06. Oktober 2020 Gastbeitrag by Lisa

"Schaffe, schaffe, Häusle baue" – Wie Docutain uns beim Hausbau unterstützt

Liebes Docutain-Team,


gerne möchte ich mit eurer Community teilen, wie uns Docutain beim Hausbau bzw. aktuell noch bei der Hausbauplanung unterstützt.

Ich weiß nicht, ob ihr es auch schon bemerkt habt, aber aktuell boomt die Baubranche wirklich!

In Zeiten von Home-Office als „New Normal“ fahre ich nicht mehr jeden Tag an unserem Neubaugebiet vorbei, aber jedes Mal wenn ich dort langfahre, steht schon wieder ein neues Haus oder es liegt die nächste Bodenplatte parat.

Auch mein Freund und ich möchten im nächsten Jahr ein Fertighaus bauen. Mittlerweile sind wir aus der Traumblase von „nur mal schauen und träumen, wie wir darin wohnen“ in die Realität gewechselt:
Es geht ans Angebote einholen, Preisvergleiche machen, Grundsteuer für das Grundstück bezahlen, Erfahrungswerte bei Bauherren einholen und vieles mehr. Klingt stressig?
Ist es auch!
Vor allem die vielen Unterlagen, die sich in dieser kurzen Zeit bereits angesammelt haben, sind enorm.
Zu Beginn habe ich mit Ordnern gearbeitet, aber habt ihr mal versucht eine ausführliche Bauleistungsbeschreibung einzuordnen? Falls nicht, ist das wohl besser so, denn ich bin zumindest kläglich gescheitert!

Meine Alternative hier ist Docutain.

Für alle Termine, die ich mit unserem Verkäufer oder dem Kellerbauer habe, benötige ich nur noch mein Smartphone. Auch mit Erinnerungen zu Zahlungen wie die Grundbucheintragung oder die Grunderwerbsteuer unterstützt mich Docutain.

Wie ich meine Dokumentenverwaltung mit Docutain mache?

Dazu möchte ich euch meine Struktur in Docutain vorstellen. Das ist natürlich meine ganz eigene Hilfe und soll jetzt keine Vorlage darstellen, aber ich finde es toll, um zu zeigen, wie einfach und ganz individuell man in Docutain arbeiten kann:

Das Schlagwort „Hausbau“ habe ich immer gewählt.
Wenn ich Dokumente suche, suche ich meistens nach dem Schlagwort „Hausbau“ und finde dort dann in der Übersicht alles, was unsere Planung betrifft. Erst dann achte ich auf den Dokumententyp bzw. weitere Schlagwörter.

Ein weiteres „Schmankerl“ bei der digitalen Ablage:
Die Berater der Fertighausfirmen bringen mittlerweile keine Kopien mehr mit zu uns, wenn wir Änderungen in den Grundrissen des Hauses besprechen, sondern senden es uns vorab via Mail und wir legen es direkt in Docutain ab. So haben wir die Historie und das neuste Dokument immer direkt dabei und sparen uns die Zettelwirtschaft.
Bauleistungsbeschreibungen kann ich direkt als pdf in mein Docutain importieren.

Neben dem Smartphone habe ich mir als Privatperson auch eine Lizenz für die Desktop-Anwendung gekauft, da wir neben den Hausunterlagen auch unsere restlichen privaten Unterlagen digitalisiert haben.
Da ich mein Smartphone und die Desktop-Anwendung mit meiner Dropbox verknüpft habe, habe ich eine wunderbare Übersicht auf allen Geräten.

Das ist vor allem auch dann schön, wenn wir nach einem neuen Termin bei einem Fertighausanbieter mit vielen Unterlagen nach Hause kommen. Da wir berufstätig sind, habe ich oft nicht wirklich Lust, abends noch alles einzuscannen und zu verwalten. Deshalb scanne ich die Dokumente dann einfach schnell mit dem Handy ein und hebe mir die Indexierung am PC für einen ruhigen Tag, meistens am Wochenende, auf.

Ich würde mich jedenfalls freuen, wenn ihr meine Mail in eurem Blog postet. Vielleicht hilft er anderen ja auch?
Meinem Freund und mir jedenfalls hilft Docutain sehr weiter, um in dieser schönen, aber stressigen Phase den Überblick zu behalten!


Viele Grüße,

Lisa