Unsere erste gemeinsame Wohnung – für ein Paar ein ganz besonderer Meilenstein!
Klingt schön (und ist es auch), aber Organisation und Administration im Hintergrund sind nicht zu unterschätzen.
Docutain hat uns beim Verwalten und Beisammenhalten sämtlicher Unterlagen unterstützt und uns damit wertvolle Zeit und vor allem Geld eingespart. Warum und wie genau möchten wir gerne verraten.
Als wir vor zwei Jahren aus dem Dorf in die schöne, rheinland-pfälzische Landeshauptstadt Mainz zogen, hatten wir großes Glück:
Eine einzige Hausbesichtigung mit einem Hausverwalter und direkt hatten wir eine Zusage.
Ehe wir uns versahen, hatten wir schon einen Termin zur Wohnungsübergabe und begingen gemeinsam die Wohnung. Dazu hatten wir ein Wohnungsübergabeprotokoll, welches der Hausverwalter führte.
Da wir vorher beide bei unseren Eltern wohnten, hatten wir uns im Vorfeld informiert und gelesen, wie wichtig eine gewissenhafte Begehung und die Protokollierung des Ganzen ist. Denn gerade bei Unstimmigkeiten während oder zum Ende eines Mietverhältnisses ist es elementar, auf ein schriftliches Protokoll zurückgreifen zu können, welches von beiden Parteien unterzeichnet ist.
Dokumentation (in Docutain) ist das A und O!
So fiel uns in unserer Begehung beispielsweise ein tiefer Kratzer im Wohnzimmer auf dem Holzboden auf.
Diesen hielten wir dann im Protokoll als Mangel fest, machten mit dem Handy direkt ein Bild zum Beweis und speicherten es in Docutain.
Da mein Vater ein Handwerker ist, einigten wir uns darauf, dass wir den Kratzer ausbesserten und die Rechnung an die Hausverwaltung schicken würden, die diese wiederum an die Vormieter weiterleiteten.
Sie konnten aufgrund ihrer schwachen Dokumentation nämlich nicht nachweisen, dass der Kratzer schon vor ihrem damaligen Einzug dort war und mussten somit den Schaden bezahlen.
Eine ärgerliche Angelegenheit, die sich mit einer ordentlichen Dokumentation in Docutain hätte vermeiden lassen können!
Unser Protokoll sah hierbei so aus
(Personendaten sind zur Anonymisierung angepasst):
Zählerstände haben wir nicht in das Protokoll eingetragen, denn Schreibfehler sind ja doch schnell mal passiert - gerade im dunklen Keller. Um auf Nummer sicher zu gehen, haben wir die Zählerstände mit Docutain erfasst und dort abgelegt.
Grundsätzlich haben wir all unsere Dokumente zur Wohnung in Docutain abgelegt, um so jederzeit schnell und einfach darauf zugreifen zu können.
Neben einer aussagekräftigen Bezeichnung haben wir all diese Dokumente noch mit dem Schlagwort
„Wohnung“ versehen, denn die Hausverwaltung hat uns neben dem Mietvertrag und dem Protokoll auch mit einigen Merkblättern zum Mietbeginn, der Abfallentsorgung in Mainz und Hinweisen bezüglich Haftpflicht- und Hausratversicherungen versorgt.
Das Ganze sah dann zu Einzugsbeginn so aus:
Für uns haben wir damit eine optimale, digitale Ordnerstruktur geschaffen und brauchen die Unterlagen nicht in Papierform zu verwalten.
So blieb in der neuen Wohnung auch mehr Platz für die schönen Dinge!