Wohnungsübergabe­ kostenlose Checkliste für Mieter und Vermieter
06. November 2020 by Sarah

Wohnungsübergabeprotokoll - Wissenswertes für Mieter und Vermieter

kostenlose Vorlagen für Wohnungsübergabeprotokolle


Beim Einzug und Auszug eines Mieters ist der Zustand der Wohnung möglichst genau schriftlich festzuhalten. Hierzu erstellt man ein Wohnungsübergabeprotokoll, welches für den Mieter und Vermieter gleichermaßen wichtig ist. Eine Vorlage zum Download finden Sie weiter unten in diesem Beitrag.



Sicherheit für Mieter und Vermieter durch das Wohnungsübergabeprotokoll

Gemäß einer Umzugsstatistik aus 2016 ziehen über 11 Millionen Menschen in Deutschland pro Jahr um In vielen Mietverhältnissen kommt es zu Streitigkeiten aufgrund von Unklarheiten bezüglich Verantwortlichkeiten.

  • Der Mieter sollte noch einen dritten Schlüssel erhalten
  • Der Vermieter wollte das undichte Fenster innerhalb von 14 Tagen reparieren
  • Der Kratzer war doch bereits beim Einzug im Parkett
  • usw.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll, in dem Mängel und Schäden detailliert beschrieben und getroffene Absprachen schriftlich festgehalten werden, kann solche Streitigkeiten meist verhindern. Ein Übergabeprotokoll ist zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben und niemand kann gezwungen werden zu unterschreiben, doch beide Seiten sollten aus eigenem Interesse aktiv mitarbeiten und unterschreiben.


Wann und wie fülle ich ein Wohnungsübergabeprotokoll aus?

Das Protokoll der Wohnungsübergabe hält etwaige Schäden oder Mängel bei einer Übergabe in ein neues oder bei Beendigung des Mietverhältnisses fest. Es wird zu Mietbeginn von beiden Parteien gemeinsam ausgefüllt, sinnvollerweise dann, wenn die Wohnung unmöbliert ist und Renovierungsarbeiten abgeschlossen sind. So kann der Vermieter den Mieter nicht für Schäden haftbar machen, die im Übergabeprotokoll festgehalten sind.

Beim Auszug bietet es sich an, einen gesonderten Termin mit dem Vermieter zu organisieren, bei dem die Wohnung gemeinsam begangen wird und das Übergabeprotokoll als Grundlage hinzugezogen wird. Wenn im Protokoll daraufhin keine Mängel festgehalten werden, steht einer Rückzahlung der Mietkaution meist nichts mehr im Wege. Bei potenziellen Uneinigkeiten sollten beide Sichten im Übergabeprotokoll dokumentiert und auch mit Bildbeweisen festgehalten werden, um diese im Nachgang zu klären.

Im Internet finden Sie zahlreiche Formulare zur Protokollierung der Wohnungsübergabe mit unterschiedlichstem Detaillierungsgrad.

Wir haben es Ihnen leicht gemacht und Ihnen eine optimale PDF-Vorlage zum kostenfreien Download erstellt.

Kostenlose Vorlage Wohnungsübergabeprotokoll PDF zum Download

Falls Sie das Protokoll vor dem Termin vorausfüllen oder an Ihre Bedürfnisse anpassen möchten, können Sie die Vorlage auch als Word Dokument laden.

Kostenlose Wohnungsübergabeprotokoll Word zum Download und Anpassen

Welche Angaben gehören in ein Wohnungsübergabeprotokoll?

Wohnungsübergabeprotokoll Das Protokoll der Wohnungsübergabe dokumentiert möglichst detailliert den Zustand der Wohnung, Zählerstände und ggf. getroffene Absprachen. Es wird empfohlen zumindest folgenden Angaben festzuhalten:

  • Name und Adresse der anwesenden Personen (gegebenenfalls Zeugen)

  • Anschrift und Lage der Wohnung

  • Datum der Übergabe

  • Zählerstände für Strom, Wasser und Gas

  • Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel (Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, usw.)

  • Vorhandene Mängel und Schäden an der Wohnung, wie Kratzer in Parkett oder Türen, gesprungene Fliesen, undichte Fenster, feuchte Stellen, usw.

  • Da normale Gebrauchsspuren vom Vermieter der Wohung anders als vom Mieter der Wohnung bewertet werden können, sollten alle vorhanden Gebrauchsspuren dokumentiert werden.

  • Bauliche Veränderungen durch den Vormieter, die bei der Rückgabe der Wohnung nicht vom Mieter er Wohnung zurück zu bauen sind.


Die Zählerstände lassen sich sehr einfach per Foto dokumentieren. Dies hat den Vorteil, dass es nicht zu Schreibfehlern kommen kann. Siehe hierzu unseren Blogbeitrag: Zählerstände sicher und effektiv mit Docutain erfassen und aufbewahren.

Schäden sollten ebenfalls per Foto dokumentiert werden.


Was sollte ich als Mieter vor der Wohnungsübergabe beachten?

Bei der Wohnungsübergabe sind die Räume besenrein zu übergeben Wurden während der Mietzeit Ein- oder Umbauten vorgenommen, muss der Mieter diese vor dem Auszug zurückbauen. Dies gilt selbst wenn dem Vermieter diese Umbauten bekannt sind (LG Saarbrücken 01.03.2013 Az.: 10 S 170/12). Rückbauten sind nicht notwendig, wenn der Vermieter ausdrücklich den Veränderungen zustimmt und auf den Rückbau bei Auszug verzichtet.

Gibt es hierzu keine schriftliche Vereinbarung, ist frühzeitig vor den Auszug eine schriftliche Klärung notwendig.

Lesen Sie sich vor dem Übergabetermin mit dem Vermieter nochmals in Ruhe den Mietvertrag durch, um zu überprüfen, welche Schönheitsreparaturen Sie vor der Schlüsselübergabe durchführen müssen. Hierzu gibt es im Mietvertrag oftmals klare Anweisungen.

Sollte allerdings nichts im Mietvertrag vereinbart sein, sind Sie als Mieter, neben dem klassischen Auskehren, zu Schönheitsreparaturen verpflichtet. Hierbei handelt es sich hauptsächlich um die Beseitigung von Gebrauchsspuren oder Abnutzungen durch Malerarbeiten.


Das bedeutet konkret nach §28 Absatz 4 Satz 3 II. BV:

  • Tapezieren

  • Anstreichen oder Kalken der Wände und Decken

  • Streichen der Fußböden, Heizkörper einschließlich Heizrohre, der Innentüren sowie der Fenster und Außentüren von innen


Die Wandfarbe beim Streichen sollte in natürlichen Farbtönen gehalten sein, vorzugsweise weiß und im Vorfeld mit dem Vermieter besprochen worden sein.

Docutain vereinfacht die Dokumentation und erhöht die Sicherheit

Nach Abschluss der Besichtigung ist das Protokoll von allen Beteiligten zu unterschreiben. Mieter und Vermieter benötigen jeweils eine Kopie der Unterlagen.

Ein Wohnungsübergabeprotokoll zweimal auszufüllen und zu unterschreiben ist keine sichere und effektive Lösung. In Streitfällen kommt es immer wieder zu Aussagen wie beispielsweise: "Das habe ich so nie unterschrieben!" Welches dann letztendlich das korrekte Dokument ist, lässt sich anhand der beiden Dokumente nicht mehr nachweisen. Jeder kann in seiner Version Änderungen vornehmen.

Die erstellten Fotos können zwar per Mail oder WhatsApp ausgetauscht werden, dies ist aber auch nicht wirklich optimal.

Wir empfehlen Ihnen daher Docutain zu nutzen.

Mit Docutain können die Fotos der Zählerstände, Fotos ggf. vorhandener Schäden, baulichen Veränderungen, die beim Auszug nicht zurück gebaut werden müssen, und das unterschriebene Protokoll zu einem Dokument zusammengefasst werden.

Die vollständigen Unterlagen sind dann beim Ersteller sicher in Docutain verwahrt und können an alle anderen Beteiligten per Mail, WhatsApp oder sonstige elektronische Kommunikation als PDF-Dokument zugesendet werden.

Wir empfehlen Ihnen alle Dokumente wie Mietvertrag, Einzugsbestätigung, Ab- und Anmeldung des Energieversorgers, usw. in Docutain zu verwalten. Sie haben dann alle relevanten Unterlagen sicher aufbewahrt und jederzeit Zugriff.


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