27. August 2018 by Melina

Warum man Docutain nicht braucht - und warum eben doch.

Teil 1: 3 Gründe, die für Docutain sprechen.


Was ist gegen den guten alten Leitz Ordner, die Schreibtischablage oder diverse andere glatte Oberflächen zum Organisieren meiner Dokumente einzuwenden?

Schließlich heißt es so schön: Never change a running system. Vielleicht mag es nicht perfekt sein, aber wer ist das schon?

Ganz ehrlich? Wir sind es auch nicht. Aber wir arbeiten daran, dass es Docutain wird und sind unermüdlich darin zu beweisen, warum Docutain schon jetzt das Verwalten Ihrer Dokumente revolutioniert.

Aus diesem Grund haben wir unsere Top 3 der Gründe für Docutain zusammengestellt, gefolgt von konkreten Alltagsbeispielen für dessen Einsatz.


Platz 3

Macht doch bloß Fotos ...

... es sei denn, Sie wollen mehr.


Normale Fotos von Dokumenten enthalten nichtssagende Teile des Hintergrundes (z.B. der Tisch), Schatten die Textpassagen schwer lesbar machen, weißes Papier wirkt gräulich, die Aufnahme ist schräg geworden, ...

Normale Fotos gehen schnell, liefern aber oftmals keine optimalen Ergebnisse. Eine Aufnahme mit Docutain geht fast genauso schnell, liefert aber optimale Ergebnisse.

Docutain’s Scanfunktion erkennt das Dokument automatisch und die Kamera löst im richti-gen Moment von selbst aus. Im nächsten Augenblick ist die Aufnahme schon auf das Dokument zugeschnitten, in der Perspektive korrigiert und die Farben optimiert. Anschließend sind selbst kleingeschriebene Texte perfekt lesbar.


Kamera Aufnahme Samsung S8+

Docutain Aufnahme Samsung S8+


Platz 2

DMS? Ist das ansteckend?


Wir geben zu, so hat es noch keiner formuliert, aber nicht jeder kann mit dem Begriff Dokumentenmanagementsystem (DMS) etwas anfangen.

Bei Docutain bedeutet dies, dass es neben dem reinen Digitalisieren von Dokumenten auch um deren Organisation und Verwaltung geht. Daher können zu jedem Dokument Indexinformationen hinterlegt werden. Dies können zum Beispiel Schlagwörter, Adressen, der Rechnungsbetrag oder Informationen zur Steuerrelevanz sein. Hierdurch haben Sie die Möglichkeit, sich Ihr ganz eigenes Ordnungskonzept zu schaffen. Alle Dokumente können später dann mit Hilfe der umfangreichen Suchmaske in Sekundenschnelle wiedergefunden werden.

Die OCR-Texterkennung extrahiert automatisch den Text aus den Dokumenten, sodass Sie diese anhand ihres Textes wiederfinden oder ihn zur weiteren Verarbeitung kopieren können. Einen flexiblen Zugriff über alle Endgeräte erhalten Sie via Cloud-Anbindung. Modernste Verschlüsselungsalgorithmen schützen Ihre Dokumente vor unerlaubten Fremdzugriffen.


Optionale Indexinformationen beim Speichern von Dokumenten

Umfangreiche Suchmaske. Beliebige Kombinationen möglich.


Platz 1

Papier ist mir lieber ...

... hat aber entscheidende Nachteile.


  • Es ist auf Dauer für den Transport ungeeignet.
    Mit Docutain haben Sie jederzeit, auch unterwegs, Zugriff auf alle Ihre Dokumente. Das erhöht die Flexibilität und schont den Rücken.

  • Egal wie dünn das Papier ist, die Ordner sind voll und der Schreibtisch könnte ebenfalls größer sein: Papier benötigt Platz.
    Mit Docutain können Sie zwischen dem internen Speicher, der SD-Karte, einem Cloud-Anbieter nach Wahl oder der Kombination von Cloud und Endgerät als Speichermedium frei entscheiden.

  • Das analoge Durchsuchen von großen Dokumentenbeständen kostet Zeit.
    Schneller geht es mit den Suchkriterien in Docutain, welche über die Indexierung nach den eigenen Bedürfnissen gestaltet werden können.

  • Papier verliert mit der Zeit an Qualität und kann beschädigt werden oder verloren gehen.
    Die mit Docutain digitalisierten Dokumente haben konstant beste Qualität, egal wie lange Sie diese aufbewahren. Und sollten Sie die Dokumente doch einmal in Papierform benötigen, können diese jederzeit wieder ausgedruckt werden.

Um Platz zu schaffen, Ordnung zu halten, zur Sicherheit oder aus anderen Gründen - dem einen oder anderen Leser werden vermutlich bereits einige Dokumente einfallen, die sich mit Docutain digitalisieren und verwalten lassen. Nicht zuletzt, weil wir alle diesen Papierstapel kennen, den wir schon lange vor uns herschieben.

In Teil 2 dieses Artikels stellen wir Ihnen einige Alltagsbeispiele mit dem konkreten Lösungsansatz von Docutain vor. Vielleicht finden sich auch Ihre Dokumente in diesem Beitrag wieder.


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