Reisekostenabrechnung
08. April 2021 by Pascal

Spesenabrechnung einfach und kompakt

Alles Relevante zur Spesenabrechnung. Erfahren Sie welche Kosten und Pauschalen Sie ansetzen können, welche Neuerungen es gibt und was Sie beachten müssen.


Die meisten Arbeitnehmer wie auch Selbständige kennen wohl das leidige Thema Reisekosten. Sie müssen einmal im Jahr für die Steuererklärung eine Spesenabrechnung erstellen oder auch öfter im Jahr nach Dienstreisen für den Arbeitgeber. Erfahren Sie hier alles Wissenswerte zur Erstellung Ihrer Reisekostenabrechnung. Wir erklären welche was reigenhört und welche Kosten Sie nicht ansetzen können. Erfahren Sie hier was es an Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten gibt.



Was gehört rein? - Grundlegendes zur Spesenabrechnung

Dienstreisen Eine Spesenabrechnung, oftmals auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet, fasst alle durch eine Geschäftsreise entstandenen Kosten zusammen. Hierbei handelt es sich insbesondere um folgende Arten von Kosten:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Dienst- oder auch Geschäftsreisen sind Reisen im Auftrag des Arbeitgebers. Typische Anlässe oder Beispiele sind:

  • Außentermine mit Kunden, Lieferanten, Partnern
  • Teilnahme an Messen, Tagungen, Kongressen
  • Fortbildungsveranstaltungen

Fahrtkosten in der Spesenabrechnung

Zu den Fahrtkosten zählen unter anderem Taxikosten, Bahn-, Bus- oder Flugtickets. Diese sind in voller Höhe absetzbar, sofern ein entsprechender Beleg vorhanden ist.

Bei Nutzung eines Dienstfahrzeugs statt des privaten PKW hingegen fallen keine privaten Kosten an, daher entstehen auch keine Spesen. Bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs spielen die gefahrenen Kilometer eine Rolle wie auch der Fahrzeugtyp (PWK, Zweirad, …).

Für die Erstattung wird eine Kilometerpauschale angesetzt, diese beträgt 0,30 €/km für PKW und 0,20 €/km für motorisierte Zweiräder.


Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung

Zu den Übernachtungskosten in der Spesenabrechnung zählen Kosten für Hotelübernachtungen ebenso wie Mietkosten für Appartments. Ist in der Übernachtung ein Frühstück mit enthalten, so müssen die Kosten des Frühstücks rausgerechnet werden. Alternativ kann auch ein pauschaler Abzug beim Verpflegungsaufwand vorgenommen werden.


Verpflegungsmehraufwand in der Spesenabrechnung

Bei Dienstreisen (Tätigkeiten abseits des üblichen Arbeitsplatzes) sind die Kosten zur eigenen Verpflegung höher als im Alltag. Coffee to go von der Tankstelle, Frühstück im Zug, Mittagessen im Restaurant, und die Getränke zum Essen oder am Abend. Man spricht daher vom sogenannten Verpflegungsmehraufwand.

Da Verpflegungsmehraufwände als Pauschalen vergütet werden, ist erfreulicherweise kein Beleg notwendig. Pauschal bedeutet aber auch, dass nur ein gewisser Betrag erstattet wird, unabhängig davon ob die tatsächlichen Kosten höher oder niedriger waren. Wie hoch die Pauschale ausfällt, richtet sich nach der Dauer der Dienstreise und dem Reiseziel.

Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gibt es eine kleine Tagespauschale und eine große Tagespauschale. Die kleine Tagespauschale wird gezahlt bei einer Abwesenheit von 8-24 Stunden, die große bei mehr als 24 Stunden. Das bedeutet bei mehrtägigen Dienstreisen gilt die kleine Tagespauschale für den An- und Abreisetag, für die Tage dazwischen gilt die große Tagespauschale.

Für Dienstreisen in das Ausland gelten je nach Land und Region andere Pauschalen. Die Pauschalen werden vom Bundesfinanzministerium regelmäßig aktualisiert und veröffentlicht.

Folgendes ist von der Pauschale abzuziehen:

  • 20% für das Frühstück, wenn Sie z.B. im Hotel auch ein Frühstück hatten
  • 40% für das Mittagessen, wenn Sie z.B. vom Kunden eingeladen wurden

Alternativ können Sie auch die tatsächlichen Kosten abziehen, falls Sie dies günstiger kommt als der pauschale Abzug. Hierzu benötigen Sie dann einen entsprechenden Beleg.

Übernachtungskosten werden üblicherweise vom Unternehmen übernommen. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, so gibt es auch eine sogenannte Übernachtungspauschale.

Für Dienstreisen an Ziele innerhalb Deutschlands gelten aktuell die folgenden Pauschalen:

  • eine kleine Tagespauschale von 12 €
  • eine große Tagespauschale von 28 €
  • eine Übernachtungspauschale von 20 €

Für Dienstreisen ins Ausland gelten aktuell die folgenden Pauschalen:

Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021 (bundesfinanzministerium.de).

Hier die Pauschalen für die wichtigsten Länder:

Land Große Tagespauschale (>24 Std.) in EURO Kleine Tagespauschale (>8 Std.) in EURO Übernachtungspauschale in EURO
Belgien 42 28 135
China
- Chengdu 41 28 131
- Hongkong 74 49 145
- Kanton 36 24 150
- Peking 30 20 185
- Shanghai 58 39 217
- im Übrigen 48 32 112
Dänemark 58 39 143
Estland 29 20 85
Finnland 50 33 136
Frankreich
- Lyon 53 36 115
- Marseille 46 31 101
- Paris sowie Departments 92, 93 und 94 58 39 152
- Straßburg 51 34 96
- im Übrigen 44 29 115
Griechenland
- Athen 46 31 132
- im Übrigen 36 24 135
Irland 58 39 129
Italien
- Mailand 45 30 158
- Rom 40 27 135
- im Übrigen 40 27 135
Kosovo 23 16 57
Kroatien 35 24 107
Lettland 35 24 76
Liechtenstein 56 37 190
Luxemburg 47 32 130
Monaco 42 28 180
Niederlande 47 32 122
Norwegen 80 53 182
Österreich 40 27 108
Polen
- Breslau 33 22 117
- Danzig 30 20 84
- Krakau 27 18 86
- Warschau 29 20 <109/td>
- im Übrigen 29 20 60
Portugal 36 24 102
Rumänien
- Bukarest 32 21 92
- im Übrigen 27 18 89
Russische Föderation
- Jekaterinburg 28 19 84
- Moskau 30 20 110
- St. Petersburg 26 17 114
- im Übrigen 24 16 58
Schweden 50 33 168
Schweiz
- Genf 66 44 186
- im Übrigen 64 43 180
Slowakische Republik 24 16 85
Slowenien 33 22 95
Spanien
- Barcelona 34 23 118
- Kanarische Inseln 40 27 115
- Madrid 40 27 118
- Palma de Mallorca 35 24 121
- im Übrigen 34 23 115
Tschechische Republik 35 24 94
Türkei
- Istanbul 26 17 120
- Izmir 29 20 55
- im Übrigen 17 12 95
Ukraine 26 17 98
Ungarn 22 15 63
Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
- Atlanta 62 41 175
- Boston 58 39 265
- Chicago 54 36 209
- Houston 63 42 138
- Los Angeles 56 37 274
- Miami 64 43 151
- New York City 58 39 282
- San Francisco 51 34 314
- Washington, D. C. 62 41 276
- im Übrigen 51 34 138
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland
- London 62 41 224
- im Übrigen 45 30 115
Weißrussland 20 13 98
Zypern 45 30 116

Bei der Einkommensteuererklärung werden die Mehraufwendungen für Verpflegung in der Anlage N erfasst:

Mehraufwendungen für Verpflegung in der Einkommensteuererklärung

Die Formulare zur Einkommensteuererklärung erhalten Sie online über das Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung:

Formular-Management-System (FMS) der Bundesfinanzverwaltung.


Reisenebenkosten in der Spesenabrechnung

Hierzu zählen im Prinzip alle anderen Kosten als die vorstehenden. Typische Beispiele:

  • Bewirtungskosten
  • Mitbringsel und Geschenke für Geschäftsfreunde
  • Eintrittskarten, Teilnahmegebühren, Tagungsgelder
  • Parkgebühren, Maut, Autobahngebühren, Fährkosten
  • Gebühren für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Telefon- und Internetkosten

Welche Kosten werden NICHT erstattet?

Folgende Kosten sind generell nicht erstattungsfähig, gehören somit auch nicht in die Reisekostenabrechnung:

  • Bußgelder (falsch Parken, Geschwindigkeitsübertretungen, …)
  • Pay-TV
  • Wellnessanwendungen

Vorlagen zur Reisekostenabrechnung

Zur Erstellung der Reisekostenabrechnung empfiehlt es sich eine Vorlage zu verwenden. So stellen Sie sicher, dass nichts vergessen geht was in die Abrechnung rein muss. Gleichzeitig sorgen Sie auch dafür, dass Ihre Abrechnungen immer den gleichen gewohnten Aufbau haben. Optimalerweise sollte es sich um eine Excel-Vorlage handeln, damit Sie Werte einfach eingeben können und Summen etc. automatisch errechnet werden. So vermeiden Sie Fehler in der Abrechnung.

Reisekosten in Docutain Zur Abrechnung benötigen Sie auch die entsprechenden Belege (Taxi-Quittungen u.s.w.), daher sollten Sie diese am besten gleich bei Erhalt digitalisieren. Mit Ihrem Handy und Docutain geht das ganz einfach während der Reise. Den Dokumenten ordnen Sie bei der Ablage einfach das Schlagwort "Reisekosten" zu, so finden Sie bei der Erstellung Ihrer Abrechnung immer schnell und einfach alle Belege zur Abrechnung über das Schlagwort. Wenn Sie öfter reisen und Spesenabrechnungen dazu erstellen müssen, sollten Sie auch zusätzlich noch ein Schlagwort für den jeweiligen Reiseanlass mit vergeben, z.B. "Fortbildung Bilanzbuchhaltung Hannover 04.03.2021". In Ausnahmefällen müssen Sie ggf. auch mal einen Eigenbeleg erstellen. Dies ist z.B. dann der Fall wenn Sie Trinkgeld gezahlt haben welches auf dem jeweiligen Bewirtungsbeleg nicht aufgeführt ist. Hierzu können Sie ebenfalls eine passende Vorlage verwenden.