20. August 2020 by Sarah

Die Geschichte vom Briefkorb und Docutain


Es war einmal ein Briefkorb…

Schon im vorangegangenen Blogbeitrag zu den Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen haben wir angedeutet, dass viele Menschen einen Briefkorb nutzen, um eingegangene Unterlagen erst mal zu sammeln, bevor diese irgendwann wegsortiert werden.
Das Ganze könnte unter Umständen so oder so ähnlich aussehen:

Briefbrob



Der Briefkorb eignet sich also wunderbar, um eine Art „Posteingang“ zu simulieren. Die neuesten Unterlagen liegen tendenziell ganz oben. Benötigen Sie mal ein Originaldokument, welches sich schon ein paar Wochen in dem Körbchen tummelt, sollte es durch Blättern in unter einer Minute gefunden sein.

Wie geht es nun weiter, wenn das Körbchen voll ist?

Anstelle eines zeitaufwendigen Wegsortierens in sperrige Ordnersysteme raten wir zur schnelleren und platzsparenden Alternative:
die digitale Verwaltung mit Docutain!

Docutain ist als App für Android und iOS sowie als Desktop-Version verfügbar. Mit dem integrierten Scanner können Dokumente mit dem Smartphone oder dem Tablet im Handumdrehen eingescannt werden. Docutain erkennt die Dokumente dabei in Echtzeit und es lassen sich mithilfe von Perspektivkorrektur und verschiedenen Farbfilterfunktionen qualitativ sehr hochwertige Scans erstellen. Unbegrenzt viele Dokumente können so schon ganz einfach und völlig kostenfrei archiviert werden.

Neben der Benennung des Dokumentes können durch die Erstellung von Dokumententypen und individuellen Schlagworten alle Dokumente leicht wiedergefunden werden. So können alle Rechnungen z.B. unter dem Dokumententyp „Rechnung“ verwaltet werden. Schlagwörter können dann dabei helfen, die jeweiligen Rechnungen zu unterscheiden: „Handy“, „Nebenkosten“, „Onlinebestellungen“.

Das ist aber natürlich kein Muss:
Wenn Sie keine Suchworte anlegen möchten, können Sie mit der integrierten optischen Zeichenerkennungs-Funktion (kurz: OCR) auch einfach direkt nach Worten innerhalb des Dokumentes suchen und sich alle Dokumente anzeigen lassen, die ein bestimmtes Wort beinhalten.
Die Dokumente sind dabei modern verschlüsselt und lediglich auf Ihrem Endgerät vorhanden, sodass Sie auch sensible Daten bedenkenlos in Docutain ablegen können.

Sie fragen sich nun, was dann mit den Unterlagen aus dem Briefkorb passieren soll?


Hier gilt es zu unterscheiden, welche Dokumente im Original aufbewahrt werden müssen und bei welchen eine Kopie ausreicht.
Originaldokumente wie Versicherungspolicen, Sozialversicherungsausweise, Ausweisdaten, gültige Wertpapiere in Papierform u.v.m. können getrost weiter in einem solchen Körbchen verweilen.
Alle Dokumente, bei denen eine Kopie ausreicht (Arbeitsvertrag und -zeugnis, Belege für die Steuererklärung, Gehaltsabrechnungen, Handwerkerrechnungen, Lohnsteuerbescheinigung, Meldung zur Sozialversicherung u.v.m.) können über Docutain verwaltet werden und müssen das Körbchen nicht unnötig befüllen.

Sollten Sie nach einer Kopie gefragt werden, können Sie aus Docutain heraus sämtliche Unterlagen als PDF oder Bilddatei via E-Mail oder in andere Cloudsysteme teilen oder – falls unbedingt notwendig – ausdrucken.

Und die Moral von der Geschicht'?


Ein einfacher Briefkorb und Docutain reichen völlig aus, um das Papierchaos in den Griff zu bekommen!

Und wann starten Sie?




Weitere Infos zu Aufbewahrungsfristen und dem Vorhalten in Original oder Kopien finden Sie unter:

  • Stiftung Warentest (Hrsg.): Aufheben oder wegwerfen? Diese Fristen gelten (2019).