Die Aufgaben der Hausverwalter sind so vielfältig, dass Unterstützung im administrativen Bereich gerne gesehen ist. Hinzu kommen sich ändernde Gesetzeslagen, die die Hausverwaltungen vor immer neue Herausforderungen stellen, auch was die Digitalisierung anbelangt.
Und genau hier kommt Docutain ins Spiel.
Sie wollen Ihre Dokumente übersichtlich und sicher an einem Ort, schnell darauf zugreifen und nicht in Papierordnern danach suchen?
Die Kommunikation zu Ihren Kunden soll einfach und effizient gestaltet sein?
Dann zeigen wir Ihnen mit den folgenden Beispielen, wie Docutain als Dokumentenmanagementsystem mit integriertem Scanner als App und Desktop-Anwendung Ihnen den Hausverwalter-Alltag ein wenig erleichtert:
Verwaltung von Akten
Zu jedem Objekt und zu jedem Mieter gibt es eine Akte, die ordnungsgemäß geführt werden und einer Prüfung standhalten muss. Dies kann digital mit Docutain und einem individuell konzipierten Ablagesystem sicher gewährleistet werden.
Beauftragung externer Dienstleister
Werden externe Dienstleister beauftragt, gilt es zunächst Angebote einzuholen und diese mit den Kunden zu besprechen, bevor eine Beauftragung zur Gartenpflege oder ähnliches stattfindet.
Das Sammeln der eingegangenen Angebote passiert hierbei in Docutain.
Mit dem Dokumententyp
„Angebote“, einer passenden Bezeichnung und optionalen Schlagworten sind die Angebote ordentlich sortiert und können dem Mietobjekt direkt zugeordnet werden.
Zettelwirtschaft, das Versenden der Angebote per Post oder das Vorbeibringen in Papierform können dadurch vermieden werden.
Regelmäßige Kontrolle der Objekte
Wenn ein Hausverwalter zur Überprüfung der hausinternen Einrichtungen selbst nach dem Rechten schaut, weil ein Mieter beispielsweise einen Mangel beklagt, können diese direkt in Docutain dokumentiert werden. Bilder des Schadens oder des Mangels können mit Docutain erstellt oder aus der Bildergalerie importiert und aus Docutain heraus einfach versendet werden (z.B. als Mail).
Durch das
intelligente Postfach von Docutain wird die Kundenkommunikation optimiert. Docutain erkennt die Indexinformationen der Datei und ordnet sie dem Absender zu, sodass der Hausverwalter hier keine manuelle Handlung mehr vornehmen muss. So können auch Fehler im Kommunikationsprozess ausgeschlossen werden.
Im Gegensatz zum klassischen Versand eines Bildes werden die Dateien in Docutain zusätzlich komprimiert und sparen nachhaltig Platz im Postfach.
Berichte an die Eigentümer
Wenn die Unterlagen in Docutain gepflegt sind, kann auch der Versand von regelmäßigen Berichten für den Eigentümer aus Docutain heraus initiiert werden, damit diese über die wichtigsten Vorgänge in Kenntnis gesetzt sind.
Durch eine sichere Anbindung an die gängigen Mailanbieter ist dies kein Problem!
Begleichen von Rechnungen
Die Begleichung von Rechnungen, die beispielsweise für den Stromversorger, die Abfallentsorgung oder Hausmeistertätigkeiten anfallen, werden innerhalb des laufenden Jahres vom Verwalter beglichen.
Docutain plant in naher Zukunft Anbindungen mit Onlinebanken, sodass Rechnungen direkt aus Docutain heraus beglichen werden können, indem man sicher und schnell an das entsprechende Zahlungsinstitut weitergeleitet wird.
Wohnungsübergaben durchführen
Beim Einzug eines neuen Mieters sowie beim Auszug muss eine ordnungsgemäße Übergabe der Wohnung und die Protokollierung etwaiger Mängel stattfinden.
Hierbei unterstützt das
Wohnungsübergabeprotokoll, welches in Docutain abgelegt und von dort aus schnell mit dem Vermieter und dem Mieter geteilt werden kann.
Nebenkostenabrechnung erstellen
Zur Erstellung der jährlichen Betriebs- und Nebenkostenabrechnung können sämtliche Dokumente, die in diesem Zusammenhang benötigt werden, schnell aus Docutain abgerufen werden, ohne lästiges Suchen und Herumblättern in den Akten. Mit gezielter Schlagwortsuche arbeiten Sie absolut zeitmaximiert.
Regelmäßiges Informieren zur Gesetzgebung und Rechtsprechungen
Da nicht selten neue Rechtsprechungen zu WEG in Kraft treten, ist das regelmäßige Informieren darüber unerlässlich.
Diese Informationen können in Docutain abgespeichert und somit jederzeit und überall abgerufen werden, ähnlich wie eine Rezepte-Sammlung.
So können Sie sich mit einem Schlagwort wie
„Rechtsprechungen“ schnell einen Überblick über die Neuerungen verschaffen.
Durchführung von Eigentümerversammlungen bei WEG
Mit Docutain brauchen Sie keine Kisten mit Ordnern zur Eigentümerversammlung mitzunehmen. Ihr Smartphone oder ein Laptop mit der Desktop-Anwendung reichen völlig aus, um auch im Bedarfsfall direkt Dokumente mit den Vermietern zu teilen.
Siehe hierzu auch den
Erfahrungsbericht der Hausverwaltung Gold.
Sicherlich fallen Ihnen noch weitere Beispiele ein, wie Docutain Ihren Alltag als Hausverwalter unterstützen kann.
Starten Sie daher jetzt einfach und kostenlos in die Verwaltung mit Docutain und profitieren Sie von der Kombination aus Smartphone- und Desktop-Anwendung. So haben Sie zu jeder Zeit und an jedem Ort all Ihre Dokumente sicher vorliegen und sind auskunftsfähig.
Sie haben Fragen zur Anwendung?
Dann besuchen Sie unsere Docutain Desktop-Seite oder melden Sie sich jederzeit unter Support@Docutain.de.
Wir helfen Ihnen bei der Beratung, Konzeptionierung und Implementierung gerne weiter!
Weitere Informationen und Quellen zum Blogbeitrag: