08. April 2021 by Pascal

Spesenabrechnung einfach und kompakt

Erfahren Sie von den gesetzlichen Hintergründen bis zu den aktuell gültigen Spesenpauschalen alles was Sie zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung wissen müssen.

Egal ob Sie eine Spesenabrechnung nur einmal im Jahr für die Steuer erstellen müssen oder auch öfter im Jahr für den Arbeitgeber, finden Sie hier schnell die relevanten Paragraphen und einfach erklärt worauf es ankommt. Wir haben Ihnen die aktuell gültigen Pauschalen zusammengestellt sowie hilfreiche Tipps zum Vorgehen.

Was gehört rein? - Grundlegendes zur Spesenabrechnung

Reisekosten oder auch Spesen zählen mit zu den sogenannten "Werbungskosten". Die gesetzliche Grundlage ist das Einkommensteuergesetz (EStG), § 9 Werbungskosten. Dieses richtet sich an alle Steuerpfichtigen, Arbeitnehmer wie auch Selbständige. Den Gesetzestext finden Sie hier beim Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz veröffentlicht:

Einkommensteuergesetz (EstG), § 9 Werbungskosten.

Weitere Hinweise und Ausführungen zu den Werbungskosten nach dem Einkommensteuergesetz (EStG) gibt das Bundesministerium der Finanzen im Einkommensteuerhandbuch:

Einkommensteuerhandbuch, BMF vom 23.12.2014 (BStBl 2015 I S. 26).

Eine Spesenabrechnung, oftmals auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet, fasst alle durch eine Geschäftsreise entstandenen Kosten zusammen. Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Arten von Kosten:

• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Reisenebenkosten

Dienst- oder auch Geschäftsreisen sind Reisen im Auftrag des Arbeitgebers. Typische Anlässe oder Beispiele sind:

• Außentermine mit Kunden, Lieferanten, Partnern
• Teilnahme an Messen, Tagungen, Kongressen
• Fortbildungsveranstaltungen

Fahrtkosten in der Spesenabrechnung

Gemäß § 9 Abs. 1, Nr. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) werden Aufwendungen für beruflich veranlasste Fahrten erstattet, die keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gemäß § 9 Abs. 4 EStG sind.

Zu den Fahrtkosten zählen unter anderem Taxikosten, Bahn-, Bus- oder Flugtickets. Diese sind in voller Höhe ansetzbar, sofern ein entsprechender Beleg vorhanden ist.

Bei Nutzung eines Dienstfahrzeugs statt des privaten PKW hingegen fallen keine privaten Kosten an, daher entstehen auch keine Spesen. Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs spielen die gefahrenen Kilometer eine Rolle wie auch der Fahrzeugtyp (PWK, Zweirad, …).

Für die Erstattung wird eine Kilometerpauschale angesetzt, diese beträgt 0,30 €/km für PKW und 0,20 €/km für motorisierte Zweiräder.

Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung

Gemäß § 9 Abs. 1, Nr. 5a Einkommensteuergesetz (EStG) werden für beruflich veranlasste Übernachtungen die notwendigen Aufwendungen, also die tatsächlichen Kosten erstattet.

Zu den Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung zählen Kosten für Hotelübernachtungen ebenso wie Mietkosten für Appartments. Ist in der Übernachtung ein Frühstück mit enthalten, so müssen die Kosten des Frühstücks rausgerechnet werden. Alternativ kann auch ein pauschaler Abzug beim Verpflegungsaufwand vorgenommen werden.

Verpflegungsmehraufwand in der Spesenabrechnung

Sogenannte Mehraufwendungen für die Verpflegung im Rahmen einer Auswärtstätigkeit können Sie geltend machen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG). Damit ist gemeint, dass bei Dienstreisen (Tätigkeiten abseits des üblichen Arbeitsplatzes) die Kosten zur eigenen Verpflegung höher als im Alltag sind. Coffee to go von der Tankstelle, Frühstück im Zug, Mittagessen im Restaurant, und die Getränke zum Essen oder am Abend. Man spricht daher vom sogenannten Verpflegungsmehraufwand.

Da Verpflegungsmehraufwände als Pauschalen vergütet werden (§ 9 Abs. 4a EStG, § 9 Abs. 5 EStG), ist erfreulicherweise kein Beleg notwendig. Pauschal bedeutet aber auch, dass nur ein gewisser Betrag erstattet wird, unabhängig davon ob die tatsächlichen Kosten höher oder niedriger waren. Wie hoch die Pauschale ausfällt, richtet sich nach der Dauer der Dienstreise und dem Reiseziel .

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gibt es eine kleine Tagespauschale und eine große Tagespauschale. Die kleine Tagespauschale wird gezahlt bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden, die große bei mehr als 24 Stunden. Das bedeutet bei mehrtägigen Dienstreisen gilt die kleine Tagespauschale für den An- und Abreisetag, für die Tage dazwischen gilt die große Tagespauschale.

Für Dienstreisen in das Ausland gelten je nach Land und Region andere Pauschalen. Die Pauschalen werden vom Bundesfinanzministerium regelmäßig aktualisiert und veröffentlicht.

Folgendes ist nach § 9 Absatz 4, Satz 8 EStG von der Pauschale abzuziehen wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter eine Mahlzeit zur Verfügung stellt:

• 20% für das Frühstück, wenn Sie z.B. im Hotel auch ein Frühstück hatten
• jeweils 40% für das Mittagessen und Abendessen, wenn Sie z.B. vom Kunden eingeladen wurden

Alternativ können Sie auch die tatsächlichen Kosten abziehen, falls Sie dies günstiger kommt als der pauschale Abzug. Hierzu benötigen Sie dann einen entsprechenden Beleg.

Übernachtungskosten werden üblicherweise vom Unternehmen übernommen. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, so gibt es auch eine sogenannte Übernachtungspauschale.

Für Dienstreisen an Ziele innerhalb Deutschlands gelten aktuell die folgenden Pauschalen:

• eine kleine Tagespauschale von 12 €
• eine große Tagespauschale von 28 €
• eine Übernachtungspauschale von 20 €

Für Dienstreisen ins Ausland gelten aktuell die folgenden Pauschalen:

Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021 (bundesfinanzministerium.de).

Hier die Pauschalen für die wichtigsten Länder:

Land	Große Tagespauschale (>24 Std.) in EURO	Kleine Tagespauschale (>8 Std.) in EURO	Übernachtungspauschale in EURO
Belgien	42	28	135
China
- Chengdu	41	28	131
- Hongkong	74	49	145
- Kanton	36	24	150
- Peking	30	20	185
- Shanghai	58	39	217
- im Übrigen	48	32	112
Dänemark	58	39	143
Estland	29	20	85
Finnland	50	33	136
Frankreich
- Lyon	53	36	115
- Marseille	46	31	101
- Paris sowie Departments 92, 93 und 94	58	39	152
- Straßburg	51	34	96
- im Übrigen	44	29	115
Griechenland
- Athen	46	31	132
- im Übrigen	36	24	135
Irland	58	39	129
Italien
- Mailand	45	30	158
- Rom	40	27	135
- im Übrigen	40	27	135
Kosovo	23	16	57
Kroatien	35	24	107
Lettland	35	24	76
Liechtenstein	56	37	190
Luxemburg	47	32	130
Monaco	42	28	180
Niederlande	47	32	122
Norwegen	80	53	182
Österreich	40	27	108
Polen
- Breslau	33	22	117
- Danzig	30	20	84
- Krakau	27	18	86
- Warschau	29	20	<109/td>
- im Übrigen	29	20	60
Portugal	36	24	102
Rumänien
- Bukarest	32	21	92
- im Übrigen	27	18	89
Russische Föderation
- Jekaterinburg	28	19	84
- Moskau	30	20	110
- St. Petersburg	26	17	114
- im Übrigen	24	16	58
Schweden	50	33	168
Schweiz
- Genf	66	44	186
- im Übrigen	64	43	180
Slowakische Republik	24	16	85
Slowenien	33	22	95
Spanien
- Barcelona	34	23	118
- Kanarische Inseln	40	27	115
- Madrid	40	27	118
- Palma de Mallorca	35	24	121
- im Übrigen	34	23	115
Tschechische Republik	35	24	94
Türkei
- Istanbul	26	17	120
- Izmir	29	20	55
- im Übrigen	17	12	95
Ukraine	26	17	98
Ungarn	22	15	63
Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
- Atlanta	62	41	175
- Boston	58	39	265
- Chicago	54	36	209
- Houston	63	42	138
- Los Angeles	56	37	274
- Miami	64	43	151
- New York City	58	39	282
- San Francisco	51	34	314
- Washington, D. C.	62	41	276
- im Übrigen	51	34	138
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland
- London	62	41	224
- im Übrigen	45	30	115
Weißrussland	20	13	98
Zypern	45	30	116

Bei der Einkommensteuererklärung werden die Mehraufwendungen für Verpflegung in der Anlage N erfasst:

Die Formulare zur Einkommensteuererklärung erhalten Sie online über das Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung:

Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung.

Reisenebenkosten in der Spesenabrechnung

Hierzu zählen im Prinzip alle anderen Kosten als die vorstehenden. Typische Beispiele:

• Bewirtungskosten
• Mitbringsel und Geschenke für Geschäftsfreunde
• Eintrittskarten, Teilnahmegebühren, Tagungsgelder
• Parkgebühren, Maut, Autobahngebühren, Fährkosten
• Gebühren für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
• Telefon- und Internetkosten

Welche Kosten werden NICHT erstattet?

Folgende Kosten sind generell nicht erstattungsfähig, gehören somit auch nicht in die Reisekostenabrechnung:

• Bußgelder (falsch Parken, Geschwindigkeitsübertretungen, …)
• Pay-TV
• Wellnessanwendungen

Vorlagen zur Reisekostenabrechnung

Zur Erstellung der Reisekostenabrechnung empfiehlt es sich eine Vorlage zu verwenden. So stellen Sie sicher, dass nichts vergessen geht was in die Abrechnung rein muss. Gleichzeitig sorgen Sie auch dafür, dass Ihre Abrechnungen immer den gleichen gewohnten Aufbau haben. Optimalerweise sollte es sich um eine Excel-Vorlage handeln, damit Sie Werte einfach eingeben können und Summen etc. automatisch errechnet werden. So vermeiden Sie Fehler in der Abrechnung.

Zur Abrechnung benötigen Sie auch die entsprechenden Belege (Taxi-Quittungen u.s.w.), daher sollten Sie diese am besten gleich bei Erhalt digitalisieren. Mit Ihrem Handy und Docutain geht das ganz einfach während der Reise. Den Dokumenten ordnen Sie bei der Ablage einfach das Schlagwort "Reisekosten" zu, so finden Sie bei der Erstellung Ihrer Abrechnung immer schnell und einfach alle Belege zur Abrechnung über das Schlagwort. Wenn Sie öfter reisen und Spesenabrechnungen dazu erstellen müssen, sollten Sie auch zusätzlich noch ein Schlagwort für den jeweiligen Reiseanlass mit vergeben, z.B. "Fortbildung Bilanzbuchhaltung Hannover 04.03.2021".

In Ausnahmefällen müssen Sie ggf. auch mal einen Eigenbeleg erstellen. Dies ist z.B. dann der Fall wenn Sie Trinkgeld gezahlt haben welches auf dem jeweiligen Bewirtungsbeleg nicht aufgeführt ist. Hierzu können Sie ebenfalls eine passende Vorlage verwenden.