29. Mai 2020 by Melina

Simplicity - Die drei Phasen zur (digitalen) Ordnung


Man schwört sich: Irgendwann nehme ich mir Zeit und gehe meine Papiere durch, schmeiße alles weg was nicht mehr gebraucht wird und sortiere den Rest übersichtlich. Am besten digital. Die Herausforderung fängt schon beim ersten Wort an: Irgendwann. Wann genau soll das sein?

Ja, es gibt den perfekten Moment. Das Problem mit ihm ist, dass er gerne auf sich warten lässt und oft dann auch noch unangemeldet kommt. Im schlimmsten Fall merkt man gar nicht, dass er da ist.

Und wenn dann der Ernstfall eintritt und man wieder stundenlang in seinen Ordnern nach einem Dokument sucht, schwört man sich: Naja, Sie wissen schon…

1. Phase: Akzeptanz – Die Sache realistisch sehen

Es gibt wichtigeres im Leben als seine Leitzordner zu sichten oder einfach Dinge die mehr Spaß machen. Die eigene Zeit ist schließlich kostbar. Langfristig betrachtet liegt allerdings genau hier der Denkfehler, denn Ordnung soll vor allem eines: Zeit sparen – für die wichtigen Dinge im Leben. Ist das erst mal klar geworden und der Wille für Veränderungen erwacht, ist es Zeit nach dem „Wie?“ zu fragen.

2. Phase: Realismus mit Köpfchen

Ob an einem Stück oder in Etappen, jeder hat seine eigene Strategie Aufgaben zu meistern. Der Erfolg liegt jedoch für beides in ein und demselben begründet: Einer guten Strategie.
Denn ist das Konzept gut durchdacht wird die Umsetzung nicht nur zeitsparend, sondern auch nachhaltig. Der perfekte Moment ist nicht mehr länger das Einhorn, nach dem es gilt, Ausschau zu halten. Die Biester sind einfach zu scheu.
Durch die richtige Strategie wird der zu erbringende Arbeitsaufwand berechenbar und damit planbar. Sollte nicht alles auf einmal zu schaffen sein, so wissen Sie um Ihre Teilerfolge und wo Sie beim nächsten Mal wieder ansetzen können. Und auch das spart schon Zeit!

3. Phase: Aller Anfang hat Methode

Natürlich ist es toll, wenn alle Dokumente in Ihrem neuen System übersichtlich sortiert sind. Nur ob Zeit und Motivation dies hergeben ist eine andere Frage. Oftmals stellt sich am Ende sogar heraus, dass dies gar nicht notwendig ist. Was nützt es Ihnen zum Beispiel, dass Sie die Bundesjugendspielurkunden gut sortiert wissen, wenn Sie einen Wasserrohrbruch haben?
Aus diesem Grund ist es wichtig Prioritäten zu setzen. Welche Unterlagen sind in Ihrem heutigen Leben wichtig? Um das entscheiden zu können brauchen Sie eines: den Überblick!

Sichten und Sortieren

Im ersten Schritt ist es wichtig zu wissen, welche Dokumente man überhaupt besitzt. Die Liste muss dabei nicht zwingend vollständig sein. Es reicht zunächst, wenn alle für die aktuellen Lebensumstände bedeutsamen Dokumente enthalten sind. In den meisten Fällen stammen diese aus den Bereichen:

  • Bank (z.B. Unterlagen zum Zahlungsverkehr, zur Vermögensbildung, Kredite etc.)
  • Besitz (z.B. Wohnung, Haus oder Auto)
  • Beruf und Ausbildung (z.B. Arbeitsvertrag, Unterlagen zur Steuer und Rente, bewerbungsrelevante Dokumente)
  • Versicherung (z.B. Haftpflicht, Kranken-, Berufsunfähigkeitsversicherung, etc.)
  • Amtliche Unterlagen (z.B. Pässe, Meldebescheinigung, usw.)


Ist die Liste erstellt, geht es ans Struktur verleihen. Dabei ist es sinnvoll visuelle Hilfsmittel einzusetzen, mit denen Sie verschiedene Ordnungssysteme durchspielen können. Möglichkeiten dafür sind Post-it Zettel, eine Excel-Tabelle, oder kostenlose Online-Tools, wie zum Beispiel Mind-Map-online.

Priorisieren

Zeit ist ein wertvoller Faktor. Deshalb sollte das Zeitfenster für Dokumentenmanagement pragmatisch betrachtet werden. Da dieses nur selten größer als der Dokumentenstapel ausfällt, lohnt es zur Orientierung einen Blick auf das Paretoprinzip zu werfen:

Die Anwendung dieses Prinzips, auch als 80/20-Regel bekannt, beruht auf der Annahme, dass etwa 80% des gesamten Dokumentenbestands zunächst mit geringerer Priorität behandelt werden kann, während 20% als aktuell relevant eingestuft werden. Dieser Ansatz bietet einen idealen Anfangspunkt, der sich mit der zuvor erstellen Übersicht leicht umsetzen lässt.

Pareto-Prinzip



Ist diese erste Aufgabe gemeistert, kann die Priorisierung fortgesetzt werden und schafft eine strukturierte Basis vom analogen Sichten bis hin zur digitalen Ordnung.

Das Durchlaufen dieser drei Phasen, genauso wie die Gestaltungsideale zum eigenen Ordnungssystem, können sich unterscheiden. Wichtig dabei ist, das System auf seine Alltagstauglichkeit zu testen. Die ersten 20% Ihrer Dokumente bilden dafür einen guten Anfang.

Scheuen Sie sich nicht davor Ihr System auch neu zu überdenken und seien Sie offen, wenn Ihnen Tools weitere Möglichkeiten bieten, an die Sie vielleicht noch gar nicht gedacht haben, wie z.B. eine starre Ordnerstruktur durch die individuelle Kombinationsmöglichkeit von Schlagwörtern zu ersetzen. Einen entsprechenden Blogbeitrag dazu finden Sie hier.

Schaffen Sie sich Ihr eigenes digitales Ordnungssystem. Docutain ist Ihnen dabei gerne behilflich!

Weitere Infos zum Paretoprinzip:
https://karrierebibel.de/pareto-prinzip
https://www.ionos.de/startupguide/produktivitaet/das-pareto-prinzip-80-20-regel