B. für Wasser und Abwasser),
• Wohneinheiten (z.B. für Grundsteuer),
• Verbrauchsdaten (z.B. für Heizung und Warmwasser) oder
• Personenzahl/ Einzelabrechnung (z.B. für Abfallgebühren)

Liegt im Mietvertrag keine Definition der Umlageschlüssel vor, richtet sich die Berechnung der umlagefähigen Kosten automatisch an der Wohnfläche des Vermieters in Quadratmetern.

Es muss eindeutig dargestellt werden, wie die Gesamtkosten zustande kommen. Dazu ist die Auflistung aller einzelnen Positionen mit den dahinterliegenden Umlageschlüsseln wichtig. Ebenso muss der Abzug von vorausbezahlten Nebenkosten durch den Mieter gelistet sein, um eine nachvollziehbare Summe bilden zu können.

In dem Zuge ist das Beifügen der jeweiligen Originalbelege (z.B. Verträge, Kontoauszüge, Rechnungen) zur Überprüfung der Einzelpositionen sinnvoll, denn Mieter haben ein Recht auf Belegeinsicht. Das bedeutet ein Recht auf Einsicht in die Originale. Diese können beim Vermieter eingesehen werden. Der Mieter hat allerdings keinen Anspruch auf Kopien der Belege zu den Nebenkosten. Das geht aus einem Urteil des Bundesgerichtshofs aus 2006 hervor (VIII ZR 78/05).
Zwar sollte die Betriebskostenabrechnung ohne Belege nachvollziehbar und verständlich sein, dennoch muss dem Mieter zur Überprüfung der Richtigkeit der umgelegten Kosten auf Nachfrage Einsicht in die Rechnungen, Gebührenbescheide etc. gewährt werden. Diese Ansprüche des Mieters auf Einsicht in die Belege sind in §259 BGB "Umfang der Rechenschaftspflicht" beschrieben. Daraus folgt auch, dass Belege dem Mieter erst nach Aufforderung des Mieters vorzulegen sind. Wenn der Mieter die Originalbelege zur Ansicht einfordert muss dieser dafür auch keinen besonderen Grund gegenüber dem Vermieter angeben.

Häufige Fehler

Bei der Erstellung der Abrechnung kommt es oftmals zu typischen Fehlern, die wir hier exemplarisch auflisten. Darauf sollten Sie als Mieter und Vermieter bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung achten:

• Die Nebenkostenabrechnung Frist wird nicht eingehalten
• Der Abrechnungszeitraum ist nicht korrekt oder ist nicht angegeben
• Es werden nicht umlegbare Nebenkosten eingerechnet
• Es wird kein oder ein unpassender Verteilerschlüssel angegeben oder Verteilerschlüssel werden vermischt
• Die einzelnen Kostenpositionen werden nicht oder nicht vollständig aufgelistet

Betriebskostenabrechnung Muster zum kostenlosen Download

Damit Sie als Vermieter die oben beschriebenen Fehler vermeiden, haben wir Ihnen eine kostenlose Vorlage für die Nebenkostenabrechnung zur Verfügung gestellt. Hieraus können Sie die grobe Struktur und den Aufbau erkennen. Die enthaltenen Angaben sind rein fiktiv und dienen der Veranschaulichung.

Kostenloses PDF Nebenkostenabrechnung Muster zum Download

Tipp: Nebenkostenabrechnung erstellen und mit Docutain verwalten

Um alle Unterlagen zu einem Mieter übersichtlich und schnell beisammen zu haben, bietet sich die Dokumentenverwaltung mit Docutain an. Sobald Rechnungen und Belege an Sie als Vermieter gesendet werden, können Sie die Unterlagen mit der Docutain App einscannen und mit passenden Schlagworten (z.B. Betriebskostenabrechnung) versehen. So können Sie die Dokumente den Mietern schnell zuordnen. Das System der Schlagworte ermöglicht es auch, ein Dokument beispielsweise mehreren Mietern zuzuordnen. Starre Ordnerstrukturen sind damit ausgehebelt. Stattdessen ermöglicht die flexible Zuordnung der Dokumente mit verschiedenen Schlagworten ein individuelles Ordnungssystem. In Vorbereitung für die Abrechnung kann so zum Beispiel in Docutain nach dem Schlagwort „Betriebskostenabrechnung“ gesucht werden und es werden alle dazu hinterlegten Dokumente in einem Überblick angezeigt, sodass die eigentliche Abrechnung nun starten kann.
Wie dies funktionieren kann, haben wir bereits im Beitrag zu den Vorteilen der Nutzung von Docutain für Vermieter beschrieben.

Neben den klassischen Dokumenten wie Rechnungen oder Gebührenbescheiden können in Docutain auch aufgenommene Zählerstände verwaltet werden. Dies bietet den Vorteil, dass Mieter und Vermieter die gleiche Dokumentenbasis haben und es keine Fehler beim manuellen Abschreiben der Stände geben kann. Wie einfach das Erfassen der Zählerstände mit Docutain funktioniert, haben wir in einem separaten Beitrag beschrieben: Zählerstände erfasse, übermittle und kontrolliere ich jetzt einfach mit Docutain.
Darüber hinaus können Sie bspw. Kostenentwicklungen aus Docutain nach Excel exportieren und so die Nebenkostenabrechnung in Excel vervollständigen.

Starten Sie mit der kostenfreien Testversion und lassen Sie sich von Docutain überzeugen!

Mit den beschriebenen Tipps haben Sie eine gute Grundlage für das Abrechnen der Nebenkosten.
Um dabei den Papierverbrauch nachhaltig zu reduzieren, kann die fertiggestellte Abrechnung aus Docutain heraus als PDF-Datei an den Mieter versendet werden. Dabei können Sie der Nebenkostenabrechnung Belege und weitere digitalisierte Dokumente direkt beifügen. Siehe hierzu auch: Post ohne Papier - sicherer, effektiver und kostenlos.