Wohnungsübergabe­ kostenlose Checkliste für Mieter und Vermieter
06. November 2020 by Klaus

Wohnungsübergabe - Wissenswertes für Mieter und Vermieter

kostenlose Vorlagen für Wohnungsübergabeprotokolle


Der Einzug in neue Wohnung oder der Auszug aus der alten Wohnung führt häufig zu Streitigkeiten zwischen Mieter und Vermieter der Wohnung. Ursache sind meist Unklarheiten bezüglich Verantwortlichkeiten.

  • Der Kratzer war doch bereits beim Einzug im Parkett.
  • Der Mieter wollte noch einen dritten Haustürschlüssel zurückgeben.
  • Der Vermieter wollte das undichte Fenster innerhalb von 14 Tagen reparieren.
  • usw.

Im Folgenden erhalten Sie detaillierte Informationen was bei der Wohnungsübergabe zu beachten ist und warum Sie ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen sollten. Im Anschluss wird erläutert, wie Sie die Dokumentation vereinfachen und die Sicherheit erhöhen können.



Warum muss man ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen?

Gemäß einer Umzugsstatistik aus 2016 ziehen über 11 Millionen Menschen in Deutschland pro Jahr um Mit dem Einzug in eine Mietwohnung oder ein Haus beginnt ein Verhältnis zwischen zwei Parteien, mit dem Auszug endet es. Hierbei kommt es immer wieder zu Streitigkeiten, wenn Verantwortlichkeiten nicht klar sind, die Ansichten zu Schaden oder Gebrauchsspuren abweichen oder Absprachen nicht eingehalten werden.

Diese meist unnötigen Streitigkeiten können durch eine gemeinsame Begehung aller Räume mit sorgfältiger Dokumentation des Zustands der Wohnung in einem Wohnungsübergabeprotokoll häufig vermieden werden. Getroffene Vereinbarungen wie ausstehende Renovierungen oder unterschiedliche Positionen zu Schäden oder Zustand sind ebenfalls zu dokumentieren, damit Mieter und Vermieter das Dokument mit gutem Gewissen unterschreiben können.

Sollte es trotzdem zu einem Streit kommen, haben beide Parteien eine Urkunde mit erheblicher Beweiskraft.

Wird kein Wohnungsübergabeprotokoll erstellt, kann dies sowohl für Mieter als auch Vermieter erhebliche Folgen haben.

z.B.:

Zieht ein Mieter ohne Wohnungsübergabe in eine Wohnung ein oder wurde kein Protokoll erstellt, kann er beim Auszug für die durch den Vormieter verursachten Schäden haftbar gemacht werden.

Ist keine Wohnungsübergabe mit Übergabeprotokoll beim Auszug des Vormieters erfolgt, müssen Schäden des Vormieters, die bei der Wohnungsübergabe an den Mieter erkannt werden, durch den Vermieter beseitigt werden. Hierdurch entstehen dem Vermieter unnötige Kosten und das Vertrauen des Mieters in den Vermieter kann geschädigt werden. Sollte es zu Verzögerungen beim Einzug des neuen Mieters kommen, muss der Vermieter für die hieraus entstehenden Schäden haften. Er muss selbst dann haften, wenn nicht er, sondern der Vormieter verantwortlich ist.


Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll und was muss enthalten sein?

Wohnungsübergabeprotokoll Das Protokoll der Wohnungsübergabe dokumentiert möglichst detailliert den Zustand der Wohnung, Zählerstände und ggf. getroffene Absprachen. Das Übergabeprotokoll muss zumindest folgende Angaben enthalten:

  • Name und Adresse der anwesenden Personen (gegebenenfalls Zeugen)

  • Anschrift und Lage der Wohnung

  • Datum der Übergabe

  • Zählerstände für Strom, Wasser und Gas

  • Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel (Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, usw.)

  • Vorhandene Mängel und Schäden an der Wohnung, wie Kratzer in Parkett oder Türen, gesprungene Fliesen, undichte Fenster, feuchte Stellen, usw.

  • Da normale Gebrauchsspuren vom Vermieter der Wohnung anders als vom Mieter der Wohnung bewertet werden können, sollten alle vorhanden Gebrauchsspuren dokumentiert werden.

  • Bauliche Veränderungen durch den Vormieter, die bei der Rückgabe der Wohnung nicht vom Mieter der Wohnung zurück zu bauen sind.


Eine optimale PDF-Vorlage zum kostenfreien Download können Sie hier laden.

Kostenlose Vorlage Wohnungsübergabeprotokoll PDF zum Download

Falls Sie das Protokoll vor dem Termin vorausfüllen oder an Ihre Bedürfnisse anpassen möchten, können Sie die Vorlage auch als Word Dokument laden.

Kostenlose Wohnungsübergabeprotokoll Word zum Download und Anpassen

Die Zählerstände lassen sich sehr einfach per Foto dokumentieren. Dies hat den Vorteil, dass es nicht zu Schreibfehlern kommen kann. Siehe hierzu unseren Blogbeitrag: Zählerstände sicher und effektiv mit Docutain erfassen und aufbewahren.

Schäden sollten ebenfalls per Foto dokumentiert werden.


Wohnungsübergabe vor dem Einzug.

Mieter und Vermieter müssen einen Termin vereinbaren, an dem beide genügend Zeit haben, um alle Räume zu begehen und genau zu begutachten. Die Besichtigung sollte bei Tageslicht erfolgen, damit schlechte Lichtverhältnisse die Begutachtung nicht behindern und vorhandene Schäden nicht übersehen werden. Der Vormieter muss die Wohnung geräumt und in den Stand gemäß Mietvertrag versetzt haben. Dies bedeutet, dass falls die Wohnung gemäß Mietvertrag renoviert übergeben werden muss, die Renovierungsarbeiten abgeschlossen sein sollten.

Zur Vorbereitung der Wohnungsübergabe ist es sinnvoll eine Checkliste mit den zu prüfenden und zu dokumentierenden Punkten zu erstellen.

  • Schließen die Fenster leichtgängig und dicht?
  • Schließen die Türen und sind sie unbeschädigt?
  • Ist Schimmel zu erkennen oder gibt es feuchte Stellen?
  • Funktioniert die Toilettenspülung?
  • Lassen sich alle Wasserhähne leicht öffnen und schließen, tropfen sie nicht? Wird das warme Wasser zügig warm? Läuft das Wasser schnell ab?
  • Sind die Böden sauber und ohne Beschädigungen?
  • Sind Fließen, Badewanne, Dusche und Wachbecken unbeschädigt?
  • Sind viele Bohrlöcher vorhanden ist dies im Protokoll zu dokumentieren.
  • Entspricht der Zustand der Wohnung dem Mietvertrag, d.h. ist die Wohnung renoviert oder nur besenrein?
  • Falls eine Küche oder sonstige Elektrogeräte mit vermietet werden, funktioniert alles fehlerfrei?
  • Falls Nebenräume wie Keller, Dachboden oder Garage vermietet werden, sind die Räume besenrein und ohne Beschädigungen?
  • Ist das Treppenhaus und der Flur ohne Beschädigung?
  • Wurden sämtliche Schlüssel übergeben?
  • Wie sind die Zählerstände für Strom, Wasser, Gas?

Sollten Schäden oder Mängel gefunden werden sind diese im Übergabeprotokoll zu dokumentieren. Hierzu sind, falls sinnvoll und möglich Fotos zur genauen Dokumentation zu machen.

Sollte es größere Gebrauchsspuren geben, die vom Mieter und Vermieter als Gebrauchsspuren anerkannt werden, sollten diese im Protokoll als solche dokumentiert werden. Dies beugt Streitigkeiten beim Auszug vor.


💡Tipp: Alle Absprachen in das Wohnungsübergabeprotokoll schreiben.

Sollten Absprachen bezüglich Renovierungen oder Reparaturen getroffen werden, müssen diese möglichst genau dokumentiert werden. Termine für die Arbeiten sollten ebenfalls angegeben werden.


Wohnungsübergabe vor dem Auszug.

Bei der Wohnungsübergabe sind die Räume besenrein zu übergeben Gemäß §535 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist der Vermieter verpflichtet die Mietwohnung dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten.

Im Mietvertrag können diese Verpflichtungen teilweise an den Mieter übertagen werden. Hierbei wird oft die Pflicht zur Ausführung von Schönheitsreparaturen an den Mieter übertragen.

Es gibt keine geltende gesetzliche Definition was Schönheitsreparaturen sind BGH XII ZR 15/07

Enthält der Mietvertrag keine detaillierten Angaben, wird von den Gerichten die Angaben gemäß §28 Absatz 4 Satz 3 II. BV als Definition verwendet.

Hiernach beinhalten Schönheitsreparaturen:

  • Tapezieren

  • Anstreichen oder Kalken der Wände und Decken

  • Streichen der Fußböden, Heizkörper einschließlich Heizrohre, der Innentüren sowie der Fenster und Außentüren von innen

Beim Streichen der Wände sollten neutrale Farben verwendet werden, vorzugsweise weiß und im Vorfeld mit dem Vermieter besprochen worden sein.

Sind keine Angaben zur Reinigung der Wohnung im Mietvertrag enthalten, ist die Wohnung besenrein zu übergeben. Besenreinheit beschränkt sich auf das Beseitigen grober Verschmutzungen BGH VIII ZR 124/05. Hierzu zählt aber nicht nur das Ausfegen des Bodens, sondern alles was im übertagenden Sinn mit einem Besen entfernt werden kann. Z.B. Leeren der Mülleimer, Schränke und des Kühlschranks. Entfernen von Spinnweben, ...

Im Mietvertrag kann jedoch auch eine darüber hinaus gehende Reinigungspflicht vereinbart werden. Hierzu werden verschiedenste Formulierungen verwendet, wie „sorgfältig gereinigt“, „in sauberem Zustand“ oder „ordnungsgemäß geputzt“.

Wurden während der Mietzeit Ein- oder Umbauten vorgenommen, muss der Mieter diese vor dem Auszug zurückbauen. Dies gilt selbst wenn dem Vermieter diese Umbauten bekannt sind (LG Saarbrücken 01.03.2013 Az.: 10 S 170/12). Rückbauten sind nicht notwendig, wenn der Vermieter ausdrücklich den Veränderungen zustimmt und auf den Rückbau bei Auszug verzichtet.

Gibt es hierzu keine schriftliche Vereinbarung, ist frühzeitig vor dem Auszug eine schriftliche Klärung notwendig.

Wurde die Wohnung mit Möbeln oder Einbaugeräten (wie Kühlschrank oder Herd) vermietet und diese durch den Mieter ausgetauscht, müssen die ursprünglichen Möbel und Geräten zum Auszug wieder an Ort und Stelle gebracht werden. Einbaugeräte müssen wieder eingebaut werden. Sind die alten Möbel und Geräte nicht mehr vorhanden, muss mindestens gleichwertiger Ersatz erfolgen. Damit es bei der Wohnungsübergabe keine unnötigen Diskussionen zum Ersatz gibt, sollte möglichst frühzeitig vor dem Übergabetermin geklärt sein, dass ein Austausch erfolgt ist und der Ersatz gleichwertig ist.

Gibt es bei der Übergabe unüberbrückbare unterschiedliche Positionen, müssen diese im Wohnungsübergabeprotokoll dokumentiert werden. Damit können dann beide Parteien das Protokoll guten Gewissens unterzeichnen. Eine Dokumentation unterschiedlicher Positionen ist eine gute Basis für eine spätere einvernehmliche Einigung oder auch eine gerichtliche Klärung.


Mieter oder Vermieter verweigern die Wohnungsübergabe.

Es gibt weder eine gesetzliche Pflicht zur Wohnungsübergabe noch zur Erstellung eines Wohnungsübergabeprotokolls. Dies bedeutet, weder Mieter noch Vermieter können gezwungen werden ein Protokoll der Wohnungsübergabe zu erstellen oder zu unterschreiben.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll ist jedoch eine Urkunde §416 Beweiskraft von Privaturkunden (ZPO), die in einem möglichen Rechtstreit einen entscheidenden Beweis darstellen kann. Es ist daher in beiderseitigem Interesse die Übergabe gemeinsam durchzuführen, das Ergebnis und ggf. getroffene Vereinbarungen schriftlich zu dokumentieren und zu unterschreiben.

Mieter als auch Vermieter können Vertreter bevollmächtigen. Bei Vermietern erfolgt die Übergabe häufiger durch Hausmeister, Hausverwalter oder Makler. Haftbar sind jedoch immer Vermieter und Mieter.


💡Tipp: Wohnungsübergabe möglichst persönlich durchführen.

Wann immer möglich sollten Mieter und Vermieter persönlich die Wohnungsübergabe durchführen. Mögliche Vertreter müssen vertrauenswürdig sein und auch möglichst Entscheidungen treffen können. Sollte es kleiner Schäden geben, kann vor allem ein Vertreter des Mieters schnell überfordert sein, ob er eine Entscheidung treffen kann oder nicht.


Kaution und Wohnungsübergabeprotokoll.

Die Mietkaution, die der Mieter beim Vermieter hinterlegt hat, ist Eigentum des Mieters. Beim Auszug hat der Mieter das Recht sein Geld zurückzuerhalten.

Voraussetzung ist, dass der Mieter ausgezogen ist und er die Wohnung dem Vermieter in einem ordnungsgemäßen Zustand übergeben hat.

Eine rechtssichere Übergabe erfolgt durch ein von beiden Parteien unterschriebenes Wohnungsübergabeprotokoll.

Steht dann fest, dass der Vermieter keine weiteren Ansprüche gegen den Mieter hat, ist die Mietkaution sofort zurückzuzahlen. Sollte die letzte Nebenkostenabrechnung noch nicht erfolgt sein, kann der Vermieter hierfür einen angemessenen Teil der Kaution zurückhalten.

Der Vermieter muss jedoch prüfen können, ob er noch Ansprüche gegen den Mieter hat. Eine gesetzlich festgelegte Frist gibt es hierzu jedoch nicht, in der Praxis kann die Prüfung 3 bis 6 Monate dauern.

Ein fehlendes Wohnungsübergabeprotokoll kann die Prüfung und damit die Rückzahlung erheblich verzögern.


Bei der Wohnungsübergabe wurden Schäden übersehen.

Selbst bei einer gewissenhaften gemeinsamen Begehung kann es vorkommen, dass Schäden übersehen werden. Defekte Steckdosen, undichte Fenster, defekte Heizkörper, Schimmel unter der Tapete, werden häufig erst nach dem Einzug durch den Mieter entdeckt. Auch wenn diese Schäden nicht im Übernahmeprotokoll aufgeführt sind, muss der Vermieter sie beseitigen.

Der Vermieter ist gesetzlich dazu verpflichtet die Wohnung in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen §535 Inhalt und Hauptpflichten des Mietvertrags (BGB)

Kleinere Schäden, wie Kratzer im Parkett, verschmutzter Teppichboden, gerissene Fliesen müssen jedoch nicht mehr behoben werden. Diese Schäden sind als Schönheitsmängel anzusehen und gefährden daher nicht die Nutzung der Wohnung. Haben sich Mieter und Vermieter im Rahmen der Übergabe auf eine Beseitigung geeinigt und ist diese im Protokoll vermerkt, muss der Vermieter sie beseitigen.

Werden beim Auszug Schäden übersehen, hat der Vermieter in der Regel keinen Anspruch gegenüber dem Mieter auf Reparatur oder Entschädigung. Eine Ausnahme bilden hier nur versteckte und vom Mieter arglistig verschwiegene Mängel.


Docutain vereinfacht die Dokumentation und erhöht die Sicherheit

Wohnungsübergabeprotokoll Nach Abschluss der Besichtigung ist das Protokoll von allen Beteiligten zu unterschreiben. Mieter und Vermieter benötigen jeweils eine Kopie der Unterlagen.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll zweimal auszufüllen und zu unterschreiben ist keine sichere und effektive Lösung. In Streitfällen kommt es immer wieder zu Aussagen wie beispielsweise: "Das habe ich so nie unterschrieben!" Welches dann letztendlich das korrekte Dokument ist, lässt sich anhand der beiden Dokumente nicht mehr nachweisen. Jeder kann in seiner Version Änderungen vornehmen.

Die erstellten Fotos können zwar per Mail oder WhatsApp ausgetauscht werden, dies ist aber auch nicht wirklich optimal.

Wir empfehlen Ihnen daher Docutain zu nutzen.

Mit Docutain können die Fotos der Zählerstände, Fotos ggf. vorhandener Schäden, baulichen Veränderungen, die beim Auszug nicht zurück gebaut werden müssen, und das unterschriebene Protokoll zu einem Dokument zusammengefasst werden.

Die vollständigen Unterlagen sind dann beim Ersteller sicher in Docutain verwahrt und können an alle anderen Beteiligten per Mail, WhatsApp oder sonstige elektronische Kommunikation als PDF-Dokument zugesendet werden.

Wir empfehlen Ihnen alle Dokumente wie Mietvertrag, Einzugsbestätigung, Ab- und Anmeldung des Energieversorgers, usw. in Docutain zu verwalten. Sie haben dann alle relevanten Unterlagen sicher aufbewahrt und jederzeit Zugriff.


Häufig gestellte Fragen

Wann muss die Wohnungsübergabe stattfinden?

Nach §546 ist der Mieter verpflichtet, die Mietsache nach Beendigung des Mietverhältnisses in einem vertragsgemäßen Zustand zurückzugeben. Der Mieter hat hierbei eine Bringschuld, dies bedeutet der Mieter muss einen Termin vorschlagen.

Was bedeutet besenreine Wohnungsübergabe?

Besenreinheit beschränkt sich auf das Beseitigen grober Verschmutzungen BGH VIII ZR 124/05. . Hierzu zählt aber nicht nur das Ausfegen des Bodens, sondern alles was im übertagenden Sinn mit einem Besen entfernt werden kann. Z.B. Leeren der Mülleimer, Schränke und des Kühlschranks. Entfernen von Spinnweben, ...

Was muss man bei Wohnungsübergabe beachten?

Sind keine Angaben zur Reinigung der Wohnung im Mietvertrag enthalten, ist die Wohnung besenrein zu übergeben.
Ist der Mieter im Mietvertrag zur Ausführung von Schönheitsreparaturen verpflichtet, beinhalten diese, Tapezieren, Anstreichen oder Kalken der Wände und Decken und Streichen der Fußböden, Heizkörper einschließlich Heizrohre, der Innentüren sowie der Fenster und Außentüren von innen.

Worauf Achten bei Wohnungsübergabe Einzug?

Mieter und Vermieter müssen einen Termin vereinbaren, an dem beide genügend Zeit haben, um alle Räume zu begehen und genau zu begutachten. Die Besichtigung sollte bei Tageslicht erfolgen, damit schlechte Lichtverhältnisse die Begutachtung nicht behindern und vorhandene Schäden nicht übersehen werden. Der Vormieter muss die Wohnung geräumt und in den Stand gemäß Mietvertrag versetzt haben. Dies bedeutet, dass falls die Wohnung gemäß Mietvertrag renoviert übergeben werden muss, die Renovierungsarbeiten abgeschlossen sein sollten.

Was sind versteckte Mängel bei Wohnungsübergabe?

Werden beim Auszug Schäden übersehen, hat der Vermieter in der Regel keinen Anspruch gegenüber dem Mieter auf Reparatur oder Entschädigung. Eine Ausnahme bilden hier nur versteckte und vom Mieter arglistig verschwiegene Mängel.



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