Ein Dokumentenmanagementsystem für die private Nutzung ist grundsätzlich zu empfehlen, um die Verwaltung von Dokumenten digital zu gestalten. Die Vorteile sind bereits im Blogartikel „Dokumentenmanagement für Privat und Kleinunternehmer“ und „Private Dokumente digitalisieren und verwalten“ ausführlich besprochen worden.
Bei der Auswahl eines geeigneten DMS für Privat gibt es aber einiges zu beachten. Welche Kriterien zu berücksichtigen sind und unsere abschließende Empfehlung behandeln wir im folgenden Artikel.
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Das Docutain DMS ist auch als Windows Desktop Version für den PC verfügbar und kann kostenlos heruntergeladen werden.
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Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit der man Dokumente digital erfassen, speichern, organisieren, durchsuchen und verwalten kann. Ein DMS ersetzt damit Ordner, Aktenschränke und chaotische Dateisammlungen durch eine strukturierte digitale Ablage.
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Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die sich nach Zweck, Architektur, Einsatzort und Funktionsumfang unterscheiden.
DMS nach technischer Architektur
Lokale / Desktop DMS
- Läuft auf einem einzelnen PC (z.B. Windows)
- Dokumente werden lokal gespeichert.
Beispiele: Docutain, ecoDMS
Geeignet für: Einzelpersonen, private Dokumente, kleine Offline-Archive.
Server-basierte DMS (selbst gehostet)
- Läuft auf eigenem Server, NAS oder Raspberry Pi.
- Zugriff über Webbrowser.
Beispiele: Papermerge, Mayan EDMS
Geeignet für: Private Nutzer, die technisch sehr versiert sind.
Cloud-basierte DMS (SaaS)
- Anbieter hosten das System.
- Zugriff von überall, automatische Backups.
Beispiele: Papermerge, Mayan EDMS
Geeignet für: Private Nutzer, die sich dessen bewusst sind, dass Sie ihre Daten mit Cloudanbietern teilen.
Hybride DMS
- Mischung aus lokalem Speicher + Cloud-Diensten.
- Dokumente werden lokal verwaltet, aber optional synchronisiert.
Beispiele: Docutain
Geeignet für: Private Nutzer, die Wert auf Datenschutz legen.
DMS nach Funktionsfokus
Klassische DMS
Fokus: Speicherung, Ordnung, Suche
Beispiele: Docutain, ecoDMS
ECM-Systeme (Enterprise Content Management)
Groß angelegte Systeme mit Workflows, Rollen, Prozessen.
Beispiele: Alfresco, OpenText
Scanning- / OCR-DMS
Spezialisiert auf digitalisierte Papierdokumente.
Beispiele: Docutain, Paperless-ngx.
Personal Document Management (PDM)
Speziell für Privatnutzer konzipiert.
Beispiele: Docutain, Fileee
DMS nach Nutzungsgröße
Personal / Home Use DMS
Geeignet für Einzelpersonen und Familien.
Merkmale: Einfach bedienbar, wenig Setup, Keine komplexen Workflows
Beispiele: Docutain, Paperless-ngx.
Small Business / Team DMS
DMS für mehrere Nutzer
Beispiele: Docutain, Mayan EDMS
Enterprise DMS
Große Firmen, komplexe Workflows, Dokumentensicherheit, Compliance.
Beispiele:
eASYS
❗ Fazit
Für private Nutzer gibt es im Wesentlichen 3 relevante Kategorien:
- Mobile + Desktop DMS (z.B. Docutain)
- Selbsthostbare DMS (z.B. Papermerge)
- Cloud-Dienste (z.B. Evernote)
Kriterien zu Auswahl eines geeigneten DMS
Am Markt gibt es viele DMS-Anbieter, die DMS-Software zur Verfügung stellen. Daher sollten Sie sich vor der Entscheidung für ein DMS über folgende Aspekte im Klaren sein:
- Möchten Sie eine proprietäre/ kommerzielle Lösung nutzen oder eine Open Source Lösung?
- Möchten Sie selbst hosten, eine Cloud-Lösung nutzen oder ein proprietäres DMS mit lokalem Speicher?
- Sicherheit / Datenschutz: Wichtig insbesondere bei privaten Dokumenten (z. B. Steuerunterlagen, Verträge).
- Welche Funktionen sind Ihnen wichtig? Z. B. Metadaten/Schlagworte, Volltextsuche, OCR (Text aus eingescannten Dokumenten erkennen), Versionierung, Zugriff von mobil/unterwegs.
- Bedienkomfort vs. Komplexität: Manche DMS-Systeme sind sehr mächtig, aber auch komplex einzurichten.
Nachteile eines Open Source DMS
Open Source Dokumentenmanagementsysteme haben im Gegensatz zu proprietären DMS einige Nachteile. Hierzu gehören unter anderem:
- Technische Komplexität:
Open-Source-DMS sind oft nicht „plug and play“ und Updates müssen manuell eingespielt werden. Bei Problemen ist oft technisches Verständnis oder eigenständige Recherche notwendig, da es keinen offiziellen Support gibt, an den man sich wenden kann. Dies kann Privatnutzer tendenziell überfordern.
- Open Source stellt Sicherheitsrisiko dar
Durch Mitwirkung von allen aus der Community kann der Code fehlerhaft sein und auch bei der Einrichtung und Konfiguration kann es Risiken geben, wenn man technisch weniger versiert ist.
- Uneinheitliche bzw. unregelmäßige Weiterentwicklung
Open Source DMS sind Projekte, die oft von Entwicklern freiwillig betrieben werden. Theoretisch kann jeder den Code anpassen und damit auch Sicherheitslücken einbauen. Man ist nicht davor gefeit, dass Projekte plötzlich nicht weitergeführt werden, wenn sich niemand mehr darum kümmern möchte und individuelle Wünsche können nicht immer umgesetzt werden.
- Vollständige Dokumentation und Support nicht gewährleistet:
Die Dokumentation kann unvollständig oder fehlerhaft sein, da theoretisch jeder daran mitwirken kann. Es gibt keinen garantierten Helpdesk, sondern man muss sich auf den Community-Support verlassen.
- Keine offiziellen mobilen Apps:
Viele Open-Source-DMS haben keine native Smartphone App und somit keine automatische Kamera bzw. Scanfunktion. D.h. Scans müssen über externe Scanner Apps importiert werden.
- Hoher Aufwand beim Hosting:
Ein Open-Source-DMS muss man selbst betreiben (entweder mit eigenem Server oder NAS). Performance-Optimierungen sind oft rechenintensiv, gerade im Hinblick auf OCR.
Nachteile eines cloud-basierten DMS
Cloud-basierte Dokumentenmanagementsysteme wie z.B. fileee für Privatnutzer haben im Gegensatz zu einem lokalen, proprietären DMS wie Docutain einige Nachteile. Hierzu gehören unter anderem:
- Keine Kontrolle über die Daten & Datenschutzrisiko:
Die im cloud-basierten DMS gespeicherten Dokumente liegen auf externen Servern. Serverhackings können nie zu 100% ausgeschlossen werden und wenn es zu einem Serverausfall kommt, bedeutet dies auch, dass man nicht an die Daten kommt. Daher muss man sich im Vorfeld gut über die Serverstandorte der Anbieter informieren und sicherstellen, dass Transparenz über die Datenflüsse gewährleistet ist. Zudem kann es auch vorkommen, dass Metadaten der Dokumente verarbeitet werden, was im Gegensatz zur Datensparsamkeit gem. DSGVO steht.
- Abhängigkeit von Internet & Serververfügbarkeit:
Ohne Internet ist oftmals kein Zugriff gewährleistet. Die Performance hängt also von der eigenen Verbindung ab. Wenn es zu Störungen beim Anbieter kommt, legt dies das gesamte Dokumentenarchiv lahm.
- Laufende Kosten:
Cloud-basierte DMS fordern meist monatliche oder jährliche Gebühren und Zusatzkosten für die Erweiterung des Datenspeicherplatzes.
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität:
Es gibt selten echte Offline-Clients und manche Dokumente sind nur über einen Web-Zugriff verfügbar.
Unsere Empfehlung: Welche DMS-Software ist die Beste?
Wenn Sie auf der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung Ihrer privaten Unterlagen sind, dann empfehlen wir das DMS Docutain.
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Funktionen der Docutain DMS Software
Docutain hebt sich im Vergleich mit Lösungen wie ecoDMS oder fileee durch folgende Funktionsmerkmale ab:
- Docutain ist verfügbar als App für Android & iOS und als Windows Desktop Anwendung. So können Dokumente entweder mit der qualitativ-hochwertigen Scanner-App eingescannt werden oder alternativ mit einem angeschlossenen Scanner in die Desktop Anwendung gescannt werden.
- Docutain ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv in seiner Bedienung. Es ist nicht überladen und deckt die wichtigsten Funktionen eines DMS für Privatnutzer ab: Scannen, Bearbeiten, Indexieren, Speichern, Verwalten, Teilen, Import, Export.
- Smarte Dokumentenverwaltung: Docutain arbeitet bei der Verwaltung mit hilfreichen Indexfeldern wie Schlagwörter, Dokumententypen, Adressen, Datum, Beträge, Erinnerungsfunktionen, einem Bezahlt -Kennzeichen oder einem Steuerrelevanz-Kennzeichen
- Maximaler Datenschutz: Docutain läuft lokal auf dem Gerät des Users, es sind keine externen Server angeschlossen. Selbst die OCR-Texterkennung zur Unterstützung beim Auslesen des erkannten Texts und zur Vorbefüllung der Indexierung funktioniert ausschließlich lokal auf dem Gerät. Dies ist gerade dann wichtig, wenn sensible Dokumente wie Rechnungen, Arztdokumente und weiteres im DMS gesichert werden.
- Optional ist eine Anbindung an alle gängigen Cloud-Anbieter möglich und unterstützt die Synchronisation zwischen der App auf dem mobilen Endgerät und der Windows Anwendung.
- Attraktive Preisgestaltung: Es gibt kostengünstige Monats- oder Jahrestarife, die uneingeschränkten Support und unendliche Dokumente beinhalten. Keine versteckten Zusatzkosten oder Supportgebühren, wie es bei Mitbewerbern der Fall ist.
Vier Tipps zum schnellen Einstieg ins Docutain DMS
- Laden Sie das Docutain Dokumentenmanagementsystem für Windows herunter und testen Sie es 14 Tage kostenlos.
- Für eine Rundum-Nutzung am PC und in der App laden Sie auch die Docutain Scanner App im App Store oder Google Play Store herunter. Durch die Anbindung einer Cloud können Sie die Docutain App und die Docutain Windows-Anwendung miteinander verknüpfen, sodass Sie Dokumente mit der App einscannen und diese dann in der Desktop-Anwendung erscheinen.
- Scannen Sie erste Papierdokumente mit Docutain ein oder importieren Sie PDF-Dateien von Ihrem Rechner oder Handy in die Anwendung.
- Machen Sie sich mit den Optionen zur Indexierung der Dokumente vertraut: Vergeben Sie sinnvolle Namen für die Dokumente, hinterlegen Sie den passenden Dokumententyp (z.B. Rechnung, Vertrag, Zeugnis) und vergeben Sie geeignete Schlagworte, die Ihnen das Widerfinden der Dokumente erleichtern. Weitere Informationen rund um die Vergabe von Schlagworten finden Sie auch in unserem Artikel "Warum Schlagwörter die besseren Ordner sind".
Docutain ist ein geeignetes DMS für alle Nutzer, die ihre privaten Unterlagen digitalisieren und verwalten wollen. Es ist vor allem dann zu empfehlen, wenn:
- Sie viele Papierdokumente haben und diese schnell und mobil digitalisieren möchten.
- Sie von App und PC aus Zugriff auf Ihre Unterlagen haben wollen – so sind Sie von unterwegs oder zu Hause immer nur einen Klick von Ihren Dokumenten entfernt.
- Ihnen Sicherheit wichtig ist und Sie die Dokumente lokal speichern wollen, mit optionaler Cloud-Nutzung.
Worauf warten Sie noch? Laden Sie sich die PDF Scanner App kostenlos herunter und verwalten Sie Ihre eingescannten Dokumente mit Docutain!